Maîtriser les ressources grâce à BCS
Témoignage d'utilisateur de Stämpfli AG
Grâce à Projektron BCS, nous avons le contrôle de nos ressources et du travail à effectuer. Nous sommes très satisfaits de la performance de BCS et le considérons comme un outil indispensable pour la réalisation de nos projets.
Tradition et modernité – Stämpfli Kommunikation
En tant qu'entreprise familiale de longue date, Stämpfli allie communication, tradition et modernité. Six générations ont déjà dirigé l'entreprise avec succès et l'ont développée dans l'intérêt des collaborateurs et des actionnaires. Stämpfli Kommunikation, avec plus de 300 spécialistes de tous les domaines de la communication, est synonyme d'excellents conseils en matière de création de marques, de communication et de conception de processus : pour une action globale, ciblée et forte en termes de mise en œuvre, pour des solutions de pointe dans la communication en réseau, pour la production et la médiation de médias imprimés et interactifs - et pour une qualité de service maximale.
Stämpfli Kommunikation fournit les prestations suivantes dans différents domaines de prestations :
Agence de communication : conseil, conception et réalisation de projets de communication, notamment la communication marketing, le design de communication, la communication intégrée, la gestion et le design de marque, la planification et la commercialisation des médias ainsi que la planification et la mise en œuvre de campagnes de communication.
Médias numériques : conception et mise en œuvre de la communication numérique ainsi que préparation et création de contenus médiatiques. Cela comprend les services linguistiques (correction, révision et traduction), le traitement des images, la mise en page, la conception de sites web, les magazines web, la gestion des données et la photographie.
Médias imprimés : gestion de l'ensemble du processus d'impression (numérique et offset), y compris le conseil, le traitement des données, le prépresse, la production d'impression, la reliure (coupe, pliage, agrafage, collage et reliure), la mise sous film et l'emballage ainsi que la préparation de l'expédition.
Médias spécialisés : services pour la commercialisation des médias et pour la communication de l'association, entre autres la gestion d'événements, la planification et la commercialisation des médias (entre autres la vente d'annonces pour les magazines spécialisés).
Améliorer ses propres processus de travail grâce à un logiciel
En 2016, nous, la société Stämpfli AG à Berne, avons décidé d'utiliser un logiciel de gestion de projet afin d'améliorer nos processus de travail dans la gestion de projets et de les rendre plus efficaces. En tant qu'agence de services complets dans le domaine de la communication, nous gérons un grand nombre de projets clients qui présentent une grande complexité et nécessitent une coordination étroite entre différents départements.
Un logiciel de gestion de projet devrait nous permettre de planifier, de coordonner et de surveiller les différentes phases d'un projet. Il devrait être possible de déléguer des tâches et de fixer des priorités afin de garantir que tous les participants au projet soient au même niveau et travaillent dans les délais. Le logiciel devrait également soutenir la planification des ressources en enregistrant les temps de travail et en contrôlant les dépenses.
En outre, le logiciel de gestion de projet devrait offrir une base de données centrale dans laquelle toutes les informations pertinentes relatives à un projet - de l'offre à la facture - peuvent être enregistrées. Cela facilite la communication et la collaboration entre les différents services et garantit que les informations importantes sont toujours disponibles. Le logiciel devrait nous aider à identifier et à résoudre les goulots d'étranglement et les problèmes à un stade précoce.
En résumé, il devrait répondre au besoin d'une planification et d'une gestion efficaces et efficientes des projets, ainsi que d'une meilleure collaboration entre les départements concernés. Cela devrait permettre d'atteindre l'objectif d'achever les projets plus rapidement et de manière plus rentable.
BCS convainc par sa large fonctionnalité
Notre premier contact avec Projektron GmbH est né d'une recherche approfondie d'un outil adapté à l'amélioration de nos processus de travail. Nous avons étudié de près les différents fournisseurs et leurs offres et, après des ateliers détaillés et des démonstrations de produits, nous avons finalement identifié Projektron BCS comme la meilleure solution pour nos besoins.
Ce qui nous a finalement convaincus, c'est avant tout la vaste fonctionnalité et la flexibilité de BCS ainsi que la possibilité d'adapter le logiciel individuellement à nos exigences. C'était particulièrement important pour nous, car nous couvrons dans notre maison un large éventail de prestations très différentes et avons en conséquence des processus et des organisations variés que nous devons reproduire au niveau du système. Un autre point important était la connectivité avec nos autres applications commerciales, entre autres notre CRM (MS Dynamics) et notre système ERP. Ces systèmes ont pu être reliés par des interfaces sur mesure.
Introduction par étapes de BCS
L'introduction de BCS a débuté en 2017 et s'est avérée globalement positive. Pour certains domaines de prestations de Stämpfli AG, il s'agissait d'une nouvelle introduction, pour d'autres, du remplacement d'une autre solution de gestion de projet existante.
L'introduction s'est déroulée sur une période d'environ un an. Le logiciel a été introduit par étapes dans les différents domaines de prestations. Nous avons bénéficié d'un soutien intensif de la part de Projektron lors de la mise en œuvre et d'une assistance continue afin d'exploiter au mieux le potentiel du logiciel. Nous nous sommes concentrés sur les fonctions clés qui nous semblaient les plus importantes, telles que la planification, la gestion et le suivi des projets, ainsi que la création de factures.
Planifier, gérer et exécuter des projets avec BCS
Nous utilisons actuellement Projektron BCS pour planifier, gérer et exécuter nos projets dans le domaine des services. Le logiciel est utilisé par tous les domaines de prestations qui fournissent des services sur le marché.
Les principales fonctions que nous utilisons actuellement sont la planification et le déroulement des projets. BCS nous permet de mener des projets du début à la fin, de déléguer des tâches et de planifier des personnes et des équipes. Cela nous aide à nous assurer que nous avons toujours suffisamment de personnel disponible pour nos projets. Nous pouvons également contrôler la charge de travail de nos collaborateurs et éviter les goulots d'étranglement et les surcharges. Nos collaborateurs enregistrent leurs charges sur les projets/tâches correspondants. Cette saisie des prestations nous permet de facturer nos prestations dans Projektron. Les factures sont créées directement dans Projektron BCS et transmises via une interface à notre système ERP et à notre logiciel de comptabilité financière.
Une autre fonction importante est la gestion des heures de travail et des absences. Projektron BCS nous permet de saisir et de gérer les heures de travail et les absences (vacances et maladies, etc.) de nos collaborateurs. Ces données sont en outre intégrées dans notre système ERP, où elles sont réutilisées par notre service de paie et notre service du personnel.
Une fonctionnalité essentielle de BCS est pour nous le reporting. Le logiciel nous permet de créer et d'analyser différents rapports afin de contrôler et d'évaluer la performance de nos projets. Nous pouvons par exemple suivre l'avancement des projets, contrôler l'utilisation des ressources et vérifier le statut des différentes tâches. Les données de BCS nous permettent d'établir des prévisions de charge de travail, ce qui nous permet de connaître l'utilisation prévue des ressources sur la base des prévisions d'effort des projets.
De manière générale, l'utilisation de Projektron BCS nous permet de planifier et de gérer nos projets de manière efficace et efficiente. Le logiciel facilite la collaboration entre les différents domaines de prestations et offre au chef de projet une vue d'ensemble complète des coûts et des charges accumulés ainsi que des recettes déjà réalisées.
Conclusion et perspectives
Plus de cinq ans après son introduction, nous sommes toujours satisfaits de Projektron BCS. Le logiciel nous a permis de planifier et de réaliser nos projets de manière transversale, d'identifier et de résoudre les goulots d'étranglement et les problèmes et d'assurer la collaboration entre les zones de prestations concernées.
Grâce à BCS, nous avons le contrôle de nos ressources et des travaux à effectuer. En outre, nous maîtrisons nos ressources et pouvons mesurer la productivité de nos collaborateurs en enregistrant et en évaluant leurs heures de travail et leurs rapports de performance.
À l'avenir, nous prévoyons de continuer à explorer et à mettre en œuvre de nouvelles fonctions et fonctionnalités du logiciel, comme nous l'avons déjà fait en permanence par le passé. Projektron nous apporte à chaque fois le meilleur soutien, comme par exemple lors de l'introduction exigeante de la QR-facture suisse 2022.
