BCS est notre système d'information central
Rapport d'utilisateur de la Stiftung Warentest
Projektron BCS a marqué des points sur le plan fonctionnel, par exemple grâce aux nombreuses possibilités de personnalisation et à la manipulation des modèles de projet. La possibilité d'intégrer les plans thématiques mensuels dans le système et de pouvoir ainsi presque tout montrer dans un seul outil a été un facteur décisif en faveur de BCS.
Tester pour protéger les consommateurs
En 1964, la Stiftung Warentest a été créée par la République fédérale d'Allemagne, représentée par le ministre fédéral de l'Économie, le Bundestag, pour promouvoir la protection des consommateurs. Selon ses statuts, elle doit "informer le public sur les caractéristiques objectivables de la valeur d'usage et d'utilité ainsi que de la compatibilité environnementale des marchandises et des prestations privées et publiques utilisables individuellement".
La Stiftung Warentest examine les produits, qu'il s'agisse de biens ou de services, et publie les résultats dans ses cahiers (Finanztest, test) et sur son site Internet. Elle produit en outre des publications spéciales et des livres. Nous testons et évaluons chaque année plus de 30.000 produits dans le cadre d'environ 300 projets. Il faut compter au moins 3 mois pour les travaux de test, mais 18 mois de préparation peuvent être nécessaires. Dans différentes phases, les étapes de traitement de différents agents, tant internes qu'externes, doivent être prises en compte dans la planification.
Recherche d'un système d'information central
Pour une partie de l'établissement, il existait déjà depuis longtemps un outil de planification, mais celui-ci avait pris de l'âge et devait être remplacé. Avant de pouvoir organiser des projets individuels, un plan est établi pour les publications imprimées et pour les publications en ligne. Dans le plan thématique, on détermine quel thème doit être publié dans quel magazine.
Différents aspects doivent être pris en compte, p. ex :
- Le thème est-il saisonnier (par exemple, les consommateurs recherchent-ils de l'aide et des informations sur les produits les plus récents au sujet de l'entretien du gazon au printemps plutôt qu'en hiver) ?
- Y a-t-il de nouveaux développements et à quelle vitesse peuvent-ils être testés ?
Dans le passé, de très nombreux plans ont été établis sous Excel pour ces compilations du planning des cahiers. C'est pourquoi les plans de publication pour les publications imprimées en particulier devaient être représentés de manière intégrée dans le système de planification, en tenant compte également des publications numériques et en ligne.
Certains objectifs importants étaient les suivants :
- Créer un système d'information central au sein de l'établissement et soutenir largement le processus, depuis la clarification des thèmes jusqu'à la publication des articles dans nos publications, en passant par la gestion de projet pour les enquêtes.
- Soutenir l'autogestion des acteurs, c'est-à-dire permettre autant que possible à toutes les personnes impliquées dans le projet de participer de manière autonome au système de planification.
Parmi un grand nombre de fournisseurs, trois ont été présélectionnés. Après un briefing de notre part, les fournisseurs sélectionnés ont présenté leurs produits et ont proposé des solutions répondant à nos exigences.
Le système de Projektron a marqué des points sur le plan fonctionnel, par exemple grâce aux nombreuses possibilités de personnalisation et à la gestion des modèles de projet. En même temps, il n'a pas révélé de faiblesses ou de risques essentiels. Le système a été préconfiguré dans le cadre d'une preuve de concept (PoC) et présenté en interne. Les possibilités d'intégrer les plans thématiques mensuels dans le système et de pouvoir ainsi tout présenter dans un seul outil ont été un facteur décisif en faveur de BCS de Projektron.
Le PoC a été couronné de succès, de sorte que le système a continué à être configuré et adapté pour être finalement introduit dans toutes les équipes d'enquête début 2020. Sur la base de ces multiples exigences, le choix s'est porté sur le logiciel de coordination des activités de Projektron. Les principales raisons étaient la facilité d'utilisation de l'interface utilisateur et les nombreuses fonctionnalités qui couvraient tous les critères requis.
BCS en action
La fondation Warentest utilise BCS Projektron en particulier pour la collecte et l'évaluation des idées d'enquête et la gestion des projets d'enquête et des projets rédactionnels. La gestion des idées a été adaptée aux besoins de la Stiftung Warentest et complétée par des possibilités de description des thèmes. Les idées sélectionnées peuvent ensuite être transformées en propositions de projet lors de discussions préliminaires au sein des équipes. La planification commune des thèmes est finalement approuvée par la rédaction en chef respective. Pour ce faire, elle utilise la possibilité de "valider" les projets dans le plan thématique et de les transférer ainsi des propositions de projets aux projets actuels.
Pour simplifier la planification des projets, les modèles de projets sont utilisés. Pour différents types d'enquêtes, il existe des processus prédéfinis qui contiennent déjà des grandeurs génériques avec des charges approximatives, qui sont ensuite échangées contre des personnes agissant. La charge de travail n'est que partiellement adaptée. L'important pour les collaborateurs et les supérieurs est que les goulots d'étranglement et les surcharges puissent être rapidement identifiés et que des mesures appropriées puissent être prises. C'est pourquoi la gestion précise des ressources de BCS n'a pas d'importance particulière dans notre établissement.
Les modèles de projet élaborés ont déjà été adaptés à plusieurs reprises. Si, dans l'ancien outil de planification, la planification était centralisée par une personne et que seuls quelques participants au projet adaptaient le statut de traitement directement dans le système, d'autres participants au projet travaillent désormais avec le système, en plus des chefs de projet.
Pour la plupart des projets, il y a une réunion de projet. Lors de cette réunion, la description du projet (qui est intégrée dans BCS) est discutée et ensuite approuvée à l'aide d'un workflow dans BCS. Le cadre financier y est également défini. Les principales informations sont transmises à SAP via une interface (le numéro de projet devient ainsi un élément d'OTP dans SAP).
Des aperçus d'étapes très différents ont été créés pour les différentes personnes impliquées dans le projet. Ainsi, les collègues du service des achats peuvent voir dans quelle période les produits doivent être achetés pour quels projets ou, pour le service de presse, il est possible d'afficher quand et dans quel institut de contrôle les examens seront effectués afin de pouvoir prendre des photos le cas échéant.
Perspectives et conclusion
La Stiftung Warentest continuera d'adapter BCS à ses besoins. Les nouveaux développements du module de planification sont intéressants, bien que la mise en œuvre des exigences individuelles par configuration ait apporté de nombreuses améliorations.
Nous avons largement atteint nos objectifs :
- Toutes les informations relatives à un projet sont stockées dans BCS.
- Le lien vers Microsoft SharePoint permet d'accéder rapidement aux fichiers du projet.
- Tout le monde voit le même état des idées, des thèmes, des projets et des plans.
- Les documents Word et Excel individuels ont été remplacés.
- Les processus et les workflows ont été remplacés et simplifiés (par exemple les workflows d'approbation).
Dans ce contexte, l'intégration avec des systèmes voisins, par exemple avec notre base de données d'adresses CRM basée sur Microsoft Dynamics, ne cesse de croître.
