Piloter des projets d'étudiants avec Projektron BCS
Témoignage d'utilisateur de l'université technique de Wildau
Nous, Hanna Neuling, Claudia Schmidt, Constance Müller, Kristin Linzel et Ulrike Seehagen, sommes un groupe de séminaires du master en management européen du département d'économie, d'administration et de droit de la Technische Hochschule Wildau. Située au sud-est de Berlin (près de Königs Wusterhausen), la TH Wildau est, avec ses 3.500 étudiants, la plus grande école supérieure spécialisée du Land de Brandebourg. Grâce à l'accent particulier mis sur la recherche appliquée, elle est notamment un site sélectionné dans le cadre du concours « Allemagne - Pays des idées ».
Introduction et objectif de la tâche de projet
Dans le cadre de nos études, nous avions pour mission, dans le cours de gestion de projet des entreprises européennes du professeur Bertil Haack, d'élaborer une conception de projet pour deux entreprises.
Un groupe de projet, Scarabaeus GmbH, s'est occupé de la construction d'un site de production et de distribution en Russie et l'autre groupe de projet, SolarEMM GmbH, de la production, de la livraison et de la construction d'un parc solaire en Suède et en Finlande. Les deux entreprises sont basées en Allemagne.
En raison de la complexité qu'impliquent les activités transfrontalières d'une entreprise, la tâche a nécessité une planification détaillée et une préparation approfondie de la mise en œuvre du projet.
Formation sur Projektron BCS : introduction à l'outil de planification
Pour ce faire, l'outil basé sur le web Projektron BCS de la société Projektron nous a été présenté dans le cadre d'une formation de deux jours. La formation, dispensée par Monsieur Martin Döring, nous a permis d'avoir un premier aperçu de cet outil de planification, de suivi et de pilotage de projets. Les nombreuses possibilités nous ont été présentées : comment planifier des projets à l'aide du logiciel, comment utiliser les ressources humaines disponibles en fonction du projet, comment surveiller le projet dans le temps et comment tenir compte des dépenses matérielles engendrées par un projet. Cette dernière offre à l'utilisateur, en plus de la planification pure du projet, un contrôle des coûts du projet à réaliser.
Grâce à la mise à jour continue de la base de données du projet, il est possible de s'adapter rapidement aux évolutions imprévues des ressources humaines et matérielles au cours du projet.
Application pratique de Projektron BCS dans la planification de projets
La formation a été jugée positive par tous les participants, car il est difficile de se lancer dans BCS sans connaissances préalables. L'initiation à l'aide de petites tâches a donc beaucoup aidé à découvrir le logiciel et à tester les différentes options et applications. Il convient toutefois de noter que, dans le cadre de nos projets, le champ d'application du logiciel se limitait à une petite partie des possibilités et que les nombreuses options supplémentaires n'ont donc pas été examinées de plus près. En pratique, le logiciel a été utilisé dans la planification conceptuelle des deux projets et dans leur vérification en temps voulu pendant le semestre par les groupes de projet Scarabaeus et SolarEMM.
Par exemple, des sous-projets, des lots de travaux et des tâches individuelles requises par chaque projet ont été définis à trois niveaux. Au cours du traitement du projet, chaque membre de l'équipe a enregistré le temps nécessaire au traitement des tâches qui lui étaient attribuées. La saisie du temps a permis d'observer en permanence l'état d'avancement et le déroulement de l'ensemble du projet grâce à des marques vertes correspondantes.
Il était particulièrement avantageux que chaque participant au projet puisse voir d'un seul coup d'œil l'état actuel des tâches qu'il lui restait à accomplir.
Un autre point qui a particulièrement attiré l'attention dans le traitement des projets avec Projektron BCS est la possibilité de voir les charges exactes et l'état d'avancement des tâches et d'évaluer ainsi l'avancement du projet. De même, cette fonctionnalité de BCS a permis de filtrer les éventuels goulots d'étranglement des ressources au sein du projet et de procéder ainsi aux ajustements nécessaires des tâches.
Évaluation de l'outil de gestion de projet et perspectives
BCS offre donc une aide appropriée pour réfléchir à des restructurations au sein du projet. Dans l'ensemble, l'outil de gestion de projet Projektron BCS est jugé positif, mais les « véritables » avantages du programme, vus notamment dans la planification des coûts et des collaborateurs, n'apparaîtront clairement qu'avec la réalisation d'un projet réaliste. Pour nous, l'outil a été avant tout un instrument utile pour garder un œil sur le temps de travail consacré aux différentes tâches et - par conséquent - pour optimiser notre propre gestion du temps. Nous remercions vivement la société Projektron pour les droits d'utilisation qu'elle nous a accordés ainsi que Martin Döring pour son soutien.
