Le centre du paysage applicatif global pour la gestion de projets
Témoignage d'utilisateur de TÜV Rheinland
Chez TÜV Rheinland, Projektron BCS est au centre du paysage applicatif global pour la gestion de projets. Il fournit et reçoit des données importantes dans tous les secteurs d'activité et offre un contrôle efficace des projets. Avec l'introduction de Projektron BCS, le travail quotidien des collaborateurs est devenu nettement plus homogène, optimisé et, à de nombreux égards, plus convivial.
TÜV Rheinland - l'interaction entre l'homme, la technique et l'environnement
Pour de nombreuses personnes en Allemagne, TÜV Rheinland est avant tout associé aux centres de contrôle technique automobile. En réalité, TÜV Rheinland est un prestataire de services de contrôle reconnu dans le monde entier, qui assure depuis plus de 150 ans la sécurité et la qualité dans différents secteurs et domaines. Avec plus de 20.000 employés qualifiés dans plus de 50 pays et un chiffre d'affaires annuel d'environ 2,3 milliards d'euros, TÜV Rheinland propose des services complets. Cela comprend le contrôle d'installations et de produits techniques, le soutien d'innovations techniques et économiques, la formation de personnes dans divers métiers et la certification de systèmes de gestion selon des normes internationales. TÜV Rheinland travaille de manière indépendante et digne de confiance et promeut ainsi la durabilité et le commerce équitable le long des flux de marchandises et des chaînes de valeur mondiales. Depuis 2006, TÜV Rheinland est membre du Pacte mondial des Nations unies, qui s'engage contre la corruption et pour plus de durabilité.
Projektron BCS en utilisation internationale chez TÜV Rheinland
Différents secteurs de TÜV Rheinland utilisent Projektron BCS : l'informatique d'entreprise de TÜV Rheinland est regroupée au niveau mondial et constitue le fournisseur central de services informatiques. Mais les divisions et autres fonctions de TÜV Rheinland utilisent également BCS, non seulement en Allemagne, mais aussi dans le monde entier. Au total, près de 2 000 personnes travaillent avec BCS chez TÜV Rheinland.
En 2017, TÜV Rheinland lance le projet d'implémentation logicielle pour Projektron BCS. J'ai moi-même été impliqué dans le projet en 2018 en tant que testeur. J'ai longuement testé le logiciel et surtout nos configurations individuelles sur BCS. J'ai ainsi appris à connaître Projektron BCS de manière très intensive et je m'occupe de l'application BCS de manière permanente depuis 2018. Plus nous avons introduit BCS dans l'entreprise, plus mes collègues m'ont soutenu dans mon travail de support aux utilisateurs et de configuration. Au niveau international, cinq personnes sont actuellement affectées à cette tâche dans mon équipe. Lorsque nous recevons des demandes d'assistance via le système de tickets ou lorsqu'une autre adaptation est nécessaire, nous sommes compétents. Nous nous occupons du processus de staging, du développement sur l'instance dev et du testing.
Harmonisation de la gestion de projet au niveau mondial
Avant BCS, il n'existait pas d'outil uniforme pour notre gestion de projet. Depuis, c'est Projektron BCS. Cela signifie que tous les projets sont réalisés via Projektron BCS. L'ampleur et la durée de nos projets varient considérablement, allant d'un audit standard en tant que petit projet à des projets de grande envergure s'étendant sur plusieurs années et impliquant plus d'une centaine de personnes.
Le besoin d'une solution logicielle centralisée est né du souhait de créer une base de données centrale pour tous les projets dans le cadre de nos efforts d'harmonisation à l'échelle mondiale et d'harmoniser et de moderniser notre environnement informatique dans le monde entier. En 2017, ce souhait a finalement abouti à la recherche d'un logiciel de gestion de projet approprié. Comme certains collègues travaillaient déjà avec BCS, la possibilité d'une utilisation élargie s'est imposée comme une évidence.
Depuis 2018, Projektron BCS est utilisé de manière productive dans notre entreprise. En interne, nous avons défini un Global Project Management Standard (GPMS) pour notre gestion de projet, qui s'inspire de la norme internationale PMI. L'outil défini dans le GPMS est Projektron BCS.
Introduction de Projektron BCS - planifié dans BCS
L'introduction du logiciel s'est déroulée chez nous selon un modèle d'approche agile. Nous avons commencé très tôt à utiliser le logiciel de manière productive (en commençant par la fonction de planification de projet) et avons en fait déjà planifié l'implémentation de BCS dans BCS. Nous avons ensuite procédé à des adaptations et à des configurations au fur et à mesure de l'utilisation.
Au début, nous avons migré de nombreux projets en cours et planifiés vers BCS. Ce processus se poursuit encore aujourd'hui, puisque nous utilisons progressivement BCS dans d'autres sociétés de TÜV Rheinland. Les nouveaux projets ont été créés et planifiés uniquement dans BCS à partir de la date de lancement.
Formation Projektron BCS customisée
Au début, nous avons organisé de très nombreuses formations pour les collaborateurs et les chefs de projet afin de faciliter le passage à BCS et d'augmenter l'acceptation. Beaucoup de ces formations ont d'abord été prises en charge par les conseillers de Projektron GmbH, adaptées à notre configuration individuelle. En collaboration avec les formateurs de Projektron, nous avons adapté le contenu des formations à nos besoins spécifiques.
Jusqu'à aujourd'hui, nous proposons continuellement des formations pour enseigner l'application à nos nouveaux collègues. Les nouveaux collaborateurs demandent un accès à BCS via notre portail de services et reçoivent ainsi immédiatement un plan de formation adapté à leur domaine d'application ainsi que des vidéos expliquant les bases de l'utilisation de BCS. Il est également possible de suivre une "formation à la gestion de projet experte" interne sous forme de cours en ligne.
Utilisation de Projektron BCS internationale, individuelle et variée
L'utilisation de différentes fonctions de Projektron BCS diffère. Dans un secteur, par exemple, la saisie des temps et la gestion des congés et des absences sont désormais traitées uniquement dans BCS. Dans les services internes de TÜV Rheinland, la saisie des temps de projet se fait uniquement via BCS.
En raison de son utilisation internationale, nous utilisons Projektron BCS non seulement dans la version allemande, mais aussi dans d'autres versions linguistiques.
Le standard GPMS défini en interne indique également la procédure à suivre pour la planification et la réalisation du projet. Le déroulement du projet est divisé en différentes phases. Pour chaque phase, nous avons configuré un assistant spécifique qui demande les informations requises à chaque fois. L'équipe GPMS s'occupe notamment de former les collaborateurs à l'utilisation de BCS selon cette configuration individuelle.
Un projet commence par la phase "Project initiating", au cours de laquelle le chef de projet définit entre autres les objectifs du projet, détermine la taille du T-shirt du projet (estimation de la charge de travail de XS à XXL), effectue une analyse des parties prenantes et une analyse des risques, conçoit une première Work Breakdown Structure, note les dates importantes dans le calendrier du projet. Toutes les données sont consignées dans un rapport et des fichiers supplémentaires sont déposés dans un référentiel de fichiers sur le projet. Un assistant spécialement configuré guide les différentes étapes de cette phase.
Ensuite, on passe à la phase "Execution", au cours de laquelle les chefs de projet sont également assistés par un assistant spécifique. À la fin de chaque étape, le GPMS génère un rapport qui documente les résultats de cette phase.
Nous utilisons le module de gestion de portefeuille de projets de Projektron BCS pour créer notre rapport GPMS Board. Dans ce rapport, les projets importants sont transférés dans un portefeuille et les KPI élémentaires de ces projets sont résumés de manière claire pour le top management.
Intégration polyvalente - interfaces
Nous avons commencé très tôt à développer des interfaces SAP, car nous utilisons SAP dans de nombreux domaines de l'entreprise, par exemple pour le traitement des commandes et la facturation. La plus importante est l'interface pour les données commerciales : Toutes les informations relatives au projet sont gérées dans BCS et il suffit d'appuyer sur un bouton pour qu'une commande client soit générée dans SAP. Le numéro qui en résulte dans SAP est à son tour saisi directement dans BCS pour le projet. Les collaborateurs enregistrent leurs dépenses dans BCS pour le projet en question et y établissent également leur clôture comptable. Ces données sont transmises à SAP via une autre interface et peuvent y être facturées.
Inversement, nous avons diverses interfaces de SAP vers BCS qui transmettent des KPI importants, par exemple une interface pour surveiller la liquidité d'un projet.
En plus de l'interface avec SAP, nous avons une interface avec un outil d'enquête par lequel nous effectuons nos enquêtes de satisfaction auprès des clients à la fin du projet. Celle-ci nous permet de lancer des enquêtes directement à partir de BCS. Nous avons également implémenté l'authentification unique, de sorte que nos collaborateurs ne doivent pas saisir de mot de passe et peuvent utiliser une procédure de connexion sûre et moderne.
Il existe une autre interface avec notre outil de gestion de fichiers, où nous pouvons déposer des fichiers juridiquement pertinents en toute sécurité pour la révision. Nous avons également une interface pour le transfert des temps de projet ainsi qu'une interface avec notre système RH. Grâce à une interface Outlook, nous importons des rendez-vous d'Outlook dans BCS afin de pouvoir les prendre en compte pour la planification des ressources.
Si des déplacements sont nécessaires dans le cadre d'un projet, nous n'utilisons pas le modèle des frais ou des coûts de déplacement, mais nous avons mis en place la possibilité de créer un déplacement dans BCS pour le projet concerné. BCS crée un identifiant que nous indiquons ensuite dans un autre outil dans lequel nous effectuons le calcul des frais de déplacement. Les frais de déplacement sont alors également représentés dans le projet grâce à l'ID.
Perspectives d'avenir : Déployer BCS dans d'autres sociétés
Ce que j'apprécie beaucoup dans BCS, c'est que l'on peut faire soi-même de très nombreuses adaptations et configurations. Nous avons de nombreuses instances différentes de BCS (environnement de staging pour les tests, environnement dev pour le développement, environnement de formation, etc.) Ce n'est qu'une fois les tests terminés que toutes les configurations sont mises en production lors d'un week-end de maintenance fixe par mois.
Le nombre élevé d'utilisateurs, de projets et de configurations différentes pour nos différentes sociétés a actuellement un effet négatif sur la performance. De plus, il est difficile de répondre aux différents besoins, exigences et souhaits de nos différentes sociétés. C'est pourquoi nous envisageons actuellement d'utiliser la capacité de mandant de BCS et de séparer les différentes instances.
Depuis l'année dernière, nous travaillons au déploiement de Projektron BCS dans une autre société. Celle-ci utilise actuellement le module de facturation de BCS. Alors que l'envoi des factures se faisait jusqu'à présent uniquement à partir de SAP, il doit maintenant être possible de générer une facture dans SAP à partir de BCS.
