Des processus uniformes, des structures et des rôles clairs
Témoignage d'utilisateur de uniVersa Versicherungen
Avec Projektron BCS, nous planifions et gérons tous les projets et exigences internes. Le contrôle des projets et le reporting sont pour nous des facteurs essentiels et peuvent être adaptés très individuellement.
UniVersa a été créée à une époque où l'État ne s'occupait pas encore de l'assistance sociale. Elle trouve son origine en 1843, lorsque les ouvriers des manufactures de tabac de Nuremberg ont fondé une association de soutien aux malades. Elle est ainsi la plus ancienne assurance maladie privée d'Allemagne.
Quelques années plus tard seulement - en 1857 - une caisse de décès a été créée, précurseur de l'actuelle uniVersa Lebensversicherung a.G.. En 1951, le groupe d'assurance s'est restructuré afin de pouvoir couvrir, en tant qu'entreprise moderne, les intérêts d'un large cercle de clients, et ce pour tous les âges et tout au long de la vie. Depuis cette époque, l'entreprise porte le nom et la marque « uniVersa ». Après la création de la Beteiligungs-AG en 1994, elle se compose d'uniVersa Lebensversicherung a.G., d'uniVersa Krankenversicherung a.G., d'uniVersa Beteiligungs-AG et d'uniVersa Allgemeine Versicherung AG. Les deux entreprises leaders, uniVersa Lebensversicherung a.G. et uniVersa Krankenversicherung a.G., sont des mutuelles d'assurance. Cette forme juridique n'est pas seulement synonyme d'indépendance entrepreneuriale, mais aussi d'avantages maximaux pour les clients.
En tant que prestataire de services financiers moderne, uniVersa est aujourd'hui spécialisée dans la solution globale des problèmes d'approvisionnement, principalement pour les ménages privés ainsi que pour les petites et moyennes entreprises. Environ 7.000 collaborateurs et partenaires de distribution sont à la disposition des clients dans toute l'Allemagne en tant qu'interlocuteurs compétents.
uniVersa et Projektron BCS
La multiplicité et la complexité des exigences en matière d'informatique rendaient impérative l'utilisation d'un outil de gestion/planification de projet. Le nouvel outil devait nous aider à l'avenir dans l'ensemble du processus, de la demande au contrôle en passant par la planification et la mise en œuvre. Après une analyse de marché et plusieurs tests, la décision a été prise en faveur de Projektron BCS.
Depuis novembre 2010, uniVersa utilise Projektron BCS dans l'informatique, dans les domaines du développement d'applications, de l'exploitation et de l'informatique pour planifier les dépenses et les délais pour les nouveaux développements ou les adaptations des systèmes d'application/de gestion des stocks, de l'infrastructure informatique et des projets.
Avec Projektron BCS, nous avons remplacé un développement interne vieillissant pour la saisie des dépenses. En outre, il nous permet désormais de représenter de manière transparente la planification et la mise en œuvre de toutes les exigences légales, stratégiques et professionnelles en matière d'informatique, c'est-à-dire l'ensemble du processus de planification. Il nous permet de nous prononcer rapidement et en quelques « clics » sur l'état actuel ou le degré de mise en œuvre d'une exigence. Actuellement, le système est utilisé par une centaine de collaborateurs du service informatique.
Processus uniformes, structures et rôles clairs
Les nouvelles exigences sont créées de manière centralisée par l'équipe de gestion des exigences et classées par ordre de priorité dans l'arborescence des projets, en fonction du sujet. La planification des exigences/projets est effectuée par les responsables des groupes et des cercles spécialisés compétents. La subdivision en sous-projets, en lots de travail et en tâches est fonction de la taille et de l'étendue de l'exigence. La gestion multiprojets permet aux cadres de disposer d'une vue d'ensemble de toutes les exigences et de tous les projets en ce qui concerne le plan d'intervention et l'utilisation des ressources, les capacités disponibles et les dates des projets/tâches, y compris les jalons. Pour les collaborateurs, des charges de base ont été enregistrées de manière centralisée en fonction de leur domaine d'activité, par exemple la maintenance (AE), les tâches d'exploitation (BT) ou la formation continue/le perfectionnement, etc. La planification des congés et les rendez-vous ou absences de plusieurs jours sont également saisis et planifiés par les employés dans Projektron BCS.
Convivial
L'application basée sur le web est facile à comprendre et à utiliser malgré ses nombreuses fonctionnalités. Elle offre également de très nombreuses possibilités d'adaptations individuelles dans le domaine administratif via l'éditeur WebConfig. La navigation dans le menu d'aide permet d'accéder rapidement aux différents thèmes. En cas de problèmes importants, le support Projektron offre toujours une très bonne assistance.
Conclusion
L'utilisation de cet outil de gestion de projet nous a permis d'apporter plus de transparence dans la multitude des exigences. Les coûts, les ressources et les délais des différents projets peuvent être représentés rapidement et simplement et, si nécessaire, nous pouvons intervenir en conséquence. À l'avenir, nous utiliserons beaucoup plus le système pour le contrôle de gestion et le reporting. Objectif : mettre en place un système de reporting individuel.
