Déploiement mondial en cours de planification
Témoignage d'utilisateur de USU GmbH
Nous apprécions l'étendue des fonctionnalités de Projektron BCS et les possibilités de personnalisation. Après plus de cinq ans d'utilisation en production, nous allons maintenant poursuivre cette histoire à succès au niveau international et utiliser les points forts de Projektron BCS dans le monde entier.
USU - Numérisation des services informatiques et des services clients
USU propose des solutions logicielles et de services dans le domaine de l'informatique et de la gestion des services clients. Avec nos solutions, les entreprises du monde entier répondent aux besoins changeants des clients et des collaborateurs dans un monde du travail numérisé. Nous rendons possible des services plus intelligents, des flux de travail plus simples, une meilleure collaboration - et donc le succès de nos clients sur leurs marchés de plus en plus exigeants et dynamiques.
Nos produits et solutions aident les entreprises de tous les secteurs à mieux gérer leur informatique et à répondre et orchestrer les demandes de services des clients, des employés et des partenaires de manière plus rapide, plus personnalisée et plus efficace. Fondés en 1977, sous le nom de "Udo Strehl Unternehmensberatung", nous avons suivi une trajectoire de croissance continue et avons constamment élargi nos domaines d'activité. Aujourd'hui, nous employons environ 800 personnes dans l'ensemble du groupe, sur 17 sites dans le monde entier, et nous assistons plus de 1 200 clients - à ce jour, nous avons réalisé plus de 10 000 projets de logiciels et de services dans plus de 30 pays.
En tant que partenaire expérimenté, nous soutenons nos clients depuis le conseil stratégique jusqu'à la mise en œuvre technique et l'intégration, en passant par la conception de leurs projets. Nos clients bénéficient de services professionnels et de services gérés allant jusqu'à la mise à disposition d'équipes de projet entières.
Classique et agile - gérer des projets dans un seul logiciel
Outre ses propres produits dans le domaine de l'informatique et de la gestion des services clients ainsi que les projets d'introduction qui y sont liés chez les clients, USU réalise des projets dans les secteurs des services financiers, des administrations publiques et de l'industrie dans le cadre d'un domaine d'activité propre. L'accent est mis sur la réalisation responsable et complète de solutions complexes sous forme d'intégration d'applications avec des architectures orientées services, la réalisation de portails performants et le développement et la maintenance spécifiques aux clients d'applications spécialisées complexes. Nos clients reçoivent toutes les étapes, de l'analyse technique et de la conception à l'introduction et à l'exploitation en passant par la réalisation, d'une seule main responsable - chaque fois qu'aucun logiciel standard n'est souhaité ou disponible pour les tâches à résoudre.
Dans ce contexte, environ 250 projets et projets de mandants/mandataires sont initiés chaque année, pour un volume pouvant atteindre 2.500 jours-personnes. Pour les projets avec des clients de l'administration publique, les modèles classiques de procédure de projet continuent de dominer (par exemple, V-Modell XT Bund pour les ministères fédéraux). La collaboration avec les clients du secteur financier est actuellement essentiellement incrémentielle, tandis que certains projets avec des clients du secteur industriel se déroulent de manière très agile (en s'appuyant sur Scrum). En fonction du contrat de chaque projet, les trois points clés que sont les délais, les coûts et l'étendue des prestations sont fortement fixés (par ex. création d'EVB-IT à prix fixe avec des délais de livraison définis).
Pourquoi choisir Projektron BCS
En 2013, la division spécialisée dans le développement d'applications individuelles et la gestion de projets s'est mise à la recherche d'un "partenaire responsable pour optimiser et professionnaliser davantage la gestion de projets. La mission du partenaire est de mettre à disposition un système professionnel, flexible et évolutif en termes de licences et d'informatique pour soutenir toutes les facettes de la gestion et de la réalisation de projets. L'utilisation du logiciel doit permettre de répondre à de multiples exigences dans le domaine d'activité [...].
L'objectif de ce projet est de consolider et d'optimiser la gestion des données [...] dans les champs de gestion : Gestion des offres, Gestion des exigences, Planification des ressources, Planification des projets, Saisie des temps, Contrôle de gestion.
Les prestations faisant l'objet de l'appel d'offres comprennent la livraison du logiciel ainsi que des prestations de soutien pour le Customizing, la mise en service et l'introduction selon les besoins" (RfI USU, 2013).
Projektron BCS s'est imposé dans le cadre d'une procédure de sélection comprenant dix fournisseurs au total. Les facteurs décisifs pour l'utilisation de Projektron BCS ont été, entre autres, l'étendue des fonctionnalités, le faible coût de la migration (y compris la formation) grâce à la "proximité" avec l'activité principale de l'USU ainsi que les possibilités de personnalisation par nous-mêmes. Initialement lancé avec une centaine d'utilisateurs en Allemagne, le nombre d'utilisateurs a doublé entre-temps et nous nous préparons - près de 10 ans après le premier contact - au déploiement de Projektron BCS dans le monde entier.
Utilisation de Projektron BCS
Chez nous, l'utilisation de Projektron BCS commence généralement par l'initialisation du projet après la passation de la commande par un client externe. Le projet est créé par le bureau de gestion de projet et les données de base nécessaires (en particulier les valeurs de la commande et les taux d'honoraires) sont saisies. Le chef de projet se charge ensuite lui-même de la planification détaillée, de la planification structurelle à la planification des équipes et des dépenses, en passant par la planification des délais. Dans les petits projets, cela se fait avec l'aide d'assistants et/ou de modèles correspondants, dans les grands projets (avec jusqu'à 500 éléments de planification structurelle, jalons inclus), cela se fait le cas échéant par des responsables de projet partiels.
Pendant le déroulement du projet, les collaborateurs du projet confirment généralement les dépenses le jour même, ce qui permet un contrôle des dépenses et du projet. La vue des coûts du projet en fonction du moment (y compris l'indicateur développé par l'entreprise pour prévoir la contribution de couverture du projet "at completion") ainsi que les tendances à l'aide de l'analyse Earned Value jouent ici un rôle central.
Les écritures validées dans un workflow à trois niveaux sont transmises automatiquement chaque mois à notre système ERP et les dépenses correspondantes sont facturées au client. Les justificatifs de prestations sont par exemple générés directement à partir de Projektron BCS avec les rapports BIRT correspondants selon les spécifications du client (éventuellement de manière anonyme).
Une attention particulière est accordée à la planification des ressources, tant par nos chefs de projet que par les responsables des ressources humaines. Pour les chefs de projet, il est important de pouvoir tenir compte très tôt des capacités disponibles dans différents groupes de compétences pour la planification des délais, mais aussi d'identifier les conflits potentiels avec d'autres projets. Pour les responsables des ressources humaines, la gestion de la charge de travail de leurs collaborateurs est essentielle, tant pour éviter une surcharge durable que pour éviter les collaborateurs libres.
Étant donné que nos projets réguliers ainsi que les tâches opérationnelles et permanentes (par exemple, l'exploitation des applications) sont planifiés et que les absences (congés, maladie, etc.) sont transférées de notre système de gestion des ressources humaines vers Projektron BCS via une interface, l'outil de gestion multiprojets intégré montre ses atouts. En particulier, lorsque des opportunités importantes sont planifiées initialement avant l'engagement, nous pouvons identifier très tôt les risques de planification liés aux goulots d'étranglement - avant même que le premier jalon du projet ne soit menacé.
Conclusion et projets pour l'avenir
USU se trouve en 2022/2023 dans une transition majeure. La stratégie OneUSU sert à regrouper nos solutions établies en une solution globale intégrée de bout en bout, notamment en rapprochant encore plus les différents secteurs d'activité.
Dans ce cadre, le paysage d'outils de l'USU, y compris les outils de gestion de projet, a été réexaminé afin de définir un standard uniforme pour le groupe.
C'est à nouveau Projektron BCS qui s'est imposé, face à quatre autres outils déjà utilisés par l'USU. Ici aussi, les critères de sélection décisifs ont été l'étendue des fonctionnalités, le faible coût de la migration en raison de la "proximité" avec l'activité principale de l'USU et les possibilités de personnalisation par nous-mêmes.
