BCS, une réponse pour une entreprise en croissance constante
Témoignage d'utilisateur de x-tention Informationstechnologie GmbH
En tant qu'entreprise informatique prospère, x-tention ne cesse de se développer depuis sa création en 2001. Notre principal outil de planification et de gestion du temps est Projektron BCS. Le logiciel brille dans les projets et les grands projets et soutient nos processus internes à l'entreprise.
x-tention - Expert en numérisation dans le secteur de la santé et du social
Depuis sa création en 2001, x-tention est une entreprise informatique florissante qui ne cesse de se développer. Au début, l'équipe du directeur Herbert Stöger comptait sept collaborateurs. Grâce à des services spécialisés et à un savoir-faire en constante évolution dans le domaine de la santé et du social, x-tention a pu s'établir comme l'un des leaders du marché de l'échange de données médicales.
Le groupe d'entreprises x-tention propose ses propres solutions informatiques globales pour l'échange numérique de données. Nos prestations comprennent des services de conseil variés, des intégrations de systèmes, le développement et l'introduction de logiciels ainsi que l'exploitation de centres de calcul et d'applications.
Le groupe d'entreprises x-tention comprend les sociétés x-tention Informationstechnologie GmbH, FAKTOR D consulting GmbH et it for industries GmbH. Plus de 700 employés qualifiés s'occupent de plus de 1.000 clients satisfaits dans le monde entier, en Autriche, en Allemagne, en Suisse, en Grande-Bretagne et aux Etats-Unis.
De plus en plus de collaborateurs/trices - de plus en plus de projets
En tant que groupe d'entreprises et en tant qu'entreprise, nous possédons au sein de la x-tention un standard de projet interne que nous voulons respecter.
Avant Projektron BCS, nous utilisions des outils Office de Microsoft pour la mise en œuvre de tous types de plans de projet. La saisie du temps de projet se faisait via un outil séparé.
Au cours des dernières années, nous avons connu une forte croissance en tant que x-tention, avec actuellement 14 sites dans cinq pays. Nous avons donc dû faire face non seulement à la taille et à la complexité des projets, mais aussi à la nécessité de créer une méthode de travail uniforme pour les différents pays et sites.
Nous avions donc besoin non seulement d'un autre outil pour la planification, la coordination et la gestion des projets, mais aussi d'un outil pour la saisie des temps de projet, qui sert de base à la facturation.
Pour que le nouvel outil puisse être utilisé efficacement, il devait avoir des interfaces pour différents autres outils x-tention ou être facilement extensible et adaptable afin d'assurer la communication nécessaire dans tous les domaines.
Et soudain, c'était là
Nous avons eu notre premier contact avec Projektron BCS dans le cadre d'un grand projet. L'équipe du projet était composée d'environ 60 personnes, de deux divisions x-tention internes et de deux organisations partenaires. Dans le cadre de ce projet, Projektron BCS a d'abord été acheté pour une période limitée. Cela nous a permis de tester la compatibilité de nombreuses fonctions avec nos processus internes et de constater la valeur ajoutée d'une plate-forme centrale.
Nous avons commencé par des fonctions typiques de gestion de projet telles que le plan de charge (gestion des ressources), le calendrier, le plan de structure, l'interface avec JIRA (Projektron BCS, interface propre), la saisie du temps de projet pour tous les collaborateurs impliqués, indépendamment de leur organisation de base, ainsi que les rapports d'avancement.
De nombreux flux et processus ont pu être organisés de manière très efficace, surtout en relation avec différents secteurs et entreprises - en particulier dans des équipes de projet virtuelles fortement réparties géographiquement.
Sur la base de ces expériences, il a été décidé d'utiliser Projektron BCS pour l'ensemble de x-tention. L'introduction a eu lieu en tant que projet séparé et a été menée simultanément sur les différents sites.
Le projet a été introduit en deux phases : Phase 1 Déploiement de Projektron BCS en tant que tel et établissement en tant qu'outil central leader dans la gestion de projet (remplacement des outils MS Office pour la gestion de projet et remplacement de l'ancien système de saisie des temps de projet) et mise en place des principales interfaces avec les autres outils x-tention.
Entre les deux phases, nous avons fait une pause d'un an pour former les collaborateurs à Projektron BCS et intégrer les extensions et les adaptations.
Au cours de la phase 2, BCS a été adapté, les fonctions ont été étendues et adaptées aux procédures et processus x-tention. L'introduction des nouvelles fonctions a été accompagnée d'une formation interne et a renforcé l'intégration de BCS en ce qui concerne les évaluations des indicateurs clés de performance pour nos certifications ISO 9001 et ISO 27001.
Nos favoris
Les points forts de x-tention sont les services informatiques pour le secteur de la santé et le secteur social.
En raison des différentes exigences de nos clients et des différents produits utilisés, aucun projet ne ressemble à un autre. Afin d'assurer un suivi efficace des clients existants, nous avons créé un processus pour les tâches similaires aux projets qui nécessitent peu de fonctionnalités de Projektron BCS mais qui font partie intégrante de notre travail.
Projektron BCS brille dans les projets et les grands projets. BCS est notre outil principal lorsqu'il s'agit de saisir les temps de projet qui servent de base à la facturation. Par la suite, nous utilisons également les fonctions de BCS qui sont responsables de l'évaluation des KPIS (inTime, inBudget, inScope). Ces KPI sont par exemple utilisés pour les certifications.
De plus, nous utilisons en principe les fonctions de BCS qui sont nécessaires à la création de manuels de projet conformes à l'IPMA. Il s'agit par exemple d'outils de gestion de projet tels que le classement des fichiers, le plan structurel, la planification des ressources, l'état du projet, les risques et les opportunités ainsi que la définition des objectifs.
Comme fonction secondaire, nous utilisons souvent la gestion des rôles des collaborateurs et des partenaires ainsi que l'utilisation des ressources de nos collaborateurs.
Conclusion
L'étendue que nous utilisons jusqu'à présent soutient déjà assez bien les politiques et les processus de notre entreprise, mais BCS a une étendue de fonctions incroyablement grande et nous voulons à l'avenir choisir cette étendue de fonctions de manière à ce que les politiques et les processus de l'entreprise soient encore mieux soutenus.
Nous voulons relier BCS à d'autres outils internes de x-tention par le biais d'interfaces supplémentaires.
Évaluation de la gestion de portefeuille, évaluation de l'introduction de la gestion de l'information au niveau de la direction, et représentation des compétences des collaborateurs.
