Diversité des fonctions et possibilité de personnalisation
Témoignage de ZENIT GmbH
L'accompagnement de la part de Projektron a été marqué dès le début par la confiance et la fiabilité. Nous avons finalement opté pour Projektron BCS en raison du conseil professionnel personnalisé : nous avons pu discuter de notre cahier des charges avec notre conseiller Projektron et trouver ensemble les moyens de répondre au mieux à nos exigences avec le logiciel.
Centre d'innovation et de technologie
ZENIT est l'abréviation de "Centre pour l'innovation et la technique en Rhénanie-du-Nord-Westphalie". En tant qu'agence pour l'innovation et l'Europe, nous conseillons les PME, souvent pour le compte de l'UE, de l'État fédéral et du Land de Rhénanie-du-Nord-Westphalie. Dans les projets de coopération entre l'économie et la science, nos partenaires sont des universités, des instituts de recherche, des promotions économiques et des chambres.
Depuis sa création en 1984, notre GmbH soutient et accompagne les entreprises orientées vers la technologie, les universités et les instituts de recherche dans leurs projets d'innovation et d'internationalisation. De la start-up à la grande entreprise en passant par les petites et moyennes entreprises, plus de 60 collaborateurs aident nos clients à réunir l'économie et la science au niveau local, régional, national et international, à développer de nouveaux produits, processus ou modèles commerciaux innovants et à les introduire avec succès.
Notre mission est d'établir la Rhénanie-du-Nord-Westphalie parmi les trois premiers pays innovateurs en Allemagne et en Europe. Nos clients sont principalement des petites et moyennes entreprises de Rhénanie-du-Nord-Westphalie orientées vers la technologie ou l'innovation. En outre, nous soutenons également les PME gérées par leurs propriétaires et les start-ups innovantes.
Le succès par le réseau - gestion de réseau et de projet
Nos 20 à 25 chefs de projet gèrent en moyenne 15 grands projets pluriannuels et 15 à 30 petits projets par an. Il s'agit de projets de conseil et de services dont la durée varie fortement : Les projets financés par des fonds publics ont généralement des durées plus longues, de deux à trois ans. En revanche, les petits projets sur mandat privé peuvent être achevés après seulement dix jours de travail. Il s'agit d'une part de projets de conseil un à un, d'autre part de grands projets internationaux à long terme avec des événements de réseautage réunissant jusqu'à 600 participants.
"Faire plus ensemble" est notre devise. En particulier lorsqu'il s'agit de développer de nouveaux produits ou de résoudre des défis techniques, les réseaux sont essentiels pour :
- L'échange : le réseau ZENIT e.V. pour l'échange entre les entreprises et les organisations entre elles.
- Internationalisation : Enterprise Europe Network, le plus grand réseau d'internationalisation au monde.
- Transfert de savoir-faire : coopération entre différents acteurs de l'économie et de la science, pour transformer les bonnes idées en produits commercialisables.
- Maintien de la main-d'œuvre qualifiée : Offensive communautaire Zukunft durch Innovation.NRW pour la mise en place de structures permettant de lutter contre la pénurie de main-d'œuvre qualifiée MINT qui menace.
Nous agissons en tant que gestionnaire de réseaux ZIM (programme central d'innovation pour les PME), dans lesquels des PME s'associent à des universités et à des instituts de recherche dans le domaine préconcurrentiel afin de développer des produits, des services et des procédés innovants. Le thème de la mise en réseau est également vécu chaque jour au sein du réseau ZENIT e.V., qui est actionnaire de ZENIT GmbH aux côtés du Land de Rhénanie-du-Nord-Westphalie et d'un consortium de banques. Ce forum d'entrepreneurs pour les entrepreneurs accompagne et soutient ses plus de 200 membres et les rend aptes à répondre aux multiples exigences de marchés en constante évolution.
Décision et introduction : professionnelle et individuelle
Nous utilisons Projektron BCS depuis 2019. Auparavant, nous utilisions des solutions Microsoft Excel et Access programmées par nos soins pour la saisie des temps. La solution ne semblait toutefois plus adaptée à notre époque et les coûts de développement étaient trop élevés en raison du savoir-faire spécifique et personnel nécessaire. De plus, nous avions besoin d'un système qui nous garantisse une plus grande sécurité juridique et des processus.
Nous avons donc lancé une analyse de marché en collaboration avec un consultant informatique externe. Au départ, notre seul objectif était de trouver un logiciel de gestion du temps qui réponde à nos besoins et qui soit adapté à la facturation des projets financés par des fonds publics. Il est rapidement apparu que nous avions besoin d'une solution logicielle intégrée.
Nous avons découvert Projektron BCS dans le cadre d'un salon. En fait, nous avions déjà opté pour une autre solution logicielle, mais BCS nous a impressionnés par son interface utilisateur plus cohérente. Nous avons donc comparé les fonctions et les possibilités des logiciels par rapport aux exigences définies dans le cahier des charges. Projektron BCS s'est avéré être la solution la plus adaptée à nos besoins.
Dès le début, l'accompagnement de Projektron a été marqué par la confiance et la fiabilité. Nous avons d'abord reçu une démo et un environnement de test dans lequel nous avons déjà pu mettre en œuvre certaines de nos exigences spécifiques.
Notre responsable de compte a toujours été à l'écoute de nos questions. Nous avons finalement opté pour Projektron en raison de ses conseils professionnels personnalisés : nous avons pu discuter de notre cahier des charges avec notre conseiller Projektron et trouver ensemble les moyens de répondre au mieux à nos exigences avec le logiciel.
L'utilisation de BCS s'élargit constamment
La phase de prise de décision a duré environ trois à quatre mois. Ensuite, nous avons lancé une phase de test de trois mois en septembre 2019, au cours de laquelle nous avons d'abord utilisé uniquement la saisie des temps dans BCS, parallèlement à notre ancien système. L'introduction de la saisie des temps a été largement acceptée. Ensuite, nous n'avons plus saisi nos temps que dans BCS et avons commencé à effectuer des comparaisons théorique/réel dans BCS. Depuis le début de l'année 2021, nous effectuons notre planification de projet, notre contrôle de projet et notre décompte de projet exclusivement dans BCS.
Après avoir utilisé Projektron pendant un certain temps, nous avons constaté que nous pouvions utiliser les nombreuses possibilités du logiciel de manière beaucoup plus intensive. Entre-temps, nous utilisons non seulement la saisie des temps et la gestion des congés, mais aussi la planification des ressources, la planification des projets, le contrôle des projets et la facturation au niveau des projets. Chaque projet est désormais créé chez nous dans BCS, tous les chefs de projet utilisent le logiciel.
Pour saisir les dépenses liées au travail de projet, nous avons développé des requêtes standard pour les chefs de projet et les collaborateurs, afin de rendre l'utilisation aussi simple que possible pour tous. Afin d'augmenter l'acceptation, surtout parmi les chefs de projet, nous les avons impliqués dans la conception de nos rapports personnalisés. Les rapports qui nécessitaient auparavant de longues saisies dans Excel peuvent désormais être générés en un clic de souris.
Mais ce n'est pas tout : nous souhaitons également utiliser le système de tickets et les workflows de BCS pour structurer et documenter notre travail de projet et nos processus de travail. C'est pourquoi nous avons récemment passé une journée d'observation chez Projektron GmbH à Berlin. Nous avons reçu de nombreuses suggestions sur la manière dont nous pouvons utiliser le système de tickets, les workflows standardisés et les listes de contrôle pour répartir les tâches et améliorer les processus de travail.
Tout le monde en profiterait, mais ce sont surtout les nouveaux collaborateurs qui pourraient s'adapter plus rapidement et plus facilement aux processus existants. Les collaborateurs de Projektron GmbH nous ont donné un aperçu de la manière dont ils mettent eux-mêmes en œuvre des projets au quotidien avec leur propre logiciel et organisent la collaboration interne. La visite chez Projektron a valu la peine à tous points de vue et nous avons pu emporter de nombreux "devoirs".
Professionnel, transparent et orienté vers les solutions
Ce qui caractérise le logiciel BCS pour nous, c'est son énorme diversité fonctionnelle, combinée à sa grande capacité de personnalisation. Cela s'accompagne naturellement d'une certaine complexité et d'une profondeur d'apprentissage. C'est pourquoi, au début, nous avons demandé à Projektron GmbH de former certains de nos collaborateurs à l'utilisation du logiciel. Ces collaborateurs ont ensuite organisé des formations et des académies internes pour initier le reste du personnel à l'utilisation de base de BCS, par exemple comment utiliser la saisie des temps ou comment demander des congés.
La communication avec notre chargé de clientèle et les autres collaborateurs de Projektron GmbH est engagée et professionnelle. Le support est parfaitement organisé et traite les tickets que nous lui soumettons. Ici, les tickets assurent également un haut niveau de transparence. Nous nous sentons informés à tout moment par le biais du ticket de ce qui est en train d'être fait et de la durée du traitement. Des appels vidéo sont également possibles si nécessaire. Le comportement de Projektron est ici très attentif et toujours orienté vers la recherche de solutions.
Nous sommes entièrement satisfaits. Je suis sûr qu'à l'avenir, nous utiliserons Projektron BCS de manière beaucoup plus intensive. Nous prévoyons actuellement d'introduire un logiciel de gestion du personnel dans un avenir proche. Bien sûr, nous étudions le marché des logiciels, mais nous sommes convaincus que Projektron BCS, avec son module de gestion du personnel et des candidats, peut répondre à nos besoins dans ce domaine également.
