Un modèle de la réalité de notre organisation et de nos méthodes de travail
Témoignage d'utilisateur de ZF Friedrichshafen AG
L'entreprise ZF Maschinenbau (Zahnradfabrik Friedrichshafen) développe et construit des machines spéciales et des outils pour ses clients internes et les livre aux sites de ZF Friedrichshafen AG dans le monde entier. Chaque année, environ 900 opérations sont créées en tant que projet BCS. Cela comprend environ 70 projets de machines spéciales. Projektron BCS permet non seulement de les représenter avec précision, mais aussi d'augmenter sensiblement l'efficacité et l'efficience dans le travail de projet.
ZF Friedrichshafen AG compte parmi les leaders mondiaux de la technique de transmission et de châssis et est l'un des plus grands fournisseurs de l'industrie automobile. Le groupe a été fondé en 1915, l'abréviation dans son nom signifie Zahnradfabrik (usine de roues dentées). Aujourd'hui, ZF emploie plus de 153.500 personnes sur environ 270 sites dans 42 pays. Parmi les clients de ZF, on compte tous les équipementiers de renom du secteur automobile et des constructeurs automobiles comme Porsche, BMW, Audi, Daimler, mais aussi des fabricants de motos comme Ducati. On peut affirmer que presque tout ce qui se déplace sur quatre - ou deux - roues contient une technologie de ZF. Par exemple, le moteur hybride de la Porsche 918 Spyder provient de ZF Friedrichshafen.
Le département ZF Maschinenbau est un partenaire stratégique de toutes les divisions de ZF et développe, construit et fournit des machines spéciales à usage interne. Nous apportons ainsi une contribution décisive au développement de processus et à l'industrialisation de divers produits innovants de ZF. Chaque année, nous établissons environ 900 offres pour des pièces de rechange, des outils et des développements de machines spéciales. Ainsi, environ 70 projets de machines spéciales voient le jour chaque année chez ZF Maschinenbau. Leur ampleur est très variable, la durée se situant généralement entre 9 et 14 mois. Tous les projets sont menés de manière transversale, nos clients proviennent toujours d'autres divisions et de sites de ZF Friedrichshafen AG dans le monde entier. En 2015, ZF Maschinenbau a généré un chiffre d'affaires d'environ 33 millions d'euros.
Situation de départ, besoins et processus de sélection
Jusqu'en 2015, la gestion de projet chez ZF Maschinenbau se faisait sur la base d'un modèle de données statique dans Microsoft Access et Excel. Nos projets sont en partie très complexes, ce qui fait qu'ils ne pouvaient pas être coordonnés avec la solution précédente. De plus, il nous manquait les possibilités de prise en compte de plusieurs projets et de suivi de l'ensemble des projets, nous souhaitions plus de transparence. De plus, nous étions confrontés à la question de savoir à quoi ressemblerait la gestion de projet dans 10 ans si elle continuait à être gérée avec les outils actuels.
Nous avons donc commencé par faire une étude de marché, d'abord sur Internet, puis au CeBIT. C'est là que nous avons fait la connaissance de Projektron et que nous avons intégré BCS dans l'évaluation du logiciel. Outre le PMO et le service informatique, notre service des achats et le comité d'entreprise ont participé à l'évaluation concrète des besoins afin de déterminer ensemble l'outil le plus adapté. Le choix final s'est porté sur Microsoft Project Server, SAP PS déjà présent dans le groupe et Projektron BCS, qui a finalement été retenu. Nous avons été particulièrement convaincus par l'ergonomie du logiciel, dont nous attendions une grande acceptation de la part des utilisateurs, ainsi que par l'approche basée sur un navigateur, grâce à laquelle une installation locale sur les différents postes de travail n'est plus nécessaire. Les possibilités de personnalisation ont également pesé dans la balance, car BCS nous permet de reproduire notre propre organisation sans devoir faire de compromis.
Utilisation de Projektron BCS
Nous avons commencé l'installation de Projektron BCS en mars 2015. Les projets prévus jusqu'à cette date ont encore été réalisés sous l'ancienne forme, nous avons créé tous les nouveaux projets directement dans BCS. Nous avons délibérément renoncé à des interfaces fixes avec d'autres systèmes afin d'assurer la consolidation de l'application et avons fourni aux utilisateurs les connaissances nécessaires par le biais de formations. Les utilisateurs clés ont été formés de manière ciblée chez Projektron, de plus, tous les chefs de projet et les collaborateurs qui effectuent des imputations dans BCS ont reçu une formation en interne avec un manuel de formation individuel.
La large acceptation des utilisateurs a été obtenue et maintenue grâce à notre marketing de projet dans le cadre de réunions d'information régulières. Après l'approbation par le comité d'entreprise en janvier 2016 de l'utilisation de Projektron BCS sur le site de Schweinfurt, environ 70 à 80 de nos 120 employés des services de développement, d'approvisionnement, de fabrication et de montage travaillent aujourd'hui avec BCS dans différents rôles d'utilisateurs. Nous utilisons principalement les fonctions de planification de projet, de gestion des ressources, de contrôle de projet et de saisie des temps ainsi que le système de tickets dans BCS. Il n'existe des interfaces que pour l'échange avec des prestataires de services externes via des opérations normales d'exportation/importation. Nous utilisons par exemple le dépôt de fichiers pour gérer les documents de référence et de justification de nos projets.
Nous avons fortement standardisé la procédure d'élaboration de nos offres et travaillons souvent avec nos propres modèles de projet. L'avantage est que nous ne devons pas partir de zéro. Les demandes sont centralisées. Les chefs de programme créent les données de base en tant que projet avec le statut de demande et attribuent un chef de projet. Le client reçoit ensuite un e-mail généré par BCS comme confirmation de la demande. Le chef de projet est alors invité à établir une offre dans un délai donné et à l'envoyer également via BCS. Lorsque le client commande le projet, la planification des dépenses et de la structure commence avec une date de fin fixée. Une fois la mission confiée, le chef de projet planifie les tâches et les délais de manière ascendante et documente le déroulement du projet dans BCS pendant toute sa durée. Des listes de contrôle aident à respecter les exigences en matière d'assurance qualité.
Une fois le projet terminé, les connaissances acquises sont intégrées dans les modèles en tant que « Lessons Learned » et les complètent, ce qui a pour effet de les rendre de plus en plus sûrs.
Lors des réunions de contrôle de projet, les chefs de projet font un rapport sur leurs projets respectifs dans le but de valider les étapes. Là encore, nous avons recours à BCS et utilisons un assistant spécifique pour notre contrôle de projet. Nous avons créé un tableau de bord spécifique à cet effet. Les projets clôturés restent documentés dans BCS, ce qui permet de les classer en cas de demandes ultérieures et d'effectuer un calcul a posteriori grâce à l'imputation sur la base des dépenses.
Conclusion
BCS est devenu un modèle de la réalité de notre organisation et de nos méthodes de travail. Outre le haut degré de standardisation apporté par la nouvelle approche avec BCS, nous apprécions particulièrement le fait de pouvoir accéder à des données en temps réel et que nos données de projet soient toujours à jour malgré leur grande complexité.
Grâce à BCS, nous sommes aujourd'hui en mesure de fournir des informations aux clients en appuyant sur un bouton. En outre, il est plus facile d'assumer les fonctions de suppléance, car toutes les informations sont accessibles, les efforts de recherche ont été considérablement réduits et la transparence règne enfin. En tant qu'organisation apprenante, nous avons également augmenté l'efficacité et l'efficience de notre travail de projet. À l'avenir, Projektron BCS sera utilisé dans d'autres unités commerciales, par exemple chez ZF Race Engineering. Le cas échéant, nous introduirons également d'autres interfaces afin d'éviter la duplication des données et d'augmenter encore l'efficacité. Avec les clients, nous voulons en outre utiliser encore plus intensivement le système de tickets, éventuellement en plusieurs langues. Nous continuerons à faire procéder à de petites adaptations par le support de Projektron. D'après notre expérience, la collaboration avec Projektron fonctionne très bien et les thèmes techniques sont menés à bien en commun. La relation commerciale avec Projektron peut être décrite comme une situation gagnant-gagnant.
