ERP-Funktionen von Projektron BCS

Das digitale Zeiterfassungssystem von Projektron BCS eignet sich von Anwesenheitserfassung über Arbeitszeiterfassung bis hin zur aufgaben-, auftrags-, kunden- oder projektbezogenen Zeiterfassung für jedwede Anwendungsbereiche.

• Ergonomische Buchungsmasken: Ihre Mitarbeiter erfassen intuitiv selbstständig ihre Anwesenheiten oder Arbeitszeiten.
• Vier Möglichketen zur Zeiterfassung: Einzelbuchung, Wochenbuchung, Tagesbuchung und Stoppuhr.
• Arbeitszeiten abrechnen: In Kombination mit der Rechnungsstellung in BCS rechnen Sie gebuchte Aufwände direkt und nahtlos ab.
• Projektzeiterfassung fürs Projektcontrolling: Behalten Sie Bearbeitungsstände im Blick und lassen Sie Mitarbeiter Restaufwände abschätzen und erkennen Sie Planabweichungen rechtzeitig.
• Arbeitszeitkonto und Arbeitszeitmodelle:  Definieren Sie Ihre Arbeitszeitmodelle individuell (auch TVöD)
• Arbeitszeitauswertung: Mit grafischen Auswertungen und übersichtlichen Berichten behalten Sie den Überblick.
• Mobile Zeiterfassung via App: Buchen Sie Arbeitszeiten unterwegs im Außendienst oder auf Dienstreisen, online wie offline.

Mehr zur Zeiterfassung mit BCS

Sie können das BCS-Ticket-Ssystem nicht nur zur internen Arbeitsorganisation und Aufgabenverteilung einsetzen, sondern auch Ihre Service-Hotline entlasten, indem Sie ein eigenes Support-Portal mit dem Ticket-System einrichten. Über ein eigenes Konto können sich Ihre Kunden in das Ticket-System von Projektron BCS einloggen und ihre Anfragen als Tickets einstellen. So können Ihre Kunden Sie rund um die Uhr erreichen – und Sie haben alle eingehenden Kundenanfragen, Bearbeitungsverlauf und -aufwand zentral im Zugriff.

• Hotline entlastet: Mit dem Ticket-System erfassen Sie Kundenanfragen rund um die Uhr digital und müssen keine Service-Hotline besetzen.
• Servicequalität garantieren: Das Ticket-System ermöglicht Ihnen, Service- und Reaktionszeiten für Ihre Kunden transparent und nachvollziehbar darzustellen.
• Ticketsystem intern: Nutzen Sie interne Tickets für Änderungsanträge, To-Do-Listen, interne Dienstleistungen u.v.m.
• E-Mail-Benachrichtigung mit Ticket-Kommentarfunktion
• Priorisierung: Das Ticket-System erlaubt eine einfache Ticketzuordnung an den passenden Bearbeiter, eine Kategorisierung dank Zuweisung von Ticketart und eine für den Bearbeiter klar erkennbare Priorität.
• Kanban-Board: Nutzen Sie die Kanban-Board-Ansicht in BCS für Ihre Ticketdarstellung, um Ticket in verschiedenen Bearbeitungsstatus auf einen Blick einsehen zu können. Per Drag-and-Drop ziehen Sie Tickets nach und nach intuitiv durch die Spalten und ändern so den Bearbeitungsstatus. Erstellen Sie Tickets mit wenigen Klicks auch direkt im Kanban-Board.
• Zeiterfassung direkt am Ticket: Die Bearbeitungszeit können Sie direkt am Ticket erfassen und für die Fakturierung bereitstellen.
• Verknüpfbar mit Scrum-Elementen: Ein Kundenticket wandeln Sie ganz leicht in eine User Story um.
• Ticket-Auswertungen: Für die Auswertung Ihrer Arbeit mit Tickets stehen Ihnen Tabellen und Diagramme zur Verfügung, deren Darstellung Sie individuell und bedarfsgerecht anpassen.
• Tickets suchen und finden: Um Beziehungen zwischen Tickets herzustellen, können Sie Tickets untereinander verknüpfen. Über Schlagwortsystematik, Such- und Filterfunktion und individuelle Ticket-IDs finden Sie jedes Ticket im Handumdrehen wieder.

Mehr zum Ticket-System in BCS

Personalgewinnung, Personalverwaltung, Personalentwicklung – für all dies bietet Projektron BCS eine Fülle spezialisierter Softwarefunktionen. Das Modul des Personal- und Bewerbermanagement sorgt für zahlreiche Synergieeffekte mit den Projektmanagement-Funktionen.

• Bewerbermanagement: Erfassen Sie eingehende Bewerbungen in BCS, prüfen Sie sie gemeinsam in Abstimmung mit allen Entscheidungsberechtigten, organisieren Sie Bewerbungsgesprächstermine, laden Sie Bewerber ein, evaluieren Sie sie, wählen Sie den geeigneten Kandidaten im Team aus und stellen Sie nach standardisiertem Prozess mit den in BCS hinterlegten Vertragsdokumenten ein.
• Onboarding: Mit einem Klick wird aus der Bewerber- eine Mitarbeiterakte. In BCS entwerfen Sie einen individuellen Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiten, legen Einarbeitungstermine und -verantwortliche fest.
• Zentrale Mitarbeiterdaten: In BCS verwalten Sie die Stammdaten, Arbeitszeitmodelle und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zentral und machen Sie für alle anderen Module nutzbar: Beispielsweise besetzen Sie Positionen in Projektteams gezielt mit Personen, die die entsprechenden Fähigkeiten mitbringen. Arbeitszeitmodelle sind für die Ressourcenplanung unerlässlich.
• Analysen und Auswertungen: Stellen Sie Personaldaten grafisch im interaktiven Diagramm und in Tabellen dar, um Ihre Personalstruktur und -entwicklung nach verschiedensten Gesichtspunkten zu beliebigen Zeitpunkten und Zeiträumen zu analysieren. Wie hat sich der Anteil der in Teilzeit mit mindestens 20 Wochenstunden arbeitenden Frauen unter 40 Jahren in Ihrem Unternehmen im Vergleich zu vor fünf Jahren verändert? BCS weiß es!
• Urlaubsmanagement: Dank integriertem Genehmigungsworkflow bearbeiten Sie jeden Urlaubsantrag zügig und verwaltungsarm. Damit während der Urlaubszeit keine Aufgaben liegen bleiben, ermöglichen Stellvertreterregelungen eine nahtlose Übergabe von Verantwortung, Berechtigungen und Aufgaben.
• Lohnbuchhaltung: Dank der in BCS integrierten Arbeitszeiterfassung in Verbindung mit den hinterlegten Arbeitszeitmodellen bilden Sie die Lohnabrechnung und Lohnzuschläge flexibel ab. Über die DATEV-Schnittstelle verarbeiten Sie die Daten direkt problemlos weiter.
• Offboarding: Sorgen Sie dafür, dass scheidende Mitarbeiter reibungslos, ohne Groll und verwaltungsarm das Unternehmen verlassen, indem Sie Ihre Offboarding-Prozesse im BCS-Prozessmanager designen.

Mehr zum Bewerber- und Personalmanagement mit BCS

Aus Ihren Plandaten erstellen Sie mit der Projektmanagement Software Projektron BCS schnell und präzise ein Angebot. Beste Unterstützung dafür bietet das flexible Angebotsmodul auch im internationalen Raum.

• Vorlagen: Hinterlegen Sie Ihr eigenes CI-Design für Ihre Angebote und sparen Sie Zeit, indem Sie Vorlagen für Ihre Angebote und Begleitschreiben nutzen.
• Gegenstand und Empfänger im System: Übernehmen Sie Daten direkt aus Ihrer Projektplanung, um sie ins Angebot zu überführen. Den Angebotsempfänger wählen Sie aus Ihrer Kontaktdatenbank (CRM) in Projektron BCS aus und versenden die Angebots-E-Mail direkt aus BCS.
• Angebotsassistent mit Freigabeprozess: Weisen Sie dem Angebot einen Prüfer zu und veranlassen Sie Wiedervorlagen und E-Mail-Benachrichtigungen.
• Freigaben leicht gemacht: In BCS sehen Sie Angebote mit nur wenigen Klicks ein, geben sie frei oder senden Sie sie mit Änderungswunsch zur Nachbearbeitung zurück.
• International: BCS berechnet Ihr Angebot auf Wunsch in der passenden Fremdwährung inklusive abweichender Stunden- und Tagessätze, Artikelpreise und Umsatzsteuersatz.

Mehr zur Angebotserstellung mit BCS

Mit der Projektmanagement Software Projektron BCS erstellen Sie aus Projekten heraus Aufwands- und Festpreisrechnungen und können dabei mehrere Währungen verwenden.

• Projekt bis Rechnung: Gebuchte Arbeitsaufwände, Materialien, Artikelkosten, Reisekosten, externe Kosten und alle weiteren Projektaufwendungen fügt BCS direkt der Rechnung hinzu.
• Elektronische Rechnungslegung: Projektron BCS unterstützt verschiedene Standards der Rechnungslegung, unter anderem XRechnung (öffentliche Verwaltungen in Deutschland), ZUGFeRD und QR-Rechnungen (Schweiz).
• Zahlungskonditionen festlegen: Definieren Sie Skonto-Regelungen und kontrollieren Sie Zahlungsziele mit Ampeln.
• Automatisierter Rechnungsversand: BCS erstellt E-Mail mit Anschreiben, fügt Rechnung mit Stunden- und Spesennachweisen hinzu und versendet an die Mail-Adresse Ihres Kunden aus dem integrierten CRM-System – für Sie nur wenige Klicks.
• Rechnungsvorlagen und Rechnungsgenerator: Definieren Sie eigene, individuell designbare Rechnungsvorlagen und profitieren Sie von der automatisierten Rechnungserstellung durch den Rechnungsgenerator.
• Mahnlauf: Definieren Sie Mahnaktionen, die BCS automatisch durchführt, sobald ein Kunde das Zahlungsziel verfehlt.
• International abrechnen: In Euro planen und US-Dollar abrechnen – das ist in BCS dank Mehrwährungsfähigkeit, automatischer Umrechnung und anpassbarem Umsatzsteuersatz kein Problem.

Mehr zur Rechnungsstellung mit BCS

• Standardberichte, punktgenau justierbar auf Mausklick: Projektvorbereitungsbericht, Fortschrittsberichten, Statusberichten und Kostenberichten zu Projekten und ganzen Projektgruppen, Aufwandsnachweise zu Projekten und Tickets, Personalabrechnung, Spesenberichte
• Gängige Dateiformate
• Berichtsaufträge: Stellen Sie Berichte über Berichtsaufträge mit integrierter E-Mail-Funktion regelmäßig automatisch bestimmten Personen zur Verfügung.
• Individuelle Berichte: Inhalt, Layout und Design legen Sie individuell und passgenau fest dank der Schnittstelle zum Berichtsdesigner BIRT.

Mehr zum Reporting und Berichtswesen mit BCS

Adresse, Telefonnummer, Position im Unternehmen und vieles mehr: In der Projektron BCS-Kundendatenbank haben Sie wichtige Informationen zu Ihren Geschäftspartnern inklusive der gesamten Kontakthistorie schnell im Zugriff.

• BCS-Kundendatenbank: Verwalten Sie Kundendaten zentral und übersichtlich!
• Transparente Kommunikation: Dank BCS-Kontakthistorie und automatischem E-Mail-Import können Sie den Inhalt jeder Kontaktaufnahme nachvollziehen.
• Rundschreiben: Ob Projektkommunikation, Newsletter oder Vertriebskampagne – Sie profitieren von digitalen Rundschreiben mit Rundmail-Funktion.
• Prognosen: Womit können Sie rechnen? Werfen Sie einen Blick in die Umsatzvorschau und in die Akquisenpflege mit Akquisewahrscheinlichkeiten und -höhen in Projektron BCS.
• Kunden-Login: Gewähren Sie Ihren Kunden auf Wunsch Zugriff und ermöglichen Sie, dass sie sich über einen Kunden-Login selbstständig über den Projektverlauf informieren.
• Reaktionszeiten verkürzen, Chancen nutzen: Vertriebsampeln lassen Sie Handlungsbedarf sofort erkennen, sodass Ihnen keine aussichtsreiche Abschlusschance mehr entgeht.
• Anbindung an Telefonanlage: In Verbindung mit der CTI-Schnittstelle nutzen Sie das volle Potenzial des CRM-Moduls: Bei eingehenden Anrufen informiert Sie ein Pop-up darüber, wer anruft. Auf Klick öffnen Sie die digitale Kundenakte in der Kontaktdatenbank. Möchten Sie jemanden anrufen, klicken Sie einfach auf die hinterlegte Telefonnummer und die Verbindung wird aufgebaut.

Mehr zum Kundenmanagement mit BCS

Oft sind Mitarbeiter darauf angewiesen, von verschiedenen Orten auf dieselben Dokumente zur Klärung gleicher oder verschiedener Fragestellungen zuzugreifen, Informationen abzurufen, zu übermitteln und zu archivieren. Gerade im Projektmanagement ist permanenter, ortsunabhängiger und schneller Zugriff auf relevante Dokumente und aktuelle Informationen entscheidend. Daher umfassen die ERP-Funktionen von Projektron BCS auch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).

• Zentrale Informationen: Sämtliche relevante Daten sind zentral gespeichert und zentral abrufbar.
• Einfache Verwaltung dank einheitlicher Ablagestruktur
• Dokument-Upload: Neue Dokumente laden Sie einfach und bequem per Drag-and-Drop in die Dateiablage hoch. Ebenso einfach ist die Zuordnung des Dokuments zu Aufgaben, Projekte, Tickets, Terminen und Personen.
• Integrieren Sie Dokumente mit dem Workflowmanagement nahtlos in komplexe Arbeits- und Freigabeprozesse.
• Automatische Versionierung: Es gibt keine ärgerlichen Dubletten und veraltete Informationen mehr. An jedem Dokument sehen Sie die Angabe von Version, Speicherdatum, Bearbeitungshistorie und Bearbeiter.
• Volltextsuche: Durchsuchen Sie PDFs, Microsoft-Office-Dokumente und Textdateien, zeigt Ihnen BCS in der Trefferliste neben Dateipfad und Dateinamen die zugehörigen Textauszüge.
• Informationssicherheit und Datenschutz gewahrt: Legen Sie in der Rechteverwaltung von Projektron BCS detailliert und sicher fest, wer welche Dokumente und Verzeichnisse lesen, löschen oder aktualisieren darf.

Mehr zum Dokumentenemanagement mit BCS

• Assistenten: Gestalten Sie Ihre Spesenerfassung angenehm, einfach und intuitiv. Ein Assistent leitet Sie in BCS durch die schnelle Erfassung Ihrer Auslagen.
• International gerüstet: Internationales Spesenmanagement ist mit BCS kein Problem – möglich machen es im System hinterlegbare länderabhängige Spesensätze und eine automatische Währungsumrechnung.
• Genehmigungsworkflow: Der gesamte Spesenprozess von der Erfassung über die Prüfung bis zur Abrechnung wird mit BCS automatisiert und standardisiert. Der integrierte und individualisierbare Genehmigungsworkflow macht es möglich.
• Vorlagen und Favoriten: Sparen Sie Zeit bei der Erfassung immer wieder gleicher oder ähnlicher Spesen, indem Sie Vorlagen definieren und Favoriten hinterlegen.
• Mobile Spesen- und Belegerfassung: Unterwegs erfassen Sie Ihre Spesen ganz einfach mit der BCS-App, ganz gleich, ob Sie zu diesem Zeitpunkt mit dem Internet verbunden sind oder nicht. Verpflegung, Kilometer und Übernachtungen dokumentieren Sie somit nahezu in Echtzeit auf Ihrem Smartphone. Belege können Sie einfach fotografieren und anhängen.

Mehr zum Spesenmanagement mit BCS

BCS koordiniert die Zusammenarbeit aller Unternehmens­bereiche, aller Abteilungen und Teams, evoziert Synergieeffekte und ermöglicht die Automatisierung sämtlicher Geschäftsprozesse von Organisationen jeder Größenordnung. Auch Ihre individuelle Arbeitsorganisation und Ihr eigenes Workflowmanagement profitieren von den Kollaborations-Tools in BCS.

• Persönlicher Überblick: Organisieren Sie Ihren persönlichen Bereich, wie Sie es benötigen. Ihr Dashboard ist per Drag & Drop individualisierbar. Alle Steuerungs- und Übersichtselemente können Sie beliebig ein- oder ausblenden, positionieren oder in der Größe skalieren.
• Kalender: Für eine effiziente Terminverwaltung ist der Kalender unverzichtbar. Legen Sie mit einem Klick einen Termin an, hilft Ihnen bei der Einladung von Teilnehmern der BCS-interne Terminabstimmungsassistent, einen Zeitslot zu finden, an dem alle Teilnehmer Zeit haben.
• Themen- und Agendaplanung: Mit den Planungstools in BCS kreieren Sie im Handumdrehen aus aufgaben- und projektbezogene Themenlisten eine strukturierte Meeting-Agenda. Der Präsentationsmodus für Meetings und Besprechungen geleitet alle Teilnehmer übersichtlich durch den Termin. BCS kreiert am Ende auf Wunsch automatisch ein Protokoll, das sie mit wenigen Klicks an alle Teilnehmer versenden können.
• Standardisierte Workflows und individuell designte Prozesse strukturieren und koordinieren Ihre Teamarbeit.
• Wiedervorlagen: Delegieren Sie Aufgaben an andere oder erstellen Sie sich eine persönliche Erinnerungshilfe.
• Benutzernachrichten: Schicken Sie einfache Nachrichten zur raschen Kommunikation an einen oder mehrere andere Benutzer
• Ein Projekt - alle Sprachen: Die Benutzeroberfläche ist in zehn Sprachen verfügbar (DE, EN, ES, FR, IT, NED, PL, CHN, CZE, HUN)

Mehr zur Teamarbeit in BCS

Verträge erstellen, verwalten, in Arbeitsprozesse integrieren, Vertragslaufzeiten im Blick behalten und Verträge mit Personen, Organisationen, Vorgängen, Workflows, Projektgruppen, Projekten, Gegenständen Ihres Inventars, Angeboten, Rechnungen oder anderen Verträgen verknüpfen – all das ist mit dem Modul Inventar- und Vertragsmanagement in BCS kein Problem.

• Vertragsgenerator mit Assistent: Erstellen Sie einfach Verträge nach Ihren individuellen Anforderungen mit dem Vertragserstellungsassistenten.
• Integrieren Sie Verträge mit dem Workflowmanagement nahtlos in komplexe Arbeitsprozesse und Freigabeprozesse.
• Automatische Termin- und Fristenüberwachung: Naht ein möglicher Kündigungstermin oder steht eine Vertragsverlängerung an, informiert Projektron BCS auf Wunsch den fachlich Verantwortlichen per E-Mail oder Wiedervorlage. 
• Einfacher Dokument-Upload: Laden Sie Ihre digitalisierten Vertragsdokumente per Drag-and-drop hoch und ordnen Sie sie Projektgruppen, Projekten oder Unterprojekten zu.
• Verträge verknüpfen: Angebote, Eingangs- und Ausgangsrechnungen können Sie ganz einfach mit Verträgen verknüpfen.
• Verträge zuordnen: Verträge ordnen Sie über das BCS-interne CRM Partnern, Dienstleistern oder Kunden zu.
• Vertragscontrolling inkl. Risikoüberwachung, Vertragserfüllungs- und Ausgabenanalyse
• In der Inventarverwaltung können Sie Verträge den jeweiligen Gegenständen Ihres Inventars zuordnen (z. B. Mobilfunkvertrag einem Diensthandy)
• Inventarverwaltung: Behalten Sie den Überblick: Welche Gegenstände sind in Ihrem Besitz, in welchem Zustand sind sie, wer nutzt sie von wann bis wann und wo sind sie aktuell? Über das Ressourcenmanagement in Projektron BCS können Sie Inventargegenstände für die Nutzung in Projekten einplanen.

Mehr zum Asset- und Vertragsmanagement mit BCS

Modellieren Sie im BCS-internen BPMN-Designer Ihre Prozesse nach BPMN 2.0 – der international anerkannten Spezifikationssprache für Geschäftsprozessmodelle.

• Workflows/BPMN: ganzheitliche Lösung zur Abbildung und Automatisierung von komplexen Geschäftsprozessen
• BPMN-Designer: Prozesse nach BPMN 2.0 individuell designen
• Grafische Programmoberfläche zur Definition aller Aktivitäten im Prozess
• Automatisiert beliebige BCS-Objekte erstellen: Termine, Tickets, Checklisten, Wiedervorlagen, E-Mails u.v.m.

Definieren Sie mit systemgesteuerten Workflows direkt in Projektron BCS einzelne Workflow-Schritte inklusive Bearbeitungsreihenfolge, Reaktions- und Zielzeiten – und ordnen Ihre Mitarbeiter zu. Sind Sie im Workflow als Bearbeiter an der Reihe, informiert Sie Projektron BCS automatisch darüber, was zu tun ist und wie lange Sie dafür Zeit haben. Ob die Zeit drängt, erkennen Sie sofort anhand der Ampelfunktion.

• Workflows definieren mit Bearbeitungsreihenfolge, Reaktionszeiten und Bearbeitern
• Workflows mit Checklisten strukturieren und als Vorlage abspeichern

Mehr zum Prozessmanagement mit BCS

• Standardisierte Checklisten: Beugen Sie bekannten Fehlerquellen vor und nutzen Sie die bewährte Prüfmethode an Projekten, Aufgaben, Workflowschritten und Meilensteinen.
• Vorlagen und Templates: Definieren Sie einmal angelegte Projektstrukturen als Vorlage und nutzen Sie sie für künftige Planungen, um konstante Qualität zu sichern. Angebote, Rechnungen, Tickets, Dateiablagen, Berichte und Prozesse können Sie ebenfalls als Vorlagen definieren.
• Wiki-Integration: Dokumentieren Sie Ihr Know-how und Ihre individuellen Prozesse und machen Sie sie Ihren Mitarbeitern zugänglich. Da Projektron BCS zahlreiche Wiki-Softrwares unterstützt, können Sie Projekte, Aufgaben, Workflows und Personen in beliebigen BCS-Objekten auf externe oder interne Wikis verlinken.
• Auswertungen: Greifen Ihre Qualitätsmanagement-Maßnahmen? BCS unterstützt Sie an allen Stellen mit flexblen und spezifischen Auswertungsmöglichkeiten. So können Sie beispielsweise Reaktionszeiten an Tickets oder die Häufigkeit von reklamierten Produktfehlern auswerten.
• Dokumentation: Sichern Sie Ihre Erfahrungen in Bemerkungsfeldern an Aufgaben, Workflows oder in Projekten und dokumentieren Sie den Projektverlauf, um bereits während der Projektlaufzeit fundierte Prozessanalysen durchführen zu können und die Qualität stetig zu verbessern.

Mehr zum Qualitätsmanagement mit BCS