Dokumentenmanagement: Alle Informationen abrufbar – jederzeit
DMS-Funktionen in Projektron BCS für Ihr effizientes Dokumentenmanagement
Ob in einzelnen Projekten oder unternehmensweit: In Projektron BCS sind Ihre Dokumente gut aufgehoben. BCS bringt neben den umfassenden Projektmanagement-Funktionen gleich noch ein integriertes funktionsmächtiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit.
Dokumentenmanagement-System: unverzichtbar, nicht nur im Projektmanagement
Projektron BCS bietet weit mehr als umfassende Funktionen für Ihre Projektplanung und Ihr Projektmanagement.
Was wäre wenn ..
➤ sämtliche relevante Daten zentral gespeichert und zentral abrufbar wären?
➤ Dokumente in einer einheitlichen Ablagestruktur leicht wiederauffindbar gespeichert wären?
➤ befugte Mitarbeitervon überall immer Zugriff auf relevante Informationen hätten?
➤ die Zusammenarbeit im Team durch den Zugriff auf die aktuellsten Dokumentenversionen vereinfacht würde?
➤ es keine Dubletten oder veralteten Versionen von Dokumenten mehr gäbe?
➤ dank automatischer Versionierung Änderungen nachvollziehbar blieben?
➤ Such- und Filterfunktionen den Wissenstransfer und die Recherche erleichtern würden?
Ob in der Projektarbeit oder einfach nur in der alltäglichen abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit: Oft sind Mitarbeiter darauf angewiesen, von verschiedenen Orten auf dieselben Dokumente zur Klärung gleicher oder verschiedener Fragestellungen zuzugreifen, Informationen abzurufen, zu übermitteln und zu archivieren. Ohne ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist dies kaum noch denkbar. Gerade im Projektmanagement ist permanenter, ortsunabhängiger und schneller Zugriff auf relevante Dokumente entscheidend.
Marcus Brandl
Stabstelle operative Unternehmensführung und -planung bei der it4logistics AG
Unsere Kunden sind international und viele unserer Mitarbeiter verbringen viel Zeit in den Unternehmen, die wir betreuen. Dank des mobilen Zugriffs auf BCS sind trotzdem alle relevanten Daten für sie verfügbar. In der mit dem jeweiligen Projekt verknüpften Dateiablage können relevante Dokumente einerseits zentral verwaltet werden, andererseits können unsere Mitarbeiter beim Kunden vor Ort auf wichtige Unterlagen unkompliziert zugreifen.
Alexandra Baldauf
Business Consultant, Goodson Softwaresolutions GmbH
"Alle relevanten Dokumente wie Kundenvereinbarungen, Bedarfsanalysen und Protokolle werden von unseren Mitarbeiter*innen in BCS abgelegt, um zu jeder Zeit Zugriff darauf zu haben."
Einfaches Dokumentenmanagement für Projekte und mehr
Mit dem Dokumentenmanagement in Projektron BCS stehen Ihrem Projektteam die relevanten Dateien in einheitlicher Ablagestruktur zur Verfügung. Es erleichtert Ihnen nicht nur die Zusammenarbeit im Team, sondern verhindert auch unnötige Doppelarbeit und Speicherplatzkosten für Dubletten.
Neue Dokumente laden Sie einfach und bequem in die Dateiablage hoch:
- Wählen Sie in Projektron BCS einfach die gewünschte Dateiablage, zum Beispiel an einem Besprechungstermin
- Markieren Sie eine oder mehrere Dateien auf Ihrem Computer
- Ziehen Sie die Dokumente per Drag-and-Drop in Ihre Projektron-BCS-Benutzeroberfläche
Ihre Dokumente können Sie dabei in beliebigem Dateiformat sowohl Aufgaben,Projekten, Tickets und Terminen als auch Personen und Organisationen oder Verträgen und Inventargegenständen zuordnen. Microsoft-Office-Dateien, die Sie in Ihre Dateiablage eingefügt haben, können Sie direkt im Browser bearbeiten. Die Version der Datei wird dabei automatisch nach dem Speichern hochgesetzt.
Wird Ihre E-Mail-Korrespondenz in Projektron BCS importiert, können Sie E-Mail-Anhänge ebenfalls am passenden Strukturelement, beispielsweise am Projekt, ablegen. Damit unterstützt das Dokumentenmanagement in Projektron BCS das unternehmensweite Qualitätsmanagement. Auch Dateiverknüpfungen sind möglich. So sehen Ihre Mitarbeiter ein Dokument genau dort, wo sie die Information benötigen.
Automatische Versionierung: jedes Dokument auf aktuellem Stand
Bearbeiten oder speichern Sie ein Dokument, versioniert Projektron BCS Ihre Datei ganz automatisch. So ist sichergestellt, dass alle mit dem aktuellen Stand eines Dokuments arbeiten und Ihre Kunden oder Geschäftspartner niemals veraltete Dateiversionen von Ihnen erhalten. Alte Versionen, Zwischenstände und Original der Datei bleiben dabei unberührt. Sie können sie jederzeit wiederauffinden und bei rekonstruieren. Gleichzeitig verhindert das Dokumentenmanagementsystem, dass ungewollt Duplikate/Dubletten eines Dokuments entstehen.
Darüber hinaus vermeidet eine Sperre parallele Änderungen und die daraus resultierenden Speicher- und Versionskonflikte. Auch für Transparenz ist gesorgt: So zeigt Projektron BCS Version, Speicherdatum und den Bearbeiter eines Dokuments. Im Log zeichnen Sie somit die komplette Dokumentenhistorie detailliert nach.
Sie möchten auf eine ältere Version zurückgreifen? Mit dem Dokumentenmanagement in Projektron BCS kein Problem: Die automatische Versionierung sorgt dafür, dass über das zentrale Dokumenten-Archiv alle Zwischenstände eines Dokuments erreichbar bleiben.
Sicher abgelegt und schnell gefunden: Volltextsuche
Sie möchten Ihre Dokumente nach einem Schlagwort durchsuchen? Die komfortable Volltextsuche von Projektron BCS steht Ihnen natürlich auch innerhalb des Dokumentenmanagements zur Seite.
Werden PDFs, Microsoft-Office-Dokumente und Textdateien durchsucht, sehen Sie in der Trefferliste neben Dateipfad und Dateinamen sogar die zugehörigen Textauszüge. Zusätzlich können Sie Ihre Dokumente über Metadaten mit Schlagworten versehen, mit denen Sie Ihre Suche noch weiter optimieren.
Innerhalb weniger Sekunden finden Sie somit ein gesuchtes Dokument oder Sie erstellen sogar ganze Dokumentationen aus mehreren Dateien zu einem Thema, Vorgang oder Zeitraum.
Zugriffs- und Bearbeitungsrechte: für jeden die passende Einstellung
Informationssicherheit und Datenschutz sind im Rahmen des Dokumentenmanagements besonders wichtig und daher direkt in die Rechteverwaltung von Projektron BCS integriert. So können Sie für Dokumente und Verzeichnisse einfach, detailliert und sicher festlegen, wer welche Dokumente lesen, löschen oder aktualisieren darf.
Webbasierter Zugang zum DMS mit Browser und WebDAV
Alle Funktionen des Dokumentenmanagements erreichen Sie bequem über die webbasierte Benutzeroberfläche von Projektron BCS. So stehen Ihnen Ihre Dateien auch von unterwegs aus zur Verfügung.
Zusätzlich können Sie über Projektron BCS auf Dokumente in Web-Ordnern, die auf dem WebDAV-Standard basieren, zugreifen. Der besondere Vorteil von WebDAV: Gängige Betriebssysteme und Office-Anwendungen unterstützen diesen Standard, der beispielsweise die Versionierung von Dokumenten erlaubt. Sie können sowohl von Ihrem Dateisystem auf die Dateien zugreifen als auch über Projektron BCS.
Da WebDAV eine Erweiterung des HTTP-Protokolls ist, ist es mit Microsoft Windows, Linux/UNIX und Mac OS kompatibel.
Liegen Ihre Dokumente auf einer Microsoft SharePoint-Plattform, können Sie diese über Projektron BCS darüber hinaus bearbeiten, löschen oder sperren.
Projektron-BCS-Dokumentenmanagement: Ihre Vorteile auf einen Blick
Mit dem integrierten Dokumentenmanagementsystem in Projektron BCS
speichern Sie ihre Dokumente revisions- und rechtssicher
organisieren und archivieren Sie digitale Dokumente zentral
sorgen Sie dafür, dass nur entsprechend berechtigte Personen Zugriff auf Dokumente erhalten
stellen Sie sicher, dass allen Teammitgliedern die aktuellste Version eines Dokumentes vorliegt
