Inventar- und Vertragsmanagement: Vermögenswerte und Verträge einfach verwalten
Inventarverwaltung und Vertragsmanagement zuverlässig und übersichtlich mit Projektron BCS
Bei Projektron BCS sind Ihre Vertragsdokumente und Vermögenswerte in besten Händen. Mit dem Modul für Inventarverwaltung und Vertragsmanagement verwalten Sie nicht nur ihre laufenden Verträge, sondern Ihre gesamten firmeninternen Vermögenswerte strukturiert und effizient.
Inventar- und Vertragsmanagement: Inventar, Vermögenswerte und Verträge organisieren, verwalten und steuern
Sie möchten wissen,
➤ welche Verträge Sie aktuell abgeschlossen haben?
➤ ob ein Vertrag aktiv läuft oder bereits gekündigt wurde?
➤ welche Kündigungsfristen demnächst fällig sind?
➤ welche Verträge im Rahmen eines Projektes in einem bestimmten Zeitraum geschlossen wurden?
➤ welche Vertragsverhältnisse aktuell mit einem Dienstleister oder einem Kunden bestehen?
➤ Welcher Mitarbeiter gerade ein bestimmtes Firmenhandy benutzt, dessen Mobilfunkvertrag in drei Wochen verlängert werden muss?
Das Inventar und Vertragsmanagement-Modul in Projektron BCS gibt Ihnen die Antwort – binnen Sekunden!
Mit dem Inventar- und Vertragsmanagement-Modul organisieren und verwalten Sie Ihre laufenden Verträge also nicht einfach nur, sondern Sie erhalten ein mächtiges Tool für Ihr gesamtes Contract Lifecycle Management (CLM). Verknüpfen Sie Ihre Verträge mit Personen, Organisationen, Vorgängen, Workflows, Projgrammen, Projekten, Gegenständen Ihres Inventars, Angeboten, Rechnungen oder anderen Verträgen.
Gesine Chatfield
Leitung Informationstechnologie, IQTIG, Berlin
"Das Vertragsmanagement-Modul mit seiner Erinnerungsfunktion hilft uns dabei, unsere Verträge und unsere Lizenzen zu verwalten. Es kann individuell eingestellt werden, ob und wie lange vor Ablauf einer Laufzeit eine Erinnerung erfolgen soll. Dadurch können wir abhängig von der notwendigen Vorlaufzeit für eine Beschaffung unterschiedliche Erinnerungsintervalle nutzen."
Dr. Ing. Klaus Dörnhöfer
Sachgebietsleiter IT, Klinikum Nürnberg
"Seit 2009 nutzen wir nun das Vertragsmanagement von Projektron BCS. Die automatischen Hinweise auf nötige Verlängerungen oder Kündigungstermine sowie die schnelle Verfügbarkeit der Vertragsmodalitäten, des eingescannten Vertragstexts, aber auch der Kontaktdaten der internen und externen Ansprechpartner hat zu einer wesentlichen Vereinfachung der Arbeit rund um die Verträge geführt."
Marcus Brandl
Stabstelle operative Unternehmensführung und -planung bei der it4logistics AG
Unsere Kunden sind international und viele unserer Mitarbeiter verbringen viel Zeit in den Unternehmen, die wir betreuen. Dank des mobilen Zugriffs auf BCS sind trotzdem alle relevanten Daten für sie verfügbar. In der mit dem jeweiligen Projekt verknüpften Dateiablage können relevante Dokumente einerseits zentral verwaltet werden, andererseits können unsere Mitarbeiter beim Kunden vor Ort auf wichtige Unterlagen unkompliziert zugreifen.
Fristen fest im Blick dank digitalem Vertragsmanagement mit BCS
Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen sowie eingescannte Vertragsdokumente können Sie mit Hilfe des Vertragsmanagement-Moduls schnell eintragen und komfortabel verwalten. Auf einen Blick sehen Sie alle anteiligen Kosten Ihrer laufenden Verträge und in welchem Status sich diese befinden.
Dank der automatischen Termin- und Fristenüberwachung entgeht Ihnen nichts mehr: Naht ein möglicher Kündigungstermin, informiert Projektron BCS auf Wunsch den fachlich Verantwortlichen per E-Mail oder Wiedervorlage und bittet um Stellungnahme. Mit einem Klick kann dieser die Feedbackfunktion aufrufen und direkt in Projektron BCS vermerken, wie mit dem Vertrag weiter verfahren werden soll.
Verlässlich in jeder Phase der Vertragslebenszyklus
Das Vertragsmanagement mit Projektron BCS bietet Ihnen weit mehr als bloße Ablage und Vertragsverwaltung, sondern unterstützt Sie aktiv bei
- Vertragsabwicklung,
- Vertragsanalyse und
- Vertragscontrolling
Von der Anbahnung eines Vertrags über die Vertragserstellung und Vertragsverhandlung, die Vertragsprüfung, Ihre individuellen Freigabeprozesse, die Unterzeichnung und die Erfüllung bis hin zur rechts- und revisionssicheren Archivierung: BCS unterstützt Sie funktionsmächtig in jeder Phase des Vertragslebenszyklus.
BCS Inventarverwaltung: Bleiben Sie Herr der Dinge
Mit der Inventarverwaltung in Projektron BCS verwalten Sie sämtliche Vermögenswerte Ihrer Organisation zentral, kompakt und übersichtlich. Vom Fuhrpark über IT-Ausstattung bis hin zu Produktionsmaschinen, Einrichtungsgegenständen oder Firmen-Smartphones mit zugehörigen SIM-Karten - dank der Inventarverwaltung in Projektron BCS behalten Sie stets den Überblick darüber
- welche Gegenstände in Ihrem Besitz sind,
- wer die Gegenstände seit wann und bis wann nutzt,
- wo sich die Gegenstände befinden und
- in welchem Zustand die Gegenstände sind.
Mit wenigen Klicks erstellen Sie neue Inventargegenstände mit sämtlichen relevanten Charakteristika, wie Seriennummer, Modellbezeichnung, Anschaffungsdatum, Eigentürmer oder einer Beschreibung. Ähnliche oder zusammengehörige Inventargegenstände organisieren Sie komfortabel in Inventar-Gruppen.
Für jeden einzelnen Inventargegenstand können Sie Verknüpfungen anlegen zu
- weiteren Inventargegenständen
- Verträgen
- Ressourcen
- Tickets
So können Sie beispielsweise ein Mobiltelefon in Beziehung setzen mit der zugehörigen SIM-Karte, Mobilfunk- und Versicherungsverträgen sowie Tickets, die verschiedene Handlungen mit dem Mobiltelefon betreffen (beispielsweise Einrichtung, Übergabe, Installation von Apps, Auftrag zur Reparatur).
Über die Kommentarfunktion können Ihre Mitarbeiter Kommentare zum Inventargegenstand hinterlassen oder Änderungen, beispielsweise auch Beschädigungen, vermerken. Die Historie jedes Gegenstandes lässt sich somit lückenlos nachverfolgen. Auch Rückfragen sind über die Kommentarfunktion an jedem Gegenstand möglich. Mit detaillierten Such- und Filterfunktionen finden Sie gezielt die Gegenstände, die Sie suchen, beispielsweise ein Fahrzeug aus dem Firmen-Fuhrpark, das zu einem bestimmten Zeitraum verfügbar ist.
Natürlich ist es auch möglich, Inventargegenstände in Terminkalendern, in der Aufwandsplanung oder Ressourcenplanung zu verwenden. Im Handumdrehen erstellen Sie eine verknüpfte Ressource zu einem Inventargegenstand. Diese Ressource können Sie Terminen zuordnen und somit zur Benutzung einplanen, beispielsweise ein PKW, den Sie für einen Messetermin beanspruchen.
Zugriffs- und Bearbeitungsrechte: Für jeden die passende Einstellung
Informationssicherheit und Datenschutz sind im Rahmen des Inventar- und Vertragsmanagements besonders wichtig und daher direkt in die Rechteverwaltung von Projektron BCS integriert. So können Sie für Dokumente und Verzeichnisse einfach und sicher festlegen, wer lesen, löschen oder aktualisieren darf.
Projektron BCS Inventar- und Vertragsmanagement: Ihre Vorteile und Möglichkeiten im Überblick
Vertragsgenerator mit Assistent: Verträge nach Ihren individuellen Anforderungen mit dem Vertragserstellungsassistenten erstellen
Verträge mit dem Workflowmanagement nahtlos in komplexe Arbeitsprozesse und Freigabeprozesse integrieren
Dokument-Upload Ihrer digitalisierten Vertragsdokumente per Drag-and-drop
Strukturierte Ablage Ihrer digitalisierten Vertragsdokumente dank integriertem Dokumentenmanagementsystem mit Dateiablage
Leichte Wiederauffindbarkeit und Dokumentation dank detaillierter Such- und Filterfunktionen inklusive Volltext- und Schlagwortsuche
Automatische Termin- und Fristenüberwachung mit Erinnerungsfunktion
Angebote, Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit Verträgen verknüpfen
Verträge über das Kundenmanagement (CRM) Partnern und Kontaktpersonen bei Dienstleistern oder Kunden zuordnen
Folge- oder Unterverträge zu einem Vertrag erzeugen
Automatische Versionierung und Vermeidung von Dubletten
Verträge in der Inventarverwaltung Gegenständen Ihres Inventars zuordnen
Verträge mit PSP-Elementen verknüpfen und Projektgruppen, Projekten oder Unterprojekten zuordnen
Vertragscontrolling effizient und umfassend inklusive Risikoüberwachung, Vertragserfüllungs- und Ausgabenanalyse
Inventarverwaltung: Welche Gegenstände sind in Ihrem Besitz, in welchem Zustand sind sie, wer nutzt sie von wann bis wann und wo sind sie aktuell
