Prozessmanagement (BPMN)
Automatisierung Ihrer Prozesse - zielorientiert, transparent und flexibel
Mit Projektron BCS automatisieren, steuern und optimieren Sie Ihre Prozesse rund um das Projektmanagement und Ihre interne Organisation softwaregestützt - mithilfe von systemgesteuerten Workflows und BPMN-Prozessen. Um Ihre Geschäftsprozesse und Workflows zu automatisieren, zu verschlanken und mittel- bis langfristig bessere Ergebnisse bei niedrigeren Kosten zu erzielen, bietet Ihnen BCS gleich zwei zentrale Funktionalitäten einer Prozessmanagement-Software: Systemgesteuerte Workflows und automatisierte Prozesse mit dem BPMN-Designer.
Prozessmanagement mit Workflows und BPMN 2.0 in Projektron BCS
➤ In Ihre Onboarding- und Einarbeitungsprozesse sind viele Abteilungen und Mitarbeitende involviert?
➤ Urlaubsanträge sollen sofort allen Verantwortlichen zur Freigabe vorliegen, egal ob im Büro oder Remote?
➤ Dienstreisen bedürfen, abhängig von den anfallenden Kosten, Freigaben verschiedener Akteure?
➤ Aus E-Mail-Anfragen sollen Kontakte im CRM generiert und dem Vertrieb zugespielt werden?
➤ Einkaufsprozesse von Inventargegenständen sollen in automatisch angelegten Assets mit zugehörigen Vertragsdokumenten enden?
Mit Ihrem individuell designten Prozess in BCS ist all das kein Problem!
Prozessmodellierung nach BPMN 2.0
Der BCS-Baustein "Workflows / BPMN" bietet Ihnen eine ganzheitliche Lösung zur Abbildung und Durchführung von BPMN-Workflows. Im integrierten und intuitiv per Drag-and-drop bedienbaren BPMN-Designer modellieren Sie die Prozesse nach BPMN 2.0 – der international anerkannten Spezifikationssprache für Geschäftsprozessmodelle.
Prozesse einfach definiert mit dem BPMN-Designer in BCS
Über die grafische Programmoberfläche im BPMN-Designer definieren Sie mit wenigen Klicks alle Aktivitäten, Elemente und Prozessrollen im Prozess inklusive der zugehörigen Prozessformulare und ordnen die beteiligten Personen und Personengruppen zu. Über die Kontext-Palette fügen Sie im Handumdrehen weitere (Swim-)Lanes zu Ihrem Prozess hinzu.
Mithilfe von Gateways lassen sich Entscheidungen modellieren, die als Abzweigungen im Prozess erscheinen, wobei anhand von Ihnen festgelegten Parametern ein Zweig gewählt wird. Damit sind nicht nur binäre Entscheidungen, beispielsweise ja-nein, sondern eine Vielzahl von Alternativen abbildbar:
Bei Ihrem Einkaufsprozess wird bei einem Betrag von weniger als 50 € keine, ab einem Betrag von 50 bis 200 € die Freigabe des Abteilungsleiters und bei über 200 € eine zusätzliche Freigabe des Geschäftsführers benötigt? Kein Problem! Über den Property Editor im Designer können Sie jedes beliebige BPMN-Element und Formulare in Ihrem Prozess kontextuell editieren.
Effizientere Zusammenarbeit und Aufgabenzuteilung mit BPMN-Prozessen in BCS
BPMN-Prozesse ermöglichen Ihnen eine transparente und klar definierte Aufgabenzuweisung in der Teamarbeit und in der Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen, Hierarchieebenen und Standorte hinweg. Sogar über Sprachgrenzen hinweg können Sie mit anderen Standorten in ein und demselben Prozess zusammenarbeiten, da der Prozess und all seine Aktivitäten und Elemente mehrsprachig darstellbar sind.
Wird Ihnen durch einen User Task eine Ausgabe zugewiesen, wird diese Ihnen auf Ihrem persönlichen Dashboard „Mein Bereich“ angezeigt. Optional können Sie auch eine E-Mail-Benachrichtigung verschicken lassen.
Jeder berechtigte Nutzer (Prozessrolle) einer Swimlane kann die Tasks und Events in der Lane übernehmen und ausführen. Die entsprechenden Berechtigungen definieren Sie über die Rechtezuteilung in BCS.
Personen mit der Nutzerlizenz „Prozessmanager“
- designen neue Prozesse und erstellen Prozessdefinitionen im BPMN-Designer,
- verwalten erstellte Prozesse,
- prüfen, welche Prozessinstanzen laufen und in welchem Prozessschritt sie sich befinden,
- steuern laufende Prozesse,
- brechen bei Bedarf laufende Prozesse ab (beispielsweise, wenn ein Prozess irrtümlich doppelt gestartet wurde),
- nehmen Prozessauswertungen und -optimierungen vor.
Einmal gespeichert, sind die Prozessmodelle sofort einsatzbereit. Mitarbeiter können definierte Prozesse mit nur einem Klick starten.
Ganz einfach lassen sich aus BPMN-Workflows über Service Tasks automatisiert beliebige BCS-Objekte erstellen:
- Termine
- Tickets
- Checklisten
- Wiedervorlagen
- Kommentare an Tickets
- E-Mails
Für Service Tasks wie automatisierten E-Mail-Versand oder Ticketkommentare können Sie vorab Textvorlagen im HTML-Format hinterlegen.
BPMN-Prozessmodelle: Beispiele
Typische Anwendungsfälle für BPMN-Prozesse sind
komplexe Prüfprozesse von Angeboten
Rechnungsworkflows
Beschaffungsprozesse
Freigabeprozesse mit Genehmigungsworkflow (Urlaubsantrag, Antrag auf Dienstreise, Homeoffice, Freizeitausgleich, Spesenrückerstattung u. v. m.)
On- und Offboarding-Prozesse
BPMN-Beispiel 1: Einkaufsprozess
Der Pool für den Einkaufsprozess umfasst drei Swimlanes, je eine für die die beteiligten Prozessrollen Abteilungsleiter, Einkäufer und Geschäftsführer. Je nach Preis sind Genehmigungen durch verschiedene Instanzen erforderlich. Ein Exclusive Gateway bestimmt, in welcher Swimlane der Prozess, abhängig vom Einkaufspreis weitergeführt wird. Der Prozess kann in drei verschiedenen End Events enden. Die User Tasks, die die Reaktion eines Nutzers erfordern, sind mit dem Personen-Icon gekennzeichnet. Die Service Tasks, markiert mit dem Zahnrad, finden automatisiert statt und lassen sich im Sinne der Übersichtlichkeit auch ausgegraut darstellen. Mit Anmerkungen wie „Freigabe?“ haben Sie die Möglichkeit, Erläuterungen für die Endanwender einzufügen.
BPMN-Beispiel 2: Weiterbildungsantrag
Am Weiterbildungsantrag sind die Prozessrollen Antragssteller, Teamleiter des Beantragenden und Personalmanagement beteiligt. Dem Teamleiter obliegt es, den Antrag zu beurteilen. Lehnt er ihn ab oder stimmt binnen einer definierbaren Frist (Timer Boundary Event) nicht zu, erfolgt letztlich eine automatisierte Absage an den Antragssteller. Wird der Antrag durch den Teamleiter positiv beurteilt, sorgt ein Exclusive Gateway dafür, dass sich der Prozess in die Swimlane des Personalmanagements verlagert, welches die Weiterbildung organisieren muss.
BPMN-Beispiel 3: Dienstreiseantrag
Am Prozess Dienstreiseantrag sind drei Prozessrollen beteiligt: Antragssteller, Abteilungsleiter und Geschäftsführer. Nach dem Start Event, das der Antragssteller mit seinem Antrag initiiert, obliegt es zunächst dem Abteilungsleiter, den Antrag zu prüfen. Je nach Kosten für die Dienstreise ist eine weitere Prüfung durch den Geschäftsführer erforderlich. Wird der Dienstreiseantrag zuerst vom Abteilungsleiter und in der Folge vom Geschäftsführer genehmigt, ergeht eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung an den Antragssteller. Dieser erhält nun den finalen User Task zu entscheiden, ob er die Dienstreise antreten möchte oder ob er sie absagt.
BPMN-Beispiel 4: Antrag auf mobiles Arbeiten
Am Prozess zur Beantragung eines Homeoffice-Termins sind sind zwei Prozessrollen beteiligt: der Antragssteller (Mitarbeiter) und der Abteilungsleiter. Der Prozess startet, sobald der Mitarbeiter den Antrag einreicht, indem er den Prozess startet. Ist das zuvor bestimmte Budget ausreichend, wird der Antrag automatisch genehmigt, ohne dass eine Prüfung durch den Abteilungsleiter erforderlich ist. Sollte das Budget jedoch nicht ausreichen, muss der zuständige Abteilungsleiter zunächst automatisch bestimmt werden. Er bekommt den Antragsprozess dann unter seinen Prozessaufgaben angezeigt und kann in den Antrag prüfen und mit einem Klick darüber entscheiden.
Verbesserung ist ein Prozess: BPMN-Prozesse auswerten und optimieren
Nach Abschluss des Prozesses kann der Prozessmanager den Prozess auswerten, um Optimierungsbedarf zu identifizieren. So kann er z. B. analysieren, wie schnell Urlaubsanträge genehmigt werden.
An der Prozessinstanz können Sie die Prozesshistorie einsehen. In ihr finden Sie den Bearbeitungsverlauf einer Prozessinstanz in chronologischer Reihenfolge mit Bearbeitungszeitpunkt und zuletzt verantwortlicher Person. Auch innerhalb des Prozesses versendete E-Mails werden protokolliert. So können Sie nachvollziehen, welcher Benutzer welche Eingaben an einer Prozessaufgabe getätigt hat.
Sofern Sie die Prozessvariablen als Projektron BCS-Attribute definiert haben, können Sie diese Daten analog zum herkömmlichen Projektcontrolling später über Projektron BCS auswerten. So können Sie beispielsweise alle Tickets, die im Rahmen eines Prozesses erzeugt wurden, einsehen und Bearbeitungsdauer oder Kosten analysieren.
Ralf Alker
Senior Consultant, infinit.cx Group
"Ich bin begeistert vom BPMN-Modul in BCS, da es mir erlaubt, mittels User Task, Scripts und Gateways völlig frei eigene Abfragen und Abläufe zu implementieren. Im BPMN-Prozess kann ich neue Objekte oder an bestehenden Objekten weitere referenzierte Datenobjekte erstellen. Auch Loader in BPMN schätze ich sehr, da mit ihnen die Möglichkeit besteht, auch komplexere Daten aus der Datenbank zu lesen. Wir haben mit dem BPMN-Designer in BCS beispielsweise einen komplexen Bestellgenehmigungsprozess modelliert und implementiert, der zu einer Projektaufgabe den Kostenstellenverantwortlichen ermittelt. Nachdem die Bestellanfrage erfasst wurde, wird sie einer Gruppe von PrüferInnen vorgelegt, um anschließend betragsabhängig ggf. zweistufig genehmigt zu werden. Abschließend wird eine Bestellung per E-Mail für den Lieferanten erzeugt und ein Timer gestartet, der den Prozess für etwaige Anpassungen eine Weile offen hält."
David Rosenau
Head of Solution Consulting/SAP Senior Consultant, Mercoline GmbH
"Sobald in BCS die grafische Oberfläche zur Verfügung stand, begannen wir, die BPMN-Funktionen aktiv zu nutzen. Angesichts der beginnenden Corona-Pandemie, als mobiles Arbeiten für unser Team zur Notwendigkeit wurde, haben uns diese Funktionalitäten sehr geholfen, unsere Abläufe und Prozesse zu digitalisieren. Sehr schnell gelang es uns so, unseren Rechnungsworkflow und Freigabeprozesse in BCS digital abzubilden. Papierrechnungen, die im Büro ankamen, konnten so digitalisiert und verschiedenen Kostenstellenverantwortlichen zur Prüfung und Freigabe vorgelegt werden, ohne dass sie vor Ort sein mussten."
Ralf Junge
Leitung PMO, Sandstein Neue Medien
"Seit einiger Zeit machen wir uns mit den Möglichkeiten des BPMN-Prozessdesigners in BCS vertraut. Unsere internen Management-und Supportprozesse wollen wir so weit wie möglich automatisieren. Im ersten Schritt wagten wir uns an unseren Prozess „Anfrage und Ausschreibung sichten“: Geht eine Anfrage eines Interessenten bei einem unserer Mitarbeitenden ein – sei es im Vertrieb, bei der Teamassistenz, bei der Geschäftsführung, im Support oder bei einem Projektleitenden – oder entdeckt jemand einen aussichtsreichen Lead, generiert BCS automatisch einen neuen Interessenten im Bereich „Extern“ mit allen bisher vorhandenen Informationen und gegebenenfalls vorhandenen Dokumenten, legt ein Ticket an und weist es einem passenden Bearbeiter im Vertrieb zu. Dieser kann dann entscheiden, ob es sich lohnt, die Anfrage oder den Lead weiterzuverfolgen."
Raphael Becker
Teamleiter Ordermanagement & Billing, AM GmbH
"Das Onboarding neuer Mitarbeiter findet bei uns als BPMN-gesteuerter Prozess statt, bei dem alle relevanten Abteilungen und Stellen involviert sind. Im Zuge des Prozesses werden automatisch alle relevanten Informationen direkt in der Software an den unterschiedlichen Objekten hinterlegt. Wir können uns darauf verlassen, dass an alles gedacht wird. Neue Gesichter sind vom ersten Arbeitstag an in unserem Unternehmen gut betreut und finden alles vor, was sie brauchen, um anzukommen."
Systemgesteuerte Workflows und Checklisten
Mithilfe von systemgesteuerten Workflows definieren Sie direkt in Projektron BCS einzelne Workflow-Schritte – inklusive Bearbeitungsreihenfolge, Reaktions- und Zielzeiten – und ordnen Ihre Mitarbeiter zu. Sind Sie im Workflow als Bearbeiter an der Reihe, informiert Sie Projektron BCS automatisch darüber, was zu tun ist und wie lange Sie dafür Zeit haben. Ob die Zeit drängt, erkennen Sie sofort anhand der Ampelfunktion.
Das Team im Flow dank Workflows und Checklisten
Jeder Mitarbeiter kann sich seine Workflows und seine offenen Checklisteneinträge auf seinem persönlichen Dashboard „Mein Bereich“ anzeigen lassen. Nach getaner Arbeit wird der nächste Mitarbeiter entsprechend in seinem persönlichen Dashboard in BCS informiert – gerne auch per E-Mail.
- Sie arbeiten in Teams? Ordnen Sie den Workflows statt einzelnen Bearbeitern wahlweise einfach Personengruppen zu!
- Es gibt wieder etwas mehr zu tun? Hängen Sie einem Workflowschritt beliebig viele Checklistenpunkte an, um ihn weiter aufzuteilen und um Aufgaben und Bearbeiter zu spezifizieren!
- Der Workflow stockte an der ein oder anderen Stelle? Optimieren Sie Ihren Workflow für wiederkehrende Abläufe und speichern den Prozess als Vorlage ab.
Prozesssteuerung einfach und flexibel
Workflows in BCS bieten Ihnen ein einfaches und flexibles Tool, um Ihre Prozesse rund um das Projektgeschäft softwaregestützt zu steuern. Bei der Projektron GmbH bilden wir aber auch zahlreiche interne Geschäftsprozesse mit systemgesteuerten Workflows und Checklisten in BCS ab:
- Einstellungs- und Ausstellungsprozesse (On- und Offboarding) im Personalmanagement
- Messeorganisation, Veranstaltungsorganisation und Event-Marketing
- Produktmanagement-, Produktmarketing-, Dokumentations- und Vertriebsmaterialien-Aktualisierung im Release-Zyklus
- Auftragsabwicklung
- Einkaufsprozesse
- Rechnungsprüfung
- ... und viele mehr!
Jeder Mitarbeiter weiß sofort, wann und bis wann er genau was zu tun hat und zu welchem Ziel er damit beiträgt. So koordinieren Sie effektiv und effizient Ihre Teamarbeit, sorgen für transparente Prozesse und Entscheidungen und schaffen die Grundlage, Ihre Prozesse kontinuierlich analysieren und optimieren zu können.
Christian Otto Grötsch
Geschäftsführer, dotSource GmbH
"Als neue Funktionalität nutzt die Firma Workflows in Verbindung mit Checklisten zur Leistungsabrechnung. Dazu laden sich die Projektmanager eine Standardvorlage für einen Abrechnungsworkflow mit Checklisten in ihr abzurechnendes Projekt oder Unterprojekt und befüllen diese anschließend mit allen relevanten Daten zur Abrechnung (...). Ist die Rechnungsstellung vom verantwortlichen Projektmanager freigegeben, wird der Workflow über einen Statuswechsel der Finanzabteilung zugewiesen, welche die Rechnung im System ablegt. Abschließend wird die Rechnung im BCS erstellt und an den Kunden gesendet."
