Rechnungsstellung

Ab dem 1. Januar 2025 wird es für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich verpflichtend sein, elektronische Eingangsrechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Das PDF-Format zählt nicht als E-Rechnung. E-Rechnungen bieten den Vorteil, dass die manuelle Dateneingabe entfällt, was nicht nur Zeit spart, sondern auch Fehler minimiert. Um der gesetzlichen Vorgabe zu entsprechen, sollten Unternehmen jetzt schnellstmöglich auf ein System setzen, das diese Anforderungen erfüllt.

Projektron BCS wird umfassend erweitert, um Ihnen eine reibungslose Umstellung auf die E-Rechnungspflicht zu ermöglichen. Wir konzentrieren uns bei der Integration in BCS mit Version 24.4 zunächst auf die etablierten elektronischen Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD. Die neuen Features in Projektron BCS bieten Ihnen zahlreiche Vorteile bei der Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen:

Wenn Sie per Mail eine E-Rechnung erhalten und auf einem Fileserver oder in einem Dokumentenmanagementsystem ablegen, wird BCS in der Lage sein

1. die Rechnungsdatei im XML-Format in einem Dialog hochzuladen
    
2. zu validieren, ob die eingegangene Rechnung der EN16931 entspricht, sodass nur korrekte XML-Dateien importiert werden
    
3. eine Eingangsrechnung anzulegen
    
4. pro Rechnungsposition des XML eine Sachkostenposition an der Eingangsrechnung anzulegen und mit den Attributen aus dem XML zu befüllen
    
5. die XML-Datei und ggf. PDF in der BCS-Dateiablage änderungsgeschützt abzulegen und zu verwahren
    
6. eine Visualisierung der XML-Datei zu erstellen
    

Attribute, die BCS nicht vorsieht, werden nicht eingelesen und es ergeht ein entsprechender Hinweis.

Möchten Sie die Daten, die auf diese Weise in BCS als Eingangsrechnung angelegt wurden, in einem Buchhaltungsprogramm wie beispielswiese DATEV weiterverarbeiten, stellen Sie bitte rechtzeitig sicher, dass Sie über eine Schnittstelle zwischen BCS und Ihrem Buchhaltungssystem verfügen.

In Planung ist bereits ein BPMN-basierter Genehmigungsworkflow, der eine effiziente Freigabe der Rechnungen ermöglicht. Dieser wird für klare Prozesse und schnellere Durchlaufzeiten sorgen. Eine Dublettenprüfung wird verhindern, dass Rechnungen mehrfach erfasst werden. Während der Übergangszeit können auch PDF-Rechnungen verarbeitet werden, was Flexibilität bei der Umstellung garantiert. Projektron BCS unterstützt Sie dabei, die neuen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig Ihre internen Abläufe zu optimieren.

Von der Projektarbeit zur Rechnungsstellung gelingt mit Projektron BCS ein nahtloser Übergang. Dank integrierter Zeiterfassung buchen Mitarbeiter Zeiten und Aufwände Ihrer Arbeit direkt auf ein Ticket oder eine Aufgabe und damit auf ein Projekt. Die präzise Erfassung der Aufwände Stunde um Stunde ermöglicht es, die Art der erbrachten Leistung detailliert nachzuverfolgen und somit eine genaue Grundlage für die Projektabrechnung zu schaffen. Als Projektmanager können Sie zentral alle Buchungen für Ihr Projekt prüfen und die erbrachte Leistung für die Abrechnung freigeben.

Ob verwendete Materialien, externe Kosten, verkaufte Artikel oder Reisekosten: Auch alle weiteren Projektaufwendungen fügt Projektron BCS auf Wunsch der Rechnung hinzu und ermöglicht so eine vollständige und präzise Rechnungsstellung. Im Angebot ausgehandelte Rabatte werden bei der Rechnungsstellung gesondert ausgewiesen. Selbstverständlich können Sie auch Gutschriften erstellen – sowohl für komplette Rechnungen als auch für einzelne Rechnungspositionen.

Arbeiten Sie mit Standarddienstleistungen oder Standardsachleistungen, können Sie diese als Artikel in Projektron BCS speichern und in Ihr Projekt übernehmen. In Kombination mit der Angebotserstellung lassen sich an Artikelarten auch intervallspezifische Gebühren einrichten, beispielsweise um eine Updategebühr abzubilden.

Standardverkaufspreise und Staffelpreise für Artikel lassen sich projektspezifisch anpassen und entsprechend fakturieren. Sollen die geleisteten Stunden Ihrer Mitarbeiter anteilig in die Rechnung einfließen, legen Sie dies mithilfe von projektspezifischen Abrechnungsfaktoren einfach fest. Haben Sie mit Ihrem Kunden im Auftrag einen Festpreis für ein gesamtes Projekt oder Teilprojekt vereinbart, lässt sich dieser genauso einfach in Rechnung stellen.

Ob manuell oder automatisch: Projektron BCS macht Fakturieren einfach. Möchten Sie Rechnungen oder Gutschriften erstellen, begleitet Sie ein Assistent Schritt für Schritt durch den Prozess. Arbeiten Sie mit Rechnungsvorlagen, um nur einmalig Ihre Kontaktdaten, Zahlungsmodalitäten, Standardformulierungen und Ihr Logo zu hinterlegen und danach beliebig wiederverwenden zu können.

Der innovative Rechnungsgenerator nimmt Ihnen viele Aufgaben ab: Ob Gesamtrechnung, Teilrechnungen, Anzahlungsrechnungen oder Schlussrechnung: Im monatlichen Durchlauf werden über alle Projekte hinweg fakturierbare Beträge in provisorischen Rechnungen zusammengestellt. Vor allem regelmäßige Rechnungen, zum Beispiel Wartungsverträge, werden Sie so effizient automatisieren.

Projektron BCS bietet individuelle Lösungen für Ihr Rechnungsmanagement, die sich flexibel anpassen lassen. Gestalten Sie das Design Ihrer Rechnungen direkt in der Software, integrieren Sie Ihr Logo und erstellen Sie individuelle Kopf- und Fußzeilen. Der integrierte Editor ermöglicht eine einfache Formatierung der Textvorlagen.

Die Flexibilität von Projektron BCS geht über das Rechnungsdesign hinaus. Exportieren Sie Ihre Daten nach der Fakturierung und verarbeiten Sie sie nahtlos in anderen Systemen wie SAP. Runden Sie Ihr Fakturierungserlebnis mit einem individuell konfigurierten Mahnwesen ab, um Ihre Finanzprozesse zu optimieren. Starten Sie jetzt mit Projektron BCS und erleben Sie eine effiziente, anpassbare und komfortable Software für Projektabrechnung.

Nehmen Sie Ihren Rechnungsversand direkt in BCS vor! Ob eine einzelne Rechnung oder die ganze Rechnungsliste: Auf Wunsch erstellt Projektron BCS die zugehörige E-Mail mit vorgefertigtem Anschreiben, fügt die Rechnung sowie zugehörige Stunden- und Spesennachweise als PDF-Dateien hinzu und übernimmt die E-Mail-Adresse Ihres Kunden aus dem Kundenmanagement (CRM). Selbstverständlich können Sie das Anschreiben individuell anpassen und bei Bedarf weitere Dateien anhängen.

Überschreiten Kunden das festgelegte Zahlungsziel, sehen Sie die offenen Posten in Ihrer Rechnungsliste mit der Einstellung "Mahnlauf". Dort legen Sie Ihre Mahnaktionen fest: Führen Sie die Mahnaktion "Schriftliche Mahnung erstellen" oder "Letzte schriftliche Mahnung erstellen" an der Rechnung durch, wird automatisch ein entsprechendes PDF-Dokument generiert und der Status der Rechnung angepasst. Außerdem können Sie sich die PDF-Dokumente in einem zuvor festgelegten Ordner automatisch ablegen lassen – von dort können Sie beispielsweise die gesammelten Mahnungen ausdrucken und versenden.

Skonto-Regelung bei Rechnungen: Zahlungsnachlässe für Ihre Kunden

In welcher Frist und in welcher Höhe Sie Skonto auf Rechnungen gewähren, können Sie in den Zahlungskonditionen an der Rechnung genau festlegen. Anhand von Zahlungszeiten, Zahlbetrag und Ampeln sehen Sie sofort, welche Zahlungen innerhalb des Zahlungsziels für den Skonto-Abzug geleistet wurden. Setzen Sie aktiv den Bezahlungsstatus, können Sie unterscheiden, welche Rechnungen unter Skonto beglichen wurden und bei welchen Sie einen verspäteten Zahlungseingang unter Skonto-Abzug auf Kulanz gewähren.

Flexible Währungswahl: In Euro geplant, in Dollar abgerechnet

Sie haben Geschäftspartner im Ausland und wollen Ihre Projekte in deren Währungen abwickeln? Ob Dollar, Schweizer Franken oder Chinesische Yuan Renminbi: In Projektron BCS legen Sie beliebige Währungen an und können diese für Rechnungen an internationale Kunden verwenden. Zur Kontrolle der Projektkosten im Rahmen des Projektcontrolling steht Ihnen die Hauswährung selbstverständlich nach wie vor zur Verfügung. Anpassen können Sie darüber hinaus auch den Umsatzsteuersatz und die Sprache der Rechnung. Mit Projektron BCS sind Sie für internationale Projektabrechnung ideal gerüstet.

Mit Projektron BCS erstellen und verwalten Sie Gutschriften unkompliziert und flexibel, wodurch Sie finanzielle Prozesse besser steuern. Egal ob für Provisionszahlungen, Rückerstattungen oder Korrekturen – Sie können Gutschriften mit wenigen Klicks erstellen und den kompletten Prozess von der Erfassung bis zur Abwicklung übersichtlich gestalten. Die klare Zuordnung von Gutschriften zu einzelnen Projekten oder Dienstleistern sorgt für Transparenz und eine nahtlose Integration in Ihr Abrechnungswesen.

Gerade in Unternehmen, die häufig mit externen Partnern arbeiten, profitieren Sie von der Automatisierung und der effizienten Abwicklung. Mit der Gutschriftenfunktion in BCS optimieren Sie Ihre Buchhaltung, indem Sie sicherstellen, dass alle Transaktionen präzise erfasst werden und keine Abrechnung übersehen wird. Sie reduzieren manuelle Eingriffe und minimieren so Fehler. Dadurch sparen Sie Zeit und können sich auf das Wesentliche konzentrieren – die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Projekte und die Pflege wertvoller Partnerschaften.

Projektron BCS bietet Ihnen dabei die volle Kontrolle und Flexibilität: Passen Sie den Gutschriftenprozess individuell an Ihre Anforderungen an und stellen Sie sicher, dass alle beteiligten Parteien stets aktuell und korrekt abgerechnet werden. So maximieren Sie Effizienz und Transparenz in Ihrer Finanzverwaltung.

Unser BCS-Baustein für konzerninterne Verrechnung ist die Antwort auf die Herausforderungen komplexer Konzernstrukturen. Die Begriffe konzerninterne Verrechnung oder Intercompany-Abrechnung beschreiben die Abwicklung von finanziellen Transaktionen zwischen verschiedenen Unternehmen innerhalb desselben Konzerns. Erleichtern Sie sich die Abrechnung von Dienstleistungen, optimieren Sie Ihre Prozesse für buchungskreisübergreifende Geschäftsabwicklung und schaffen Sie die Grundlage für eine transparente und erfolgreiche Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmensnetzwerk mit Projektron BCS.

Die konzerninterne Verrechnung wird in Projektron BCS mit Lieferanten-Gutschriften durchgeführt. Durch die einmalige Einrichtung von Buchungskreisen und klaren Zuordnungen ermöglicht die Software die transparente Verrechnung von internen Personalkosten. Dies ist besonders relevant, wenn Mitarbeiter unterschiedlicher Unternehmen an konzerninternen Projekten beteiligt sind. Die unterstützende Gesellschaft fungiert dabei als interner Lieferant, und es entstehen interne Personalkosten, die nicht mit dem üblichen internen Satz berechnet werden.

Projektron BCS erlaubt die Vergabe von Verrechnungssätzen für Funktionen, mit denen die internen Personalkosten verrechnet werden. Die Unterscheidung zwischen Gesellschaften erfolgt durch die Verwendung von Buchungskreisen.

Projektron BCS bietet hiermit eine maßgeschneiderte Lösung für Unternehmen, die Projekte mit mehreren rechtlich eigenständigen Gesellschaften durchführen, indem es eine klare und transparente interne Verrechnung von Dienstleistungen zwischen Gesellschaften ermöglicht.