Teamarbeit

Sie kommen ins Büro und möchten sofort wissen, was heute auf Sie zukommt?

	Termine
	Wiedervorlagen
	Wichtige Aufgaben
	Workflowschritte
	Prozessaufgaben
	Checklisteneinträge
	Zu bearbeitende Tickets
	Rückfragen an Tickets von anderen Mitarbeitern oder Kunden

All diese Informationen erfassen Sie direkt, nachdem Sie sich in BCS eingeloggt haben, auf einen Blick. Ihr persönlicher Überblick „Mein Bereich“ ist Ihr persönliches und individuelles Dashboard in BCS: Er bietet Ihnen zahlreiche Informationen, die Sie bedarfsgerecht einblenden und per Drag-and-Drop anordnen können. Als Begrüßungsseite in Projektron BCS eingestellt, sorgt der Persönliche Überblick dafür, dass Sie mit einem guten Gefühl in den neuen Arbeitstag starten, Ihre Produktivität voll entfalten und Ihren Büroalltag gelassen meistern.

Über Anrufe und Termine werden Sie außerdem mittels Pop-up-Benachrichtigung informiert, auch wenn Sie gerade nicht in Projektron BCS arbeiten. Profitieren Sie außerdem von den Sofortbenachrichtigungen, die Sie direkt in der Software informieren, beispielsweise, wenn ein Termin am aktuellen Tag verschoben wurde oder wenn es einen neuen Ticketkommentar an einem Projekt gibt, welches Sie abonniert haben.

Zur Präsentation Ihrer Inhalte im Meeting führt Sie der Präsentationsmodus stilsicher und leicht bedienbar durch die Agenda. In der Agenda eines Termins öffnet er sich in einem Overlay und leitet alle Teilnehmer Schritt für Schritt durch die Agenda. Ergebnisse zu jedem besprochenen Punkt halten Sie direkt in einem Eingabefenster transparent für alle Beteiligten fest. Ein Timer erinnert Vortragende optisch und akustisch daran, das eingeplante Zeitfenster einzuhalten.

Blieb am Ende der ein oder andere Agendapunkt offen? Wenn Sie nun einen Termin kopieren, werden die offenen Agendapunkte gleich mitkopiert. Sie möchten einen Agendapunkt vertagen? Auch das ist nun direkt aus dem Präsentationsmodus problemlos möglich. Damit keine Idee verloren wird, keine Aufgabe unbearbeitet bleibt und jeder Teilnehmer seine Verantwortlichkeiten kennt, können Sie während der Präsentation zu jedem Agendapunkt flexibel und direkt zugehörige BCS-Objekte erstellen:

	Folgetermine
	Wiedervorlagen
	Tickets

Systemgesteuerte Workflows und BPMN-Prozesse ermöglichen Ihnen eine transparente und klar definierte Aufgabenzuweisung in der Teamarbeit und in der Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen, Hierarchieebenen und Standorte hinweg.

Sogar über Sprachgrenzen hinweg können Sie mit anderen Standorten und Abteilungen in Ihrem Unternehmen in ein und demselben Prozess zusammenarbeiten, da der Prozess und all seine Aktivitäten und Elemente mehrsprachig darstellbar sind. Jeder Mitarbeiter kann sich seine Workflows und seine offenen Checklisteneinträge, für die er als Bearbeiter vorgesehen ist, auf seinem persönlichen Dashboard „Mein Bereich“ anzeigen lassen. Nach getaner Arbeit wird der nächste Mitarbeiter entsprechend in seinem persönlichen Dashboard in BCS informiert – wahlweise zusätzlich auch per E-Mail.

Ob Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Polnisch, Chinesisch, Tschechisch oder Ungarisch – die zehn Sprachversionen von Projektron BCS sorgen für mehr Komfort in internationalen Projekten. Sind die Sprachversionen aktiviert, kann jeder Benutzer mit wenigen Klicks seine bevorzugte Sprache wählen. BCS erleichtert die internationale Zusammenarbeit durch automatische Übersetzungen.

Dank der Vielzahl verfügbarer Sprachen erhalten alle Beteiligten die Informationen in ihrer bevorzugten Sprache angezeigt.

Damit Projektplanung, Projektvorbereitung und Projektkommunikation bereits von Projektbeginn an gemeinsam ablaufen, kommt der Projektmanagement-Software eine zentrale Rolle zu: Sie ist nicht nur ein Werkzeug zur Planung des Projekts und zur Projektsteuerung, sondern gleichzeitig auch das Tool, das die gesamte Projektkommunikation unter allen Projektbeteiligten abbildet und eine Plattform für die effektive Zusammenarbeit mit allen notwendigen Collaboration Tools bereitstellt.

Projektkommunikations- und Kollaborationstools spielen eine entscheidende Rolle in der effizienten Zusammenarbeit von Teams. Hier sind einige Schlüsselfunktionen von Projektron BCS, die die Teamarbeit und Kollaboration in den Vordergrund stellen:

	Verlaufsprotokoll Im Zentrum der Projektkommunikation steht das Verlaufsprotokoll, in dem Projektleiter und Teammitglieder alle relevanten Informationen chronologisch festhalten. Ob Absprachen mit Kunden oder Besprechungsinhalte – hier werden alle wichtigen Details für den Projekterfolg dokumentiert.
	Kontakthistorie mit E-Mail- und Anrufsprotokoll sowie Gesprächsmemos Das CRM-Modul in BCS speichert nicht nur E-Mails und Anrufe, sondern ermöglicht auch das Hinterlegen von Gesprächsmemos direkt am betreffenden Kontakt. So werden Kommunikation und Projektdetails miteinander verknüpft und jeder Bearbeiter kann den Kommunikationsverlauf lückenlos nachvollziehen.
	Ticketsystem zur Aufgabenverteilung BCS stellt über das integrierte Ticketsystem Projekttickets bereit, um spontane Tätigkeiten, Anfragen oder Änderungen festzuhalten und mit Planwerten zu versehen. Die Kommunikation der Ticketbearbeiter und die Arbeitszeiterfassung fließen nahtlos in das Gesamtprojekt ein. Auf dem Kanban-Board sehen Sie auf einen Blick, mit welchen Tickets Ihre Mitarbeiter gerade beschäftigt sind und in welchem Bearbeitungsstatus sich diese befinden.
	Wiedervorlagen Mit Projektron BCS-Wiedervorlagen lassen sich virtuelle Erinnerungshilfen für anstehende Aktivitäten oder Aufgaben erstellen. Diese zeigt Projektron BCS genau dann, wenn es an der Zeit ist, sie zu erledigen. So haben Sie den Kopf frei für die Dinge, die aktuell anstehen. Auch das Delegieren von Aufgaben an andere ist über Wiedervorlagen möglich: Per Mausklick versenden Sie an Ihren Kollegen eine E-Mail-Benachrichtigung, so dass er über die neu erstellte Wiedervorlage sofort informiert wird.
	Kurznachrichtenfunktion (Chat) Die einfache Benutzernachrichtenfunktion ermöglicht es, Nachrichten direkt in Projektron BCS zu senden, wodurch die Kommunikation im Team erleichtert wird. Dabei kann die Nachricht entweder an eine Person oder an mehrere Personen geschickt werden, und es kann bei Bedarf ein Kontextbezug angegeben werden, beispielsweise ein Ticket. So können Sie vom Ticket aus eine Direktnachricht an Ihr Projektteam schicken, wodurch der Bezug unmittelbar ersichtlich wird.
	Benachrichtigungsfunktion Veränderungen in Terminen oder Aufgaben werden sofort per Benachrichtigung in BCS und optional per E-Mail an betroffene Projektbeteiligte kommuniziert.
	Projektzeitplan Der Projektplan als Gantt-Diagramm bietet einen Gesamtüberblick über den zeitlichen Verlauf Ihrer Projekte. Die Ressourcenauslastung und -vorschau für jeden Projektbeteiligten sind optional sichtbar. Auf diese Weise ist das Management in der Lage, Engpässe frühzeitig zu erkennen und den Plan so anzupassen, dass kein Team überlastet oder unterlastet wird und alle Ressourcen zur fristgerechten Erledigung von Aufgaben zur Stelle sind.
	Dokumentenablage mit Versionierung Dokumente und Dateien können Sie direkt an Aufgaben oder Terminen hochladen, wobei eine einheitliche und sichere Ablagestruktur im BCS-Dokumentenmanagement das Wiederfinden erleichtert. Die Versionierung und der Zugriff auf die aktuelle Dokumentenversion fördern die Zusammenarbeit im Team.
	Stellvertreterregelung Die detaillierte Rechteverwaltung in Projektron BCS erlaubt auch eine temporäre Rechtevergabe: Ernennen Sie einen Stellvertreter für einen bestimmten Zeitraum, erhält dieser die notwendigen Bearbeitungsrechte und Ansichtsrechte, um die Aufgaben eines anderen Teammitglieds zu übernehmen, während dieses abwesend ist. Mit den Stellvertretungsterminen in Projektron BCS haben Nutzer die Möglichkeit Ihre Vertretung einfach eigenständig zu organisieren und einen Stellvertreter zu benennen.