Ticketsystem

Übertragene Informationen

Zwischen dem externen Supportportal und dem internen Projektron BCS werden Daten in beide Richtungen übertragen – allerdings nicht alle. So landen beispielsweise auf dem externen Supportportal lediglich Daten, die Ihre Kunden sehen dürfen, während Sie im internen Projektron BCS alle Informationen sehen, die Sie zum Bearbeiten eines Tickets benötigen.

Auch der Austausch von Dateien ist möglich: An Tickets im internen Projektron BCS wird zusätzlich die zugehörige Dateiablage des Supportportals angezeigt. So sehen Sie sowohl externe als auch interne Dateien in einer Ansicht und können die Dateien bei Bedarf verschieben oder kopieren.

Kompatibilitätsprüfung

Ob im internen Projektron BCS oder auf dem externen Supportportal: Nehmen Sie Änderungen am Datenmodell vor, prüft dies Projektron BCS automatisch. Sind die Datenmodelle der beiden Systeme nicht miteinander kompatibel, werden Sie gewarnt.

Lizenzen

Für Ihre Kunden sowie für Ihre Mitarbeiter benötigen Sie jeweils spezielle tagesgebundene Synchronisationslizenzen. Lizenziert wird nach der Kundenanzahl und der Mitarbeiteranzahl. Ein vollständiger Zugang zur Administration des Systems ist kostenlos enthalten.

Von Kundenanfrage zu Projektaufgabe mit einem Klick

Wird ein Ticket zu umfangreich oder arbeitsintensiv, können Sie es mit einem Klick in eine Projektaufgabe umwandeln: Alle wichtigen Ticket-Daten wie Betreff, Beschreibung und bisher gebuchte Bearbeitungszeiten übernimmt Projektron BCS automatisch und stellt darüber hinaus die volle Funktionalität einer Projektaufgabe zur Verfügung, die Sie im Zuge der Projektabwicklung nutzen können.

Ob Sie Änderungsanträge am Projekt stellen, eine Offene-Punkte-Liste führen oder internen Dienstleistungen abwickeln wollen: Auch für den unternehmensinternen Gebrauch bietet das Projektron BCS-Ticketsystem vielfältige Verwendungsmöglichkeiten und sorgt für eine klare Arbeitsorganisation und einen schnellen und reibungslosen Bearbeitungsablauf.

Abteilungs- und standortübergreifend können Ihre Mitarbeiter am Ticket zusammenarbeiten, kommunizieren, Arbeitsschritte und Zeiten dokumentieren, Rückfragen an andere Teammitglieder stellen und Dokumente hinterlegen. Das Ticketsystem ist somit ein glexibles und wirklungsvolles Kollaborationstool.

Einfache Ticketzuordnung - Schnelles Bearbeiten

Dank Zuweisung von Ticketart und Priorität ist eine schnelle Differenzierung von Tickets und die Weiterleitung an den zuständigen Spezialisten deines Teams möglich – gleich nach dem Eingang. So verkürzen sich die Bearbeitungszeiten und das Problem wird schneller und besser gelöst – zur Zufriedenheit Ihrer Kunden.

Sowohl in der Darstellung als Ticketliste als auch in der Darstellung Ihrer Tickets als Karten auf dem individualisierbaren Kanban-Board sehen Sie immer die Priorität eines Tickets. So weiß jeder Benutzer und Bearbeiter auf einen Blick, welches Ticket er als nächstes bearbeiten muss.

E-Mail-Benachrichtigung mit Ticketkommentarfunktion – auf dem Laufenden

Ob ein neuer Kommentar eingefügt, der Bearbeitungsstatus geändert oder relevante Dateien hochgeladen wurden: Über Änderungen am Ticket informiert Projektron BCS Ihre Kunden automatisch per E-Mail. Antworten Sie auf eine Ticketbenachrichtigung in Ihrem E-Mail-Programm, importiert Projektron BCS Ihren Kommentar und ordnet diesen dem passenden Ticket zu. Zusätzlich werden angehängte Dateien direkt in der Dateiablage abgelegt und entweder in den Stammdaten oder direkt am jeweiligen Ticketkommentar angezeigt.

Kommunikationsverlauf dokumentieren, Wissen festhalten, effizient arbeiten

Ob Fragen, Anregungen, Fehler oder Erweiterungswünsche: Im Ticketsystem von Projektron BCS sind Kundenanfragen und Lösungen zentral dokumentiert. Dieses gespeicherte Wissen können Sie systematisch zum Lösen von neuen Tickets und zur Erstellung von FAQ-Einträgen oder einer Wissensdatenbank nutzen.

Direkt am aktuellen Ticket können Sie sich Tickets mit ähnlichen Anfragen anzeigen lassen. Dubletten und verwandte Tickets ähnlicher Art machen Sie schnell ausfindig machen und verknüpfen sie bei Bedarf. Zudem bietet Ihnen Projektron BCS die Möglichkeit, Kommentare als lösungsrelevant zu markieren. Anhand der grünen Markierung erkennen Ihre Kollegen sofort, welche Ticketkommentare die gewinnbringenden Informationen enthalten.

Verwalten Sie häufig gestellte Fragen im FAQ-Bereich von Projektron BCS, können Sie im Handumdrehen aus lösungsrelevanten Ticketkommentaren neue FAQs generieren. Ihre Kundendienst Mitarbeiter haben dann künftig für viele Fragen sofort die bewährte Antwort zur Hand.

Zeiterfassung direkt am Ticket und Fakturierung

Die benötigten Bearbeitungszeiten können Sie und ihre Helpdesk-Mitarbeiter direkt am Ticket erfassen. Die erfasste Zeit und die daraus resultierenden Kosten für Ihren Aufwand können Sie Ihren Kunden dann direkt in Rechnung stellen, beispielsweise mit der teilweisen Automatisierung im Rechnungsgenerator von Projektron BCS.

Ticketsystem mit Schlagwortsystematik

Einen besseren Überblick über Ihre Tickets erhalten Sie dank integrierter Funktion zur Verknüpfung von themenverwandten Tickets oder Duplikaten sowie durch Zuweisung zu vordefinierten Schlagwörtern.

Soll ein Ticket in der Software schnell gefunden werden, hilft eine mächtige Such- und Filterfunktion, in der Sie die Volltextsuche mit zahlreichen weiteren Suchparametern kombinieren können. Diese Sucheinstellungen lassen sich bequem als Voreinstellung abspeichern, falls Sie bestimmte Suchvorgänge öfter durchführen.

Sind Sie Kundenbetreuer und möchten ihrem Kunden ermöglichen, in BCS eigenständig externe Ticketauswertungen von seinen Tickets einzusehen? Die Ansicht "Ticketauswertungen" erlaubt es einem Kunden, die Daten für seine Projekte einzusehen. Es werden also nur jene Tickets ausgewertet, die aus PSP-Elementen kommen, für die der Kunde eine Kundenzuweisung hat. Daten aus anderen Projekten werden nicht dargestellt. Die Ansicht ist mit der Kundenlizenz aufrufbar.