Kanban: Visuelles Projektmanagement in Projektron BCS

Das Kanban Board in Projektron BCS visualisiert den Bearbeitungsstand sämtlicher Tickets oder Aufgaben. Verantwortliche und Bearbeiter sehen auf einen Blick, welcher Mitarbeiter sich gerade mit welchem Ticket befasst und wie der aktuelle Arbeitsstatus ist. Das Board zeigt darüber hinaus auch an, wie viele Tickets sich gerade in einem bestimmten Status, also beispielsweise in der Bearbeitungsphase befinden.

Mit dem Projektron BCS Kanban Board fördern Sie die Teamarbeit: Die Zusammenarbeit und Kommunikation vereinfachen sich erheblich, denn Verantwortliche und Teammitglieder erkennen sofort, wer der richtige Ansprechpartner für ein Thema oder eine Rückfrage ist. Sie reduzieren somit aufwendige Absprachen vorab und laufende Rücksprachen zum Arbeitsfortschritt. Sammeln sich in einer Bearbeitungsphase Tickets an, erkennen Sie frühzeitig, wo Engpässe entstehen, können gezielt gegensteuern und Ihr Workflow-Management stetig optimieren.

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Sie möchten Ihr neu erstelltes Ticket einem Bearbeiter zuweisen? Ziehen Sie einfach das Portraitfoto oder den Avatar des Mitarbeiters auf das Ticket und die Bearbeitung wurde ihm übertragen. Natürlich können Sie einem Ticket auch mehrere Bearbeiter zuweisen. So erledigen Sie Ihre Teamplanung direkt im Kanban Board.

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Mit Projektron BCS gestalten Sie Ihre Kanban Boards nach individuellen Schwerpunkten und nach den Bedürfnissen Ihrer Aufgaben, Vorgaben und Teammitglieder. Definieren Sie flexibel Anzahl und Bezeichnungen Ihrer Bearbeitungsstatus und legen Sie Swimlanes im Kanban Board für interne Priorität, Ticketart oder Kundenpriorität an. Befinden sich mehrere Karten in ein- und derselben Priorisierungsstufe und Statusspalte, können sie eine Feinpriorisierung vornehmen, indem Sie die Tickets ganz einfach per Drag-and-Drop sortieren. So sieht ihr Team sofort, welches Ticket als erstes bearbeitet werden muss.

Wählen Sie eine kompakte Darstellung von Tickets in einem Status im Sinne der Übersichtlichkeit und lassen Sie sich Tickets in einem anderen Status mit detaillierteren Informationen anzeigen, beispielsweise mit Teamplanung oder Beschreibung – mit Ihrem individuellen Kanban Board in Projektron BCS kein Problem!

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Das Kanban-Board bietet eine besonders effektive Methode zur Koordination von Aufgaben in Projekten, insbesondere in Situationen, in denen Flexibilität und Visualisierung gefragt sind. Es eignet sich besonders gut für Projekte, bei denen Datumsangaben und Abhängigkeiten keine entscheidende Rolle spielen, und ermöglicht eine agile Arbeitsweise.

Die Vorteile des Kanban-Boards zum Anlegen, Zuteilen und Verwalten von Projektaufgaben liegen in seiner visuellen Darstellung, die es ermöglicht, den Fortschritt und den Status der Aufgaben auf einen Blick zu erfassen. Kunden können die Anzahl der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben pro Person begrenzen, was die Effizienz steigert und Überlastung vermeidet. Durch die flexible Anpassung des Kanban-Boards können Kunden schnell auf Änderungen reagieren und Prioritäten neu setzen. Dies ist besonders hilfreich bei Projekten mit einem hohen Volumen an Aufgaben.

Fehlende Aufgaben können Sie direkt per Klick auf das Kanban-Board neu erstellen und zuzuweisen. Diese Flexibilität und Anpassungsfähigkeit machen das Kanban-Board zu einem äußerst nützlichen Werkzeug für die Aufgabenkoordination in komplexen Projekten.

Ticketchaos und Überlastung Ihrer Mitarbeiter vermeiden Sie im Projektron BCS Kanban Board einfach und effizient: Definieren Sie Work-In-Progress (WIP)-Limits, um für die verschiedenen Status Ihrer Tickets oder Aufgabe eine Obergrenze festzulegen. Überschreiten Sie das Work-in-Progress-Limit, indem Sie beispielsweise zu viele Tickets im Status „Neu“ einstellen, macht Sie das Kanban Board sofort darauf aufmerksam.

So limitieren Sie die Anzahl parallel abzuarbeitender Aufgaben und stellen sicher, dass Sie Ihr Team in nächster Zeit nicht mit zu vielen neuen Aufgaben überlasten. Erst wenn Tickets in eine andere Spalte verschoben wurden und damit den Status gewechselt haben, ist wieder Kapazität zum Einstellen von Tickets mit dem Status „Neu“ frei.

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Sie möchten das Beste aus Scrum und Kanban vereinen? Die Kanban-Methode empfiehlt sich für Teams, die nach dem agilen Framework Scrum vorgehen. Die Kartenansicht des Kanban Boards in Projektron BCS ist völlig frei konfigurierbar. So können Sie es problemlos als Scrumban-Board oder Scrum-Board nutzen. Statt Tickets verschieben Sie nun Scrum Strukturelemente wie beispielsweise die einzelnen Aktivitäten aus den User Storys per Drag-and-Drop, um den Bearbeitungsstatus oder die Priorisierung zu ändern. Wenn Sie mit Tickets arbeiten, können Sie auch eine User Story aus Tickets erstellen. Farbliche Markierungen lassen sofort erkennen, welche Aktivität zu welcher User Story gehört.

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Kanban ist ein Framework für agile Prozesssteuerung und Arbeitsmanagement, das seinen Ursprung in der japanischen Automobilindustrie der 1940er Jahre hat. Das 1947 von Taiichi Ohno, dem Erfinder des Toyota-Produktionssystems, entwickelte Kanban ist eine Umsetzung des als Pull- oder Hol-Prinzip bekannten Steuerungsverfahrens in der Produktion. In westlichen Unternehmen wurde das Konzept jedoch erst in den 2000er Jahren populär, als es in der agilen Softwareentwicklung als Framework zur Prozessoptimierung eingesetzt wurde. Insbesondere die Veröffentlichung des Buches "Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business" von David J. Anderson im Jahr 2010 trug zur Popularität von Kanban bei. 

Kanban basiert auf einem weiteren japanischen Konzept, dass „Kaizen” heißt. Kaizen steht für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) in kleinen evolutionären, nicht revolutionären Schritten. Es geht nicht nur darum, den aktuellen Prozessablauf abzubilden.

Der Name "Kanban" bedeutet auf Japanisch "Karte" oder "Tafel". Das Konzept besteht darin, dass Arbeit in einem Prozessschritt erst dann beginnt, wenn eine "Karte" oder ein "Signal" aus dem vorherigen Schritt empfangen wurde. Dieses Signal kann in verschiedenen Formen auftreten, zum Beispiel als physische Karte oder als digitales Signal in einem Software-Tool.

Das Ziel von Kanban ist es, den Arbeitsfluss und die Effizienz zu verbessern, indem es den Fokus auf die Reduzierung von Verschwendung und Engpässen legt. Kanban-Systeme ermöglichen es Teams, ihre Arbeit visuell zu organisieren, transparent zu machen und schnell auf Veränderungen zu reagieren. Kanban kann in vielen verschiedenen Umgebungen eingesetzt werden, von der Produktentwicklung bis zur IT-Infrastruktur oder auch im persönlichen Arbeitsmanagement.

Kanban ist ein vielseitiges Framework, das in verschiedenen Bereichen und Branchen eingesetzt werden kann. Hier sind einige Beispiele:

1. Softwareentwicklung: Kanban ist ein beliebtes Framework für Softwareentwicklungs- und IT-Teams, die agile Methoden zur Verbesserung ihrer Arbeitsprozesse einsetzen möchten.

2. Projektmanagement: Im Projektmanagement eignet sich Kanban, um die Planung und Durchführung von Projekten zu optimieren.

3. Marketing: Kanban kann auch im Marketing eingesetzt werden, um den Prozess der Kampagnenplanung, Werbung und des Inhaltsmanagements zu optimieren.

4. Produktion: In der Produktion, insbesondere in der Lean-Produktion, hilft Kanban, den Materialfluss und die Produktionsprozesse zu optimieren.

5. Gesundheitswesen: Kanban kann im Gesundheitswesen eingesetzt werden, um die Patientenversorgung und die Verwaltung von Krankenhäusern und Kliniken zu verbessern.

6. Logistik: In Logistik und Lieferkette hilft Kanban bei der Optimierung von Lagerhaltung und Materialfluss.

7. Bildung: Im Bildungsbereich ist Kanban eine nützliche Methode, um Lehrpläne, Projekte und Aufgaben von Lehrern und Schülern zu organisieren und zu strukturieren.

8. Finanzen: In der Finanzbranche ist Kanban eine effektive Möglichkeit, um die Planung und Durchführung von Finanzprojekten und -prozessen zu optimieren und zu beschleunigen.

9. Eventmanagement: Beim Eventmanagement kann Kanban dazu beitragen, die Planung und Organisation von Events wie Konferenzen und Messen zu vereinfachen und zu verbessern.

10. Forschung und Entwicklung: Für Forschungs- und Entwicklungsprojekte ist Kanban eine hilfreiche Methode, um den Entwicklungsprozess zu optimieren und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams zu fördern.

11. Öffentliche Verwaltung: In der öffentlichen Verwaltung kann Kanban helfen, die Organisation von Projekten und Prozessen zu verbessern, z.B. die Verwaltung von Bauprojekten oder die Organisation von öffentlichen Veranstaltungen.

Insgesamt kann Kanban in jedem Bereich eingesetzt werden, in dem es darum geht, komplexe Prozesse zu optimieren, eine bessere Transparenz und Zusammenarbeit zu schaffen und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.

Die grundsätzlichen Vorteile von Kanban umfassen:

1. Visualisierung des Arbeitsprozesses: Der Arbeitsprozess wird auf einer Tafel oder einem digitalen Board visuell dargestellt, um Transparenz und Übersichtlichkeit zu schaffen.

2. Begrenzung der Work-in-Progress (WIP): Es wird eine Begrenzung für die Anzahl der Aufgaben festgelegt, die sich gleichzeitig im Arbeitsprozess befinden dürfen. Dadurch soll vermieden werden, dass zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden, was zu Engpässen und Verzögerungen führen kann.

3. Flow-Management: Die Aufgaben werden in einer bestimmten Reihenfolge bearbeitet, um einen kontinuierlichen Arbeitsfluss zu gewährleisten. Dabei wird darauf geachtet, dass keine Aufgaben blockiert werden und Engpässe schnell identifiziert und behoben werden.

4. Pull-System: Die Arbeit wird erst dann in den nächsten Schritt übergeben, wenn dieser bereit ist, sie anzunehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Arbeit verloren geht und nur die notwendige Arbeit geleistet wird.

5. Kontinuierliche Verbesserung: Kanban fördert eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und Arbeitsmethoden. Dies geschieht durch regelmäßige Reviews und die Analyse von Metriken wie Durchlaufzeiten und Wartezeiten.

Um diese Prinzipien anzuwenden, wird der Arbeitsprozess in einzelne Schritte unterteilt und auf einer Kanban-Tafel oder einem digitalen Board visualisiert. Jede Aufgabe wird durch eine Karte oder ein Ticket dargestellt, das den aktuellen Status der Aufgabe und den nächsten Schritt im Prozess angibt. Die Anzahl der Aufgaben in jedem Schritt wird begrenzt, um Engpässe zu vermeiden, und der Arbeitsfluss wird durch die Begrenzung und Priorisierung der Aufgaben gesteuert. Das System wird regelmäßig überprüft und angepasst, um eine kontinuierliche Verbesserung zu erreichen.

Obwohl Kanban ein sehr effektives Framework zur Verbesserung von Arbeitsprozessen ist, hat es auch einige potenzielle Nachteile, die berücksichtigt werden sollten:

1. Weniger Fokus auf Planung und Vorhersage: Im Gegensatz zu anderen agilen Frameworks wie Scrum gibt es bei Kanban keine festen Zeitrahmen oder Sprints, was es schwieriger machen kann, Vorhersagen zu treffen und Deadlines zu planen.

2. Hoher Bedarf an Disziplin und Selbstorganisation: Kanban erfordert von jedem Teammitglied ein hohes Maß an Disziplin und Selbstorganisation, um sicherzustellen, dass die Arbeitsaufgaben im Rahmen der Begrenzungen der Work-in-Progress (WIP) begrenzt bleiben und die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abgearbeitet werden.

3. Begrenzte Skalierbarkeit: Kanban wurde ursprünglich für kleinere Teams entwickelt und kann Schwierigkeiten bei der Skalierung auf größere Teams oder komplexere Projekte haben.

4. Abhängigkeit von der Qualität der Daten: Kanban basiert auf der Visualisierung von Daten und Informationen über den Arbeitsprozess. Wenn diese Daten nicht korrekt sind oder nicht in Echtzeit verfügbar sind, kann dies die Effektivität des Kanban-Systems beeinträchtigen.

5. Mögliche Überlastung der Mitarbeiter: Wenn das System nicht gut implementiert oder gepflegt wird, kann es dazu führen, dass Mitarbeiter mit zu vielen Aufgaben gleichzeitig überlastet werden, was zu Stress und Frustration führen kann.

Viele dieser Nachteile können durch eine sorgfältige Planung und Implementierung des Kanban-Systems minimiert werden.

Kanban und Scrum sind beide agile Frameworks, die darauf abzielen, die Effektivität von Teams bei der Erstellung von Softwareprodukten und anderen Projekten zu verbessern. Obwohl sie viele Gemeinsamkeiten haben, gibt es auch einige Unterschiede zwischen den beiden Frameworks:

1. Planung: Während Scrum auf eine umfassende Planung mit einer klaren Vision und einer Vorhersage von Aufgaben und Zeiträumen ausgerichtet ist, ist Kanban eher auf kontinuierliche Lieferung und Verbesserung ausgelegt. Kanban erfordert weniger Planung und ist flexibler, um sich an sich ändernde Anforderungen anzupassen.

2. Rollen: Scrum hat eine feste Rolle, nämlich den Product Owner, Scrum Master und das Entwicklungsteam. Kanban hat in der Regel keine festen Rollen und ermutigt die Teammitglieder, verschiedene Aufgaben zu übernehmen.

3. Zeitrahmen: Scrum ist in Sprints organisiert, die in der Regel 2-4 Wochen dauern und ein klares Ziel und Zeitrahmen haben. Kanban hat keine festen Zeitrahmen und das Team arbeitet kontinuierlich an Aufgaben, die in einem "Pull"-System bereitgestellt werden.

4. Work-in-Progress (WIP)-Limitierung: WIP-Limitierung ist ein wichtiger Bestandteil von Kanban. Es gibt keine WIP-Begrenzungen in Scrum, aber Scrum enthält eine "Definition of Done", die sicherstellt, dass alle Anforderungen an eine abgeschlossene Arbeit erfüllt sind, bevor sie als abgeschlossen betrachtet wird.

5. Metriken: Kanban betont Metriken wie Durchlaufzeiten, Zykluszeiten und Wartezeiten, um Engpässe im Prozess zu identifizieren und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen. Scrum verwendet Metriken wie die Anzahl der erledigten Aufgaben und die Anzahl der zurückgehaltenen Aufgaben, um die Leistung des Teams zu messen.

Obwohl Kanban und Scrum einige Unterschiede aufweisen, können sie auch gut zusammenarbeiten, um eine agile Entwicklungsumgebung zu schaffen, die auf die spezifischen Anforderungen eines Teams zugeschnitten ist. 

Scrumban ist ein hybrides Framework, das Elemente von Scrum und Kanban kombiniert. Es wurde entwickelt, um das Beste aus beiden Welten zu nutzen und die Effektivität von Software-Entwicklungsteams weiter zu verbessern.

Im Wesentlichen ist Scrumban eine Weiterentwicklung von Scrum, bei der Kanban-Praktiken integriert werden. Das Framework nutzt die Kernprinzipien von Scrum wie den Sprint- und Backlog-Prozess sowie die Rollen von Scrum Master, Product Owner und Entwickler. Gleichzeitig beinhaltet es auch die Prinzipien von Kanban wie die Work-in-Progress (WIP)-Begrenzung und die kontinuierliche Verbesserung.

Im Scrumban gibt es keine festen Sprint-Zeiträume, aber es gibt einen Kanban-Board, auf dem alle Aufgaben visualisiert werden. Die Arbeit wird wie in Kanban in einem Pull-System organisiert, bei dem das Team nur so viele Aufgaben aufnimmt, wie es gleichzeitig bearbeiten kann. Die WIP-Begrenzung sorgt dafür, dass das Team nicht überlastet wird und sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentriert.

Ein weiterer Vorteil von Scrumban ist, dass es eine gute Möglichkeit ist, von einem Scrum-Modell zu Kanban überzugehen, wenn ein Team anfängt, mehr kontinuierliche Verbesserungen und Flexibilität in seinem Prozess zu suchen. Insgesamt bietet Scrumban eine ideale Kombination aus Scrum und Kanban, um Teams bei der Verbesserung ihrer Arbeitsabläufe und der Steigerung ihrer Effektivität zu unterstützen.