PM²
Projekte nach PM² und PM² Agile durchführen mit Projektron BCS
Projektron BCS ist die ideale Softwarelösung für Projektmanagement nach der PM²-Methodik, die von der Europäischen Kommission entwickelt wurde, um standardisierte und effiziente Projektabläufe zu gewährleisten. PM² ist speziell für öffentliche Verwaltungen, EU-Institutionen und Organisationen konzipiert, die EU-finanzierte Projekte durchführen. Mit maßgeschneiderten Funktionen für Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement sowie agilen Werkzeugen für PM² Agile, unterstützt Projektron BCS Sie dabei, Ihre PM²-Projekte erfolgreich zu planen, zu steuern und zu überwachen.
Projektron BCS als dynamische und strukturierte PM²-Software
Stellen Sie sich vor, Sie könnten eine Projektmanagement-Software nutzen, die speziell auf Ihre PM²-Projekte zugeschnitten ist und...
➤Projektmanagement, Programmmanagement und Portfoliomanagement nach PM² nahtlos integriert?
➤ Möglichkeit zur Kombination mit anderen bewährten Methoden und Frameworks wie PMBOK, PRINCE2, Scrum oder ITIL bietet?
➤ Ihre Projektplanung und -durchführung flexibel an die Komplexität Ihrer Projekte anpasst?
➤ den Projektfortschritt übersichtlich und transparent darstellt?
➤ sämtliche Rollen und Verantwortilichkeiten auf Auftraggeber- und Auftragnehmerseite sowie in Gremien und Teams vollständig unterstützt?
➤ den gesamten PM² Projektlebenszyklus mit geeigneten Funktionen für alle Phasen und effektive Überwachungs- und Steuerungsprozesse begleitet?
➤ anpassbare Vorlagen für Artefakte wie Projektaufträge, Business Cases, Projektarbeitspläne und Qualitätsprüfungsprotokolle bietet?
➤ optimal für die agile Variante PM² Agile ausgestattet ist, einschließlich umfassender Scrum-Funktionen und anderer agiler Tools?
PM² in Aktion: effiziente Verwaltung von Rollen, Ressourcen und Stakeholdern in BCS
BCS-Rollenmanagement für komplexe PM²-Rollenstrukturen
PM² unterscheidet Rollen und Verantwortlichkeiten in zwei Hauptkategorien:
- Auftraggeberseite: Projekteigner (Project Owner - PO), Anforderungsmanager (Business Manager - BM) und Anforderungsteam (Business Implementation Group - BIG)
- Auftragnehmerseite: Lösungsanbieter (Solution Provider - SP), Projektleiter (Project Manager - PM) und Projektkernteam (Project Core Team - PCT)
Weitere Rollen umfassen das Projektunterstützungsteam (Project Support Team - PST), den Lenkungsausschuss (Project Steering Comittee - PSC) und das Entscheidungsgremium (Appropriate Governance Body - AGB).
Diese neun Rollen agieren auf fünf verschiedenen Ebenen einer Projektorganisation: Geschäftsleitungsebene (Business Governing Layer), Lenkungsebene (Steering Layer), Steuerungsebene (Directing Layer), Verwaltungsebene (Managing Layer) und Auführungsebene (Performing Layer).
Projektron BCS bildet diese Rollenstrukturen transparent ab:
Organigramm: Erstellen Sie ein übersichtliches Organigramm, das Rollen und Verantwortlichkeiten in der Projektorganisation sowie in der Stammorganisation darstellt.
Rollenmodell: Gestalten Sie Ihr PM²-Rollenmodell exakt nach den Anforderungen Ihres Projekts. Nutzen Sie die flexible Rechteverwaltung zur Festlegung der Ansichts- und Bearbeitungsrechte für die einzelnen Rollen in der übersichtlichen und detaillierten Rechtematrix in Projektron BCS.
Effizientes Ressourcenmanagement für PM²-Projekte von Planung bis Abschluss
Als PM²-Projektmanager haben Sie die Möglichkeit, sowohl Einzelpersonen als auch ganze Teams Ihrem Projekt zuzuweisen. Hierbei nutzen Sie die gespeicherten Ressourcendaten und behalten die Mitarbeiterauslastung über den gesamten Projektverlauf im Blick. Diese Herangehensweise ermöglicht es Ihnen, die Arbeitsbelastung zu steuern und eine effiziente Ressourcennutzung sicherzustellen. Projektron BCS bietet eine klare Trennung zwischen Ressourcenmanagement und Projektmanagement. Während der Projektmanager seine Projekte mit Platzhaltern plant, kann der Linienverantwortliche die Mitarbeiter entsprechend zuweisen.
Ob es sich um interne Abteilungen, externe Mitarbeiter oder direkte Projektzuweisungen handelt, Projektron BCS unterstützt Sie dabei, Mitarbeiter präzise über längere Zeiträume hinweg einzuplanen. Die Terminplanungsansicht zeigt bereits belegte Tage an, so dass Sie schnell erkennen können, welche Mitarbeiter bereits eingeplant sind und welche noch verfügbar sind. Sie erhalten außerdem einen Überblick über mehrtägige Termine und potenzielle Terminkonflikte, die umgehend gelöst werden müssen.
Projektron BCS ermöglicht auch die detaillierte Planung und Verwaltung von Sachressourcen wie Geräten und Materialien. Ressourcen können projektübergreifend verwaltet werden, um die optimale Nutzung und Verfügbarkeit zu gewährleisten.
Alle im Blick: Stakeholdermanagement in PM²-Projekten mit Projektron BCS
Projektron BCS unterstützt das Stakeholdermanagement in PM²-Projekten umfassend:
Identifizierung und Analyse von Stakeholdern: Nutzen Sie dynamisch generierte Stakeholder-Portfoliodiagramme und das Kontaktmanagement (CRM), um Interessen und Einflüsse zu analysieren.
Verwaltung von Stakeholderinteressen: Erfassen Sie detailliert Stakeholderinteressen und entwickeln Sie Strategien für den Umgang mit diesen.
Kommunikationsplanung und -umsetzung: Erstellen Sie detaillierte Kommunikationspläne und nutzen Sie das Aufgaben- und Ticketsystem zur Umsetzung und Kontrolle der Maßnahmen.
Die Software unterstützt auch die kontinuierliche Überwachung und Analyse von Stakeholderbeziehungen, um sicherzustellen, dass deren Erwartungen erfüllt werden und potenzielle Konflikte frühzeitig erkannt und gemanagt werden.
Projektmanagement in Potenz: Der PM²-Projektlebenszyklus in Projektron BCS
Der PM²-Projektlebenszyklus umfasst die vier Phasen Initiierung (Initiating Phase), Planung (Planning Phase), Durchführung (Executing Phase) und Abschluss (Closing Phase), die jeweils spezifische Anforderungen an das Projektmanagement stellen. Projektron BCS unterstützt sowohl den Projektleiter als auch das Projektteam in jeder Phase. Auch für das begleitende Monitoring und Controlling (Monitor & Control) nach PM² Standard sind alle erforderlichen Softwarefunktionen in BCS integriert.
Initiierungsphase
In der Initiierungsphase liegt der Fokus auf der klaren Definition der Projektziele sowie der Erstellung grundlegender Dokumente wie dem Projektinitiierungsantrag und dem Business Case. Projektron BCS unterstützt diese Phase unter anderem durch:
Zieldefinition und -verwaltung: Die Software ermöglicht die strukturierte Definition und Verwaltung von Projektzielen, einschließlich der Priorisierung und Überwachung ihrer Umsetzung.
Risikomanagement: Projektron BCS bietet Tools zur Identifizierung, Bewertung und Verwaltung von Risiken, um potenzielle Bedrohungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Risikominimierung zu ergreifen.
Genehmigungsprozesse: Durch automatisierte Workflow-Funktionen unterstützt Projektron BCS die strukturierte Erstellung und Genehmigung von Projektdokumenten, um die Einhaltung von Qualitätsstandards sicherzustellen.
Planungsphase
Während der Planungsphase erstellt das Projektteam detaillierte Pläne für die Umsetzung des Projekts. Nach PM² wird die gesamtheit aller Einzelpläne als Projektarbeitsplan bezeichnet. Projektron BCS bietet hierfür unter anderem folgende Schlüsselfunktionen:
Projektplanung: Die Software unterstützt die Erstellung und Verwaltung detaillierter Projektpläne (Projektstrukturplan, detaillierte Aufwands- und Kostenpläne sowie ein Ablauf- und Zeitplan) einschließlich der Zuweisung von Aufgaben, der Planung von Ressourcen und der Überwachung des Fortschritts mittels Gantt-Diagrammen.
Kommunikationsplanung: Projektron BCS erleichtert auf Basis einer umfassenden Stakeholder-Analyse die Entwicklung eines umfassenden Kommunikationsplans, der die Interaktionen zwischen den Projektbeteiligten koordiniert und die regelmäßige Berichterstattung sicherstellt.
Reporting: Das Projekthandbuch, erstellt von der Projektleitung in Zusammenarbeit mit dem Anforderungsmanager, ist einer der wichtigsten Liefergegenstände dieser Phase. Es bildet zusammen mit dem Projektarbeitsplan die Grundlage für die Verwaltung und Durchführung des Projekts und dokumentiert Ziele, Abhängigkeiten, Beschränkungen und Annahmen, den ausgewählten Projektmanagement-Ansatz, kritische Erfolgsfaktoren, Rollen und Verantwortlichkeiten, Projektprozesse und -richtlinien sowie Anpassungen an der zugrundeliegenden Projektmanagementmethodik. Mit Projektron BCS stellen Sie die notwendigen Daten und Pläne mit wenigen Klicks zusammen und erstellen im Handumdrehen Ihr Projekthandbuch.
Durchführungsphase
In der Durchführungsphase werden die geplanten Aktivitäten umgesetzt und der Projektfortschritt kontinuierlich überwacht. Projektron BCS unterstützt diese Phase durch:
Ressourcenmanagement: BCS unterstützt bei der Planung und Zuweisung von Ressourcen, sei es Personal oder Material. Die Möglichkeit, Teammitglieder per Drag-and-Drop Aufgaben und Arbeitspaketen zuzuweisen, erleichtet Ihnen sie Projektkoordinierung und die kontinuierliche Untserstützung Ihres Projektkernteams: Projektron BCS bietet eine dynamische Anzeige der Ressourcenauslastung, die während der Durchführungsphase ermöglicht, Überlastungen zu vermeiden und Engpässe frühzeitig zu erkennen. Zudem können Projektmanager die Verfügbarkeit und Qualifikationen der Teammitglieder in Echtzeit überwachen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
Qualitätsmanagement: Projektron BCS unterstützt die kontinuierliche Überwachung der Projektqualität und erleichtert die Durchführung von Qualitätssicherungsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse den vereinbarten Standards entsprechen.
Projektcontrolling: Projektron BCS bietet umfassende Projektcontrolling-Funktionen, die eine Echtzeitüberwachung Ihrer gesamten Projektlandschaft ermöglichen. Mit flexiblen Auswertungsdimensionen, grafischen Analysen und Soll-Ist-Vergleichen können Sie Leistung, Kosten und Termine effizient kontrollieren. Die Software warnt vor drohenden Budgetüberschreitungen und unterstützt Sie bei schnellen Planänderungen. Automatisierte Berichte und eine intuitive Benutzeroberfläche sorgen dafür, dass Sie jederzeit den Überblick behalten
Die Projektberichterstattung ist gemäß PM² ein wichtiger Bestandteil der Durchführungsphase, um den Fortschritt und die Leistung des Projekts den Stakeholdern und dem Controlling kontinuierlich zu kommunizieren. Dazu gehören der Projektstatusbericht, der Projektfortschrittsbericht, das Qualitätsprüfungsprotokoll, der Auftragnehmerstatusbericht und weitere benutzerdefinierte oder Ad-hoc-Berichte. Vorlagen für Standardberichte können Sie mit den Reporting-Funktionen in BCS unkompliziert anlegen und dann sämtliche relevanten Projektberichte mit aktuellen Projekt- und Unternehmensdaten auf Knopfdruck estellen.
Die Informationsverteilung erfolgt regelmäßig gemäß dem Kommunikationsmanagementplan, um die Stakeholder zu informieren und einzubinden. Dank integriertem Kontaktmanagement (CRM) inklusive der Möglichkeit zum Mailversand direkt aus BCS heraus, senden Sie jedem Stakeholder die Informationen die er laut Kommunikationsplan erhalten soll. Die Kommunikationshistorie dokumentiert sich automatisch. Um Stakeholder noch stärker in den Projektverlauf einzubinden, können Sie ihnen mit passenden Lizenzen und dank genau definierbarer Sicht- und Bearbeitungsrechte Zugriff zu ausgewählte Projektdaten gewähren.
Abschlussphase
Die Abschlussphase umfasst die formale Abnahme der Projektergebnisse, die Dokumentation von Lessons Learned und die Auflösung des Projektteams. Projektron BCS unterstützt diese Phase durch:
Abschlussdokumentation: Die Software erleichtert die Erstellung detaillierter Abschlussberichte und gewährleistet, dass alle relevanten Projektdokumente ordnungsgemäß archiviert werden.
Lessons Learned: Projektron BCS unterstützt die systematische Erfassung und Analyse von Lessons Learned, um Erkenntnisse für zukünftige Projekte zu gewinnen und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.
Durch diese umfassende Unterstützung des PM²-Projektlebenszyklus ermöglicht Projektron BCS eine effektive Planung, Durchführung und Abschluss von Projekten unter Berücksichtigung der spezifischen Anforderungen und Herausforderungen jedes einzelnen Projekts.
Maßgeschneidert: Customizing und Tailoring nach PM² mit Projektron BCS
Tailoring bezieht sich auf Änderungen an bestimmten Elementen der Methodik, wie Prozessschritte, um sie an spezifische Projektanforderungen (z. B. IT-Projekte, Veranstaltungen) anzupassen. Dabei werden organisatorische Prozesse, Richtlinien und die Unternehmenskultur berücksichtigt. Diese Anpassungen sind meistens auf Organisationsebene sinnvoll, aber auch kleinere Modifikationen können auf Projektebene vorgenommen werden. Alle vorgenommenen Anpassungen sollten im Projekthandbuch dokumentiert werden.
Da jedes Projekt einzigartig ist, kann zusätzliches Customizing notwendig werden. Diese Anpassungen werden projektspezifisch vorgenommen und spiegeln die individuellen Managementanforderungen wider.
Diese Flexibilität macht PM² zu einem vielseitigen Projektmanagementansatz.
PM² Customizing und Tailoring mit Projektron BCS
Projektron BCS hilft Ihnen dabei, Tailoring- und Customizing-Anforderungen nach PM² zu erfüllen. Die Software bietet zahlreiche Funktionen, um Effizienz und Qualität des Projektmanagements zu verbessern:
Projektvorlagen: Speichern und Wiederverwenden von Planungsständen als Projektvorlagen, angepasst an verschiedene Projektarten und -größen. Dies standardisiert und vereinfacht die Planung und Durchführung von künftigen Projekten.
Anpassbare Assistenten: Hilfestellung bei der strukturierten und standardisierten Planung von Projekten durch anpassbare Assistenten. Diese führen durch die Planungsschritte und stellen sicher, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden.
Dokumentation und Kollaboration: Einfache Erfassung und Dokumentation von Problemen und Verbesserungsvorschlägen. Projektron BCS ermöglicht die kollaborative Entwicklung von Lösungen im Team durch den Austausch von Kommentaren, Feedback und Dateien.
Strukturierte Prozessdokumentation: Unterstützung bei der strukturierten Dokumentation des gesamten Verbesserungsprozesses, einschließlich der Nachverfolgung von Maßnahmen, Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Bewertung der Wirksamkeit.
Analyse und Berichterstattung: Umfassende Funktionen zur Analyse und Auswertung von Verbesserungsmaßnahmen. Erstellen Sie Berichte, identifizieren Sie Trends und bewerten Sie die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen, um den kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu unterstützen.
Prozessreviews und Optimierung: Regelmäßige Auswertung und Identifizierung von Optimierungsbedarf nach Abschluss eines BPMN-Prozesses. Dies gewährleistet kontinuierliche Verbesserungen Ihrer Methoden und Prozesse.
Einbindung von Mitarbeitern: Förderung der Zusammenarbeit und des Engagements Ihrer Mitarbeiter im Qualitätsmanagement. Nutzen Sie das Ticketsystem, um Vorschläge und Ideen zu erfassen, und erinnern Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig daran, Feedback einzureichen.
Mehr als nur Projekt: PM²-Standards für Programme und Portfolios in BCS
Der PM² Standard umfasst als ganzheitliches Projektmanagementsystem nicht nur einen Leitfaden fürs Projektmanagement, sondern auch je einen Leitfaden für
Programmmanagement (PM²-PgM-Methodik)
Portfoliomanagement (PM² PfM-Methodik)
Projektron BCS verfügt integriert den vollen Funktionsumfang einer Programmanagement- und einer Portfoliomanagement-Software und kann an die spezifischen Anforderungen und Prozesse Ihrer Organisation angepasst werden. Sie kann auch nahtlos mit anderen Systemen und Tools integriert werden, um einen reibungslosen Datenaustausch zu ermöglichen und eine ganzheitliche Sicht auf das Programm- und Portfoliomanagement zu gewährleisten.
Portfoliomanagement nach PM² Standard mit Projektron BCS
Um den Beitrag von Projekt- und Programmportfolios zur Strategie Ihrer Organisation zu maximieren, bietet PM² den Leitfaden „PM²-Portfolio Management“ (PM²-PPM). Das PM²-Portfoliomanagement konzentriert sich auf die Auswahl, Priorisierung und Steuerung von Projekten, um sicherzustellen, dass sie den strategischen Zielen der Organisation entsprechen und den größtmöglichen Nutzen bringen. Projektron BCS bietet hierfür umfangreiche Funktionen, die eine effektive Verwaltung des Projektportfolios ermöglichen. Portfoliomanagement in Projektron BCS die idealen Möglichkeiten.
Mit Projektron BCS können Benutzer ihre Projekte in klar definierte Portfolios einordnen, indem sie verschiedene Kriterien wie strategische Ziele, Budgetvorgaben und Ressourcenverfügbarkeit berücksichtigen. Die Software ermöglicht die Erstellung spezifischer Portfoliokategorien, in denen Projekte gruppiert und organisiert werden können.
Projekte innerhalb des Portfilios können Sie nach ihrer strategischen Bedeutung sowie anderen relevanten Kriterien bewerten und vergleichen. Diese Funktionen unterstützen die Analyse der Projektlandschaft, indem sie klare Metriken und Bewertungsmethoden anbieten. Auf Basis dieser umfassenden Analysen treffen Sie fundierte Entscheidungen, welche Projekte priorisiert und weiterverfolgt werden sollen und welche eventuell abgelehnt oder zurückgestellt werden müssen, um die strategischen Ziele der Organisation bestmöglich zu unterstützen.
Programmmanagement nach PM² Standard mit Projektron BCS
Der Leitfaden „PM²-Programmmanagement“ (PM²-PgM) ergänzt PM²-Projektmanagement um Handlungsempfehlungen und Werkzeuge für das Programmmanagement, um Ihre Programme besser zu steuern und zu überwachen. Zudem enthält der Leitfaden Techniken für eine wirksame Berichterstattung über den Nutzen des Programms und dessen Nachverfolgung sowie für eine angemessene Kommunikation an die oberste Führungsebene und maßgebliche Stakeholderinnen und Stakeholder – beides sind wichtige Aufgabenbereiche besonders im Programmmanagement.
Projektron BCS unterstützt Programmanager von Anfang an mit einem speziell für die Programmplanung eingerichteten Assistenten "Programm planen". Den Fortschritt und Erfolg Ihrer Programme steuern und überwachen Sie in BCS anhand der vielfältigen Tools fürs Multiprojektmanagement (MPM) und Multiprojektcontrolling.
So haben Sie alle relevanten Kennzahlen stets im Blick und sind handlungsfähig, bevor es zu Engpässen oder anderen Problemen im Projektverlauf kommen kann.
Projektron BCS hilft dabei, die Interdependenzen zwischen den Projekten eines Programms zu identifizieren und zu managen. Dies ermöglicht die Realisierung von Synergieeffekten und stellt sicher, dass die Projekte aufeinander abgestimmt sind und gemeinsam zum Erreichen der Programmziele beitragen.
PM² Agile meets BCS: mit Agilität Komplexität bewältigen
PM² integriert auch agile Methoden und Prinzipien, um flexibler auf Veränderungen reagieren zu können: Der Leitfaden PM²-Agile ergänzt das PM²-Projektmanagement um agile Methoden für die Projektarbeit. Er bietet ein ein zusätzliches Repertoire an agilen Methoden, um angemessen mit großer Komplexität und sich häufig ändernden Anforderungen von Projekten umzugehen.
Integration agiler Prinzipien
Projektron BCS unterstützt agile Methoden durch Funktionen wie Scrum-Boards, agile Dashboards und Kanban-Boards. Diese Tools ermöglichen Teams, nach agilen Werten zu arbeiten und kontinuierliche Verbesserungen umzusetzen.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Die Software unterstützt sowohl traditionelle als auch agile Methoden, wodurch sich Projektleiter und Teams flexibel der Methoden und zugehgehörigen Werkzeuge bedienen können, die für die Anforderungen eines spezifischen Projekts am besten geeignet sind.
Agiles Rollenmanagement
Projektron BCS bietet eine detaillierte Rollen- und Rechteverwaltung, die spezifische agile Rollen wie Product Owner, Scrum Master und agile Teammitglieder definiert und deren Verantwortlichkeiten managt. Durch diese und weitere agile Rollen wie Teamkoordinator und Systemarchitekten wird das PM²-Rollenmodell erweitert.
Agile Artefakte und Tools
Die Software stellt eine breite Palette von agilen Tools und Artefakten bereit, darunter Product Backlogs, Sprint Backlogs und Kanban-Boards. Diese helfen Teams, agil zu arbeiten und Projekte effektiv zu managen.
Iterative Zyklen und Events
Projektron BCS unterstützt die Planung und Durchführung von iterativen Zyklen und agilen Events wie Sprint- und Release-Planung, tägliche Stand-up-Meetings und Retrospektiven.
Anforderungsmanagement
Flexible Backlogs und Priorisierungstools ermöglichen es Teams, sich schnell an Änderungen anzupassen und Anforderungen effektiv zu verwalten.
Compliance und Sicherheit
Projektron BCS stellt sicher, dass Projekte den relevanten Compliance- und Sicherheitsanforderungen von PM² Agile entsprechen. Die Software bietet umfassende Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen und Datenverschlüsselung.
Projektron BCS als PM²-Software – Ihre Vorteile auf einen Blick
Steuern Sie Ihre PM²-Projekte online mit Projektron BCS und nutzen Sie die Vorteile einer erstklassigen Projektmanagement-Software:
Mit Projektron BCS können Sie komplexe PM²-Rollenstrukturen abbilden und Verantwortlichkeiten klar und nachvollziehbar darstellen.
Binden Sie Stakeholder effektiv ein, indem Sie deren Interessen detailliert erfassen, analysieren und verwalten, sowie eine strukturierte Kommunikationsplanung implementieren.
Stellen Sie die Einhaltung von Qualitätsstandards sicher mit systemgesteuerten Workflows, Checklisten und kontinuierlicher Prozessoptimierung.
Nutzen Sie hybride Ansätze mit Projektron BCS, die sich flexibel an die spezifischen Anforderungen jedes Projekts anpassen.
Steuern Sie die Arbeitsbelastung und setzen Sie Ressourcen effizient ein durch übersichtliche Auslastungsanalysen und Ressourcenmanagement-Tools.
Vermeiden Sie Doppelarbeit und erleichtern Sie die Zusammenarbeit im Team mit integrierten Dokumentenmanagement-Funktionen.
Sorgen Sie für eine transparente Dokumentation des Projektfortschritts durch umfassende Berichts- und Protokollierungsfunktionen.
Wickeln Sie PM²-Projekte sicher und erfolgreich ab mit integrierten Tools für Prozessdokumentation, Risikomanagement und kontinuierliche Verbesserung.
Nutzen Sie die Unterstützung für Portfoliomanagement und Programmanagement nach PM².
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