Rechnungsstellung
Rechnungsstellung und Projektabrechnung mit Projektron BCS
Projektron BCS verbindet Projektmanagement und Rechnungsstellung in einer Software. Mit BCS rechnen Sie Kundenprojekte direkt ab und erstellen aus Projekten heraus Aufwands- und Festpreisrechnungen. Dabei können Sie mehrere Währungen verwenden. Intelligente Workflows und Automatismen sparen Zeit und Geld, während die Software mühelos verschiedene Stundensätze, Zuschläge und Abrechnungsregeln abbildet. Behalten Sie den Überblick über komplexe Projektabrechnungen und optimieren Sie Ihre Abrechnungsprozesse mit Projektron BCS.
Projektron BCS für Projektabrechnung und Rechnungsstellung: Finanzfluss unter Kontrolle
Was wäre, wenn Sie...
➤ selbst komplexe Projektabrechnungen mühelos im Blick behalten könnten?
➤ intelligente Workflows und Automatismen nutzen könnten, um Zeit und Geld in Ihren Abrechnungsprozessen zu sparen?
➤ elektronische Rechnungen standardgemäß im passenden Format an öffentliche Verwaltungen in Deutschland senden könnten?
➤ Projektaufwendungen, inklusive Rabatte, einfach und präzise in Rechnungen integrieren könnten?
➤ Rechnungen flexibel und individuell gestalten könnten, sei es manuell oder automatisch mithilfe eines innovativen Rechnungsgenerators?
➤ den Rechnungsversand und Mahnlauf direkt aus der Software durchführen könnten?
➤ Skonto-Regelungen für Ihre Kunden in verschiedenen Währungen genau festlegen könnten?
➤ eine effiziente Lösung für die komplexe konzerninterne Verrechnung hätten, um die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmensnetzwerk zu optimieren?
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Iván Sándor Szerbin
Applikation Support, IDS GmbH
"Wir testeten in Form eines Prototyps, ob BCS bei uns auch für die Rechnungsstellung eingesetzt werden könnte. Erneut hat sich Projektron BCS gegen ein anderes Tool eines renommierten Herstellers durchgesetzt. Für Projektron BCS sprachen die Anpassbarkeit der Oberfläche und Assistenten sowie die Möglichkeit, einzelne Prozessschritte durch gezielte Rechtevergabe auf verschiedene Personen zu verteilen. Zudem gefiel uns die Flexibilität, neben den in Projektron BCS definierten Funktionen und Prozessen zur Positionsberechnung manuelle Rechnungspositionen definieren zu können."
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Ursula Meyer
Delivery Manager, Be Shaping The Future – Performance, Transformation, Digital GmbH, München
Rechnungen schreiben wir als PDF-Rechnung mit E-Mail Versand – der klassische Papier-Versand hat ausgedient. Da zu unseren Kunden auch öffentlich-rechtliche Organisationen gehören, schreiben wir auch Rechnungen im „ZUGFeRD“ Format.
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Elisabeth Königshofen
Projektmanagement-Office, items GmbH & Co. KG
"Ergänzend zu den von Mitarbeitern erfassten Aufwandsstunden und Sachleistungen wie Lizenzen, Softwareprodukten, Hardware müssen auch die in Rechenzentren der items von Kunden genutzten Ressourcen (z. B. Speicherplatz, Datenbanken, User-Accounts, etc.) mit BCS fakturiert werden. Die Informationen über solche gemessenen Werte werden über eine Schnittstelle automatisch ins BCS geladen und dort bei der Rechnungsstellung berücksichtigt. Die Abrechnung dieser Projekte lässt sich über BCS zentral und übersichtlich mit geringem Aufwand umsetzen. Zudem bietet BCS eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Abrechnung weiterer Leistungen aus Serviceverträgen (einmalig, zyklisch wiederkehrend, generell terminiert), die außerhalb von Projekten für Kunden erbracht werden."
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Thomas Hackenbuchner
Head of Finance & Administration, MicroNova AG
"MicroNova nutzt BCS zudem für die eigentliche Rechnungsstellung, da sich in Verbindung mit dem DATEV-Export enorme zeitliche Einsparungen erzielen lassen. Es werden nicht nur Ausgangsrechnungen an Kunden abgewickelt, sondern auch „Intercompany-Rechnungen“ innerhalb der Gruppe."
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Peter Schürmann
Head of Global Project Management, msg global solutions Deutschland GmbH
"Die Erstellung der Abrechnungen und Rechnungen mit Beträgen in Kundenwährungen machen wir komplett über BCS. Das aktuell mit Projektron gemeinsam in den Produktstandard entwickelte automatische Intercompany Invoicing erlaubt, anhand vordefinierter Templates und Regeln automatisch gruppeninterne Rechnungen zu erstellen."
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Monique Heim
Assistentin der Geschäftsführung und Projektassistentin, molpe Softwareentwicklungs GmbH
"Die Rechnungsstellung funktioniert über BCS mit nur wenigen Klicks. Durch die Möglichkeit der Individualisierung ist die Rechnungsdarstellung an unser Corporate Design angepasst. Alle unsere Kunden haben eine eigene Rechnungsvorlage, in der die von ihnen gewünschten Angaben (z. B. Bestell- oder Vertragsnummern) und die Darstellung der Rechnungspositionen (je Aufgabe, je Projekt etc.) hinterlegt sind. Sollte mal eine Rechnungskorrektur benötigt werden, ist auch dies ohne großen Aufwand möglich."
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Stefan Thomé
Geschäftsführer, spheos GmbH
"Nähert sich ein Projektabschnitt seinem planmäßigen Ende, erleichtern die Übersichten und Ausdrucke aus Projektron zu den geleisteten Stunden unsere Fakturierung. Wo der Kunde dies wünscht, erhält er diese Auflistungen als Nachweis unserer Leistungserbringung ergänzend zu seiner Rechnung. Wir liefern ihm damit zugleich eine aussagekräftige Grundlage, um interne Kostenaufteilungen vornehmen zu können. Die freien Mitarbeiter benutzen ebenfalls Ausdrucke aus Projektron BCS als Basis für ihre Rechnungen. Damit verkürzen sie den Prüfprozess und die interne Durchlaufzeit."
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Mirko Richter
IT-Services & Leiter Applikationen, Stämpfli AG
"Die Leistungserfassung ermöglicht uns die Verrechnung unserer Leistungen in Projektron. Die Rechnungen werden direkt in Projektron BCS erstellt und via Schnittstelle an unser ERP-System und unsere Finanzbuchhaltungssoftware übertragen. Projektron unterstützt uns bestens, wie beispielsweise bei der anspruchsvollen Einführung der Schweizer QR-Rechnung 2022."
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Adrian Kamer
Senior System Architect, Deleproject AG
"Mit BCS können wir unsere Leistungen einfach und korrekt abrechnen. Wir können Rechnungen auf Basis von Festpreisen oder Aufwänden erstellen. BCS unterstützt zudem auch die Erzeugung der neuen Schweizer QR-Rechnungen, die unsere Kunden benötigen."
Lutz Klickermann
Geschäftsführer, ic-solution GmbH
"Wenn wir unsere erbrachten Arbeitszeiten erfassen wollten, erschien es sinnvoll, dass die Software auch die Rechnungslegung ermöglicht. Da wir nicht nur Dienstleistungen erbringen und erbrachte Arbeitszeiten abrechnen, sondern daneben auch Produkte und Wartungsverträge in Rechnung stellen, musste das System folgerichtig auch in der Lage sein, unser Produkt- und Leistungsspektrum vollständig zu erfassen. Schnell wurde uns klar: Wir brauchen die vielbeschworene „eierlegende Wollmilchsau“. Wichtig war uns, dass die Software auch den gesamten Vertriebsprozess von Angebots- bis Rechnungsstellung abbilden konnte. Wir sind sehr froh, uns für BCS entschieden und die Software eingeführt zu haben."
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Peter Schürmann
Leiter des globalen Projektmanagements, msg global solutions Deutschland GmbH
"Wir setzen BCS Projektron zentral für über 25 eigene Länderorganisationen ein. Das Besondere ist, dass wir in nahezu jedem unserer großen Projekte Berater aus vielen verschiedenen Ländern einsetzen und die gesamte Planung, Ressourcenallokation, Zeiterfassung und Abrechnung in einem BCS erfolgt. Wir erstellen dort alle Kundenrechnungen in Landeswährungen und managen die eigenen internationalen Intercompany-Abrechnungen. Mit einer zentralen Lösung alle Länder zu erfassen ist neben der hohen Prozessintegration ein enormer Vorteil."
E-Rechnungspflicht: Projektron BCS unterstützt elektronische Eingangsrechnungen
E-Rechnungspflicht: Projektron BCS unterstützt elektronische Eingangsrechnungen
Ab dem 1. Januar 2025 wird es für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich verpflichtend sein, elektronische Eingangsrechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Das PDF-Format zählt nicht als E-Rechnung. E-Rechnungen bieten den Vorteil, dass die manuelle Dateneingabe entfällt, was nicht nur Zeit spart, sondern auch Fehler minimiert. Um der gesetzlichen Vorgabe zu entsprechen, sollten Unternehmen jetzt schnellstmöglich auf ein System setzen, das diese Anforderungen erfüllt.
Projektron BCS wird umfassend erweitert, um Ihnen eine reibungslose Umstellung auf die E-Rechnungspflicht zu ermöglichen. Wir konzentrieren uns bei der Integration in BCS mit Version 24.3 zunächst auf die etablierten elektronischen Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD. Die neuen Features in Projektron BCS bieten Ihnen zahlreiche Vorteile bei der Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen:
Wenn Sie per Mail eine E-Rechnung erhalten und auf einem Fileserver oder in einem Dokumentenmanagementsystem ablegen, wird BCS in der Lage sein
- die Rechnungsdatei im XML-Format in einem Dialog hochzuladen
- zu validieren, ob die eingegangene Rechnung der EN16931 entspricht, sodass nur korrekte XML-Dateien importiert werden
- eine Eingangsrechnung anzulegen
- pro Rechnungsposition des XML eine Sachkostenposition an der Eingangsrechnung anzulegen und mit den Attributen aus dem XML zu befüllen
- die XML-Datei und ggf. PDF in der BCS-Dateiablage änderungsgeschützt abzulegen und zu verwahren
- eine Visualisierung der XML-Datei zu erstellen
Attribute, die BCS nicht vorsieht, werden nicht eingelesen und es ergeht ein entsprechender Hinweis.
Möchten Sie die Daten, die auf diese Weise in BCS als Eingangsrechnung angelegt wurden, in einem Buchhaltungsprogramm wie beispielswiese DATEV weiterverarbeiten, stellen Sie bitte rechtzeitig sicher, dass Sie über eine Schnittstelle zwischen BCS und Ihrem Buchhaltungssystem verfügen.
In Planung ist bereits ein BPMN-basierter Genehmigungsworkflow, der eine effiziente Freigabe der Rechnungen ermöglicht. Dieser wird für klare Prozesse und schnellere Durchlaufzeiten sorgen. Eine Dublettenprüfung wird verhindern, dass Rechnungen mehrfach erfasst werden. Während der Übergangszeit können auch PDF-Rechnungen verarbeitet werden, was Flexibilität bei der Umstellung garantiert. Projektron BCS unterstützt Sie dabei, die neuen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig Ihre internen Abläufe zu optimieren.
Variable Projektabrechnung: vom Projekt zur Rechnung
Von der Projektarbeit zur Rechnungsstellung gelingt mit Projektron BCS ein nahtloser Übergang. Dank integrierter Zeiterfassung buchen Mitarbeiter Zeiten und Aufwände Ihrer Arbeit direkt auf ein Ticket oder eine Aufgabe und damit auf ein Projekt. Die präzise Erfassung der Aufwände Stunde um Stunde ermöglicht es, die Art der erbrachten Leistung detailliert nachzuverfolgen und somit eine genaue Grundlage für die Projektabrechnung zu schaffen. Als Projektmanager können Sie zentral alle Buchungen für Ihr Projekt prüfen und die erbrachte Leistung für die Abrechnung freigeben.
Ob verwendete Materialien, externe Kosten, verkaufte Artikel oder Reisekosten: Auch alle weiteren Projektaufwendungen fügt Projektron BCS auf Wunsch der Rechnung hinzu und ermöglicht so eine vollständige und präzise Rechnungsstellung. Im Angebot ausgehandelte Rabatte werden bei der Rechnungsstellung gesondert ausgewiesen. Selbstverständlich können Sie auch Gutschriften erstellen – sowohl für komplette Rechnungen als auch für einzelne Rechnungspositionen.
Arbeiten Sie mit Standarddienstleistungen oder Standardsachleistungen, können Sie diese als Artikel in Projektron BCS speichern und in Ihr Projekt übernehmen. In Kombination mit der Angebotserstellung lassen sich an Artikelarten auch intervallspezifische Gebühren einrichten, beispielsweise um eine Updategebühr abzubilden.
Standardverkaufspreise und Staffelpreise für Artikel lassen sich projektspezifisch anpassen und entsprechend fakturieren. Sollen die geleisteten Stunden Ihrer Mitarbeiter anteilig in die Rechnung einfließen, legen Sie dies mithilfe von projektspezifischen Abrechnungsfaktoren einfach fest. Haben Sie mit Ihrem Kunden im Auftrag einen Festpreis für ein gesamtes Projekt oder Teilprojekt vereinbart, lässt sich dieser genauso einfach in Rechnung stellen.
Elektronische Rechnungslegung: XRechnung, ZUGFeRD und QR-Rechnungen
Die XRechnung ist der Standard für elektronische Rechnungen, die an öffentliche Verwaltungen in Deutschland gerichtet werden (B2G-Rechnungsverkehr). Projektron BCS unterstützt das Format, indem die Software neben der tatsächlichen XRechnung in maschinenlesbarer Form zusätzlich eine HTML Übersicht zur Visualisierung und Prüfung der XRechnung vor dem Versand erstellt.
Alternativ können Sie E-Rechnungen im hybriden ZUGFeRD-Format erstellen. ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, ist konform dem E-Rechnungsgesetz und kombiniert die visuelle Darstellung im PDF/A-3 Standard mit einer XML-Datei. Die Vorteile von ZUGFeRD für Sie sind eindeutig: Während bisher Daten aufwendig und fehleranfällig aus Papier-Rechnungen, eingescannten Briefen oder PDF-Dateien manuell in Rechnungssoftware überführt wurden, liefert ZUGFeRD die Daten im XML-Format mit, welche die Rechnungssoftware automatisch aufnehmen und verarbeiten kann. Optisch bleibt es bei der Ansicht der Standard-PDF-Datei. Sowohl im B2B-, im B2G- und im B2C-Geschäftsverkehr stellt ZUGFeRD eine Lösung für die Rechnungsstellung dar.
Anforderungen aus der Schweiz werden in Projektron BCS durch Rechnungen mit QR-Code abgedeckt. Sie können an einer Rechnungsvorlage oder individuell an Rechnungen hinterlegen, ob im Zahlteil ein QR-Code generiert werden soll.
Rechnungsvorlagen und Rechnungsgenerator: individuelle Rechnungen automatisiert gestalten
Ob manuell oder automatisch: Projektron BCS macht Fakturieren einfach. Möchten Sie Rechnungen oder Gutschriften erstellen, begleitet Sie ein Assistent Schritt für Schritt durch den Prozess. Arbeiten Sie mit Rechnungsvorlagen, um nur einmalig Ihre Kontaktdaten, Zahlungsmodalitäten, Standardformulierungen und Ihr Logo zu hinterlegen und danach beliebig wiederverwenden zu können.
Der innovative Rechnungsgenerator nimmt Ihnen viele Aufgaben ab: Ob Gesamtrechnung, Teilrechnungen, Anzahlungsrechnungen oder Schlussrechnung: Im monatlichen Durchlauf werden über alle Projekte hinweg fakturierbare Beträge in provisorischen Rechnungen zusammengestellt. Vor allem regelmäßige Rechnungen, zum Beispiel Wartungsverträge, werden Sie so effizient automatisieren.
Projektron BCS bietet individuelle Lösungen für Ihr Rechnungsmanagement, die sich flexibel anpassen lassen. Gestalten Sie das Design Ihrer Rechnungen direkt in der Software, integrieren Sie Ihr Logo und erstellen Sie individuelle Kopf- und Fußzeilen. Der integrierte Editor ermöglicht eine einfache Formatierung der Textvorlagen.
Die Flexibilität von Projektron BCS geht über das Rechnungsdesign hinaus. Exportieren Sie Ihre Daten nach der Fakturierung und verarbeiten Sie sie nahtlos in anderen Systemen wie SAP. Runden Sie Ihr Fakturierungserlebnis mit einem individuell konfigurierten Mahnwesen ab, um Ihre Finanzprozesse zu optimieren. Starten Sie jetzt mit Projektron BCS und erleben Sie eine effiziente, anpassbare und komfortable Software für Projektabrechnung.
Rechnungsstellung und Rechnungsversand aus einer Hand: E-Mail-Versand und Mahnlauf aus BCS
Nehmen Sie Ihren Rechnungsversand direkt in BCS vor! Ob eine einzelne Rechnung oder die ganze Rechnungsliste: Auf Wunsch erstellt Projektron BCS die zugehörige E-Mail mit vorgefertigtem Anschreiben, fügt die Rechnung sowie zugehörige Stunden- und Spesennachweise als PDF-Dateien hinzu und übernimmt die E-Mail-Adresse Ihres Kunden aus dem Kundenmanagement (CRM). Selbstverständlich können Sie das Anschreiben individuell anpassen und bei Bedarf weitere Dateien anhängen.
Überschreiten Kunden das festgelegte Zahlungsziel, sehen Sie die offenen Posten in Ihrer Rechnungsliste mit der Einstellung "Mahnlauf". Dort legen Sie Ihre Mahnaktionen fest: Führen Sie die Mahnaktion "Schriftliche Mahnung erstellen" oder "Letzte schriftliche Mahnung erstellen" an der Rechnung durch, wird automatisch ein entsprechendes PDF-Dokument generiert und der Status der Rechnung angepasst. Außerdem können Sie sich die PDF-Dokumente in einem zuvor festgelegten Ordner automatisch ablegen lassen – von dort können Sie beispielsweise die gesammelten Mahnungen ausdrucken und versenden.
Rechnungsstellung flexibel, international, exakt: Skonto- Regelungen und Währungswahl
Skonto-Regelung bei Rechnungen: Zahlungsnachlässe für Ihre Kunden
In welcher Frist und in welcher Höhe Sie Skonto auf Rechnungen gewähren, können Sie in den Zahlungskonditionen an der Rechnung genau festlegen. Anhand von Zahlungszeiten, Zahlbetrag und Ampeln sehen Sie sofort, welche Zahlungen innerhalb des Zahlungsziels für den Skonto-Abzug geleistet wurden. Setzen Sie aktiv den Bezahlungsstatus, können Sie unterscheiden, welche Rechnungen unter Skonto beglichen wurden und bei welchen Sie einen verspäteten Zahlungseingang unter Skonto-Abzug auf Kulanz gewähren.
Flexible Währungswahl: In Euro geplant, in Dollar abgerechnet
Sie haben Geschäftspartner im Ausland und wollen Ihre Projekte in deren Währungen abwickeln? Ob Dollar, Schweizer Franken oder Chinesische Yuan Renminbi: In Projektron BCS legen Sie beliebige Währungen an und können diese für Rechnungen an internationale Kunden verwenden. Zur Kontrolle der Projektkosten im Rahmen des Projektcontrolling steht Ihnen die Hauswährung selbstverständlich nach wie vor zur Verfügung. Anpassen können Sie darüber hinaus auch den Umsatzsteuersatz und die Sprache der Rechnung. Mit Projektron BCS sind Sie für internationale Projektabrechnung ideal gerüstet.
Konzerninterne Verrechnung mit Projektron BCS: effiziente Lösung für komplexe Unternehmen
Unser BCS-Baustein für konzerninterne Verrechnung ist die Antwort auf die Herausforderungen komplexer Konzernstrukturen. Die Begriffe konzerninterne Verrechnung oder Intercompany-Abrechnung beschreiben die Abwicklung von finanziellen Transaktionen zwischen verschiedenen Unternehmen innerhalb desselben Konzerns. Erleichtern Sie sich die Abrechnung von Dienstleistungen, optimieren Sie Ihre Prozesse für buchungskreisübergreifende Geschäftsabwicklung und schaffen Sie die Grundlage für eine transparente und erfolgreiche Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmensnetzwerk mit Projektron BCS.
Die konzerninterne Verrechnung wird in Projektron BCS mit Lieferanten-Gutschriften durchgeführt. Durch die einmalige Einrichtung von Buchungskreisen und klaren Zuordnungen ermöglicht die Software die transparente Verrechnung von internen Personalkosten. Dies ist besonders relevant, wenn Mitarbeiter unterschiedlicher Unternehmen an konzerninternen Projekten beteiligt sind. Die unterstützende Gesellschaft fungiert dabei als interner Lieferant, und es entstehen interne Personalkosten, die nicht mit dem üblichen internen Satz berechnet werden.
Projektron BCS erlaubt die Vergabe von Verrechnungssätzen für Funktionen, mit denen die internen Personalkosten verrechnet werden. Die Unterscheidung zwischen Gesellschaften erfolgt durch die Verwendung von Buchungskreisen.
Projektron BCS bietet hiermit eine maßgeschneiderte Lösung für Unternehmen, die Projekte mit mehreren rechtlich eigenständigen Gesellschaften durchführen, indem es eine klare und transparente interne Verrechnung von Dienstleistungen zwischen Gesellschaften ermöglicht.
Projektron BCS als Rechnungsstellung- und Projektabrechnung-Software – Ihre Vorteile im Überblick
Elektronische Rechnungslegung: XRechnung, ZUGFeRD und QR-Code-Rechnungen
Variable Projektabrechnung, einfach, präzise und projektspezifisch
Automatisierung: Rechnungsassistent, Rechnungsvorlagen und Rechnungsgenerator
Skonto-Frist und -Höhe bei Rechnungen leicht festlegen
Rechnungsversand per E-Mail und individuell automatisierbarer Mahnlauf
Flexible Währungs- und Sprachauswahl, anpassbarer Umsatzsteuersatz
Vorlagen nutzen und selbst individuell designen
Effektive konzerninterne Verrechnungslösung
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