Durch mehr Transparenz zum Erfolg
Anwenderbericht von dotSource GmbH
Mit der Einführung von Projektron BCS konnten wir 2011 die heterogene Systemlandschaft in unserem Unternehmen durch eine allumfassende Lösung ersetzen. Vom Vertrieb über das Projektmanagement bis hin zur Entwicklung – wir bei dotSource schätzen die vielfältigen Funktionen, die die Software bietet. Von Projektron BCS profitieren nicht nur wir täglich in unserer Projektarbeit, sondern vor allem unsere Kunden.
dotSource – eine der führenden Digitalagenturen im deutschen Sprachraum
Seit 2006 entwickelt und realisiert dotSource skalierbare Digitalprodukte für Marketing, Vertrieb und Services. Dabei setzen spezialisierte Consulting- und Entwicklungsteams hochintegriert auf die Verbindung von Strategieberatung und Technologieauswahl – von Branding, Konzeption und UX-Design über Conversion-Optimierung bis zum Betrieb in der Cloud. Ob E-Commerce- und Content-Plattformen, Kundenbeziehungs- und Produktdatenmanagement oder Digital-Marketing und Business-Intelligence: dotSource-Lösungen sind nutzerorientiert, gezielt und datenzentriert. In der Zusammenarbeit setzt dotSource auf New Work, integrale Planung und agile Methoden wie Scrum oder Design-Thinking. Dabei verstehen sich mehr als 500 Digital Natives als Partner ihrer Kunden, deren individuelle Anforderungen ab der ersten Idee einfließen. Dieser Kompetenz vertrauen Unternehmen wie ESPRIT, hessnatur, Ottobock, TEAG, KWS, BayWa, Axel Springer, C.H.Beck, Würth und Netto Digital.
dotSource hat sich als eine der führenden Digitalagenturen im deutschen Sprachraum etabliert und gehört inzwischen zu den Top 10 der erfolgreichsten Unternehmen der Branche.
Suche nach Software für komplexere Kundenprojekte
dotSource realisiert vielfältige Digitallösungen und anspruchsvolle Software-Projekte im E-Commerce-Bereich. Die Anforderungen der Kunden werden komplexer und mit der Zunahme der Aufträge steigt auch die Zahl der Mitarbeitenden. Durch dieses Wachstum ergab sich der Bedarf nach einer Software, die die Agentur umfassend bei der Koordination ihrer Prozesse unterstützt.
Bei der Auswahl der Projektmanagementsoftware spielte die projektbasierte Arbeitsweise der Agentur eine wichtige Rolle, denn sämtliche Kundenaufträge werden als Projekte abgewickelt. Die gesamte Arbeitsorganisation basiert darauf. Dementsprechend sollten neben projektbezogenen Daten auch betriebliche Abläufe und Materialien erfasst werden. Die Mitarbeitenden werden so in die Lage versetzt, schnell auf alle benötigten Informationen zuzugreifen. Die Software sollte außerdem ein genaues Controlling ermöglichen und Erfahrungswerte abbilden, auf deren Grundlage Ressourcen präzise geplant werden können. Das sollte dem Unternehmen auch bei der Prozessoptimierung und der Planung neuer Vorgänge zugutekommen.
Ausgehend von diesen vielfältigen Anforderungen fiel die Wahl auf die Business Coordination Software (BCS) von Projektron. Die Hauptgründe dafür waren die gute Bedienbarkeit der Nutzeroberfläche und die zahlreichen Features, die alle der geforderten Kriterien abdeckten.
Projektron BCS ermöglicht Neugestaltung von Vorgängen
Durch den Einsatz von Projektron BCS konnte die bisher eingesetzte Software eingespart und Vorgänge neugestaltet werden. Im täglichen Arbeitsablauf koordiniert die Software die Urlaubs- und Terminplanung sowie das Datenmanagement. Alle Mitarbeitenden buchen neben ihren Arbeitszeiten auch projektbezogene und betriebliche Aufwände zentral ein.
Dank der Customer-Relationship-Management-Funktionalitäten können Projekte bei dotSource von der Angebotserstellung über die Realisation bis hin zum Kundensupport eines laufenden Online-Shops über Projektron BCS abgewickelt werden.
Als neue Funktionalität nutzt die Firma Workflows in Verbindung mit Checklisten zur Leistungsabrechnung. Dazu laden sich die Projektmanager eine Standardvorlage für einen Abrechnungsworkflow mit Checklisten in ihr abzurechnendes Projekt oder Unterprojekt und befüllen diese anschließend mit allen relevanten Daten zur Abrechnung, wie zum Beispiel der Abrechnungsgrundlage, dem Leistungszeitraum oder Zusatzinformationen zu den Rechnungsempfängern. Die Checklisten dienen dabei als Übersicht und zur Kontrolle aller zu erledigenden Aufgaben im Zuge der Bearbeitung, beispielsweise zur Buchungsprüfung und -abnahme. Sollte der Bearbeiter des Workflows wechseln oder Fragen aufkommen, kann der Verantwortliche am Workflow umgestellt werden. Ist die Rechnungsstellung vom verantwortlichen Projektmanager freigegeben, wird der Workflow über einen Statuswechsel der Finanzabteilung zugewiesen, welche die Rechnung im System ablegt. Abschließend wird die Rechnung im BCS erstellt und an den Kunden gesendet.
Mit Projektron BCS für Unternehmenswachstum gerüstet
Schon während der Einführungsphase sind die Vorzüge von Projektron BCS bei der Projektarbeit und im Arbeitsalltag spürbar geworden. Die dotSource GmbH will die Nutzung von Projektron BCS noch weiter vertiefen, das Unternehmen fühlt sich für die nächsten Schritte und weiteres Wachstum bestens gerüstet.
