Prozessoptimierung in Finance und Controlling
Anwenderbericht von SSC-Services GmbH
Die SSC-Services GmbH ist ein IT-Dienstleister, der Unternehmen durch individuelle Konzepte bei der digitalen Transformation unterstützt, insbesondere in der Automobilindustrie. Mithilfe der Software Projektron BCS konnte das Unternehmen seine Prozesse im Controlling und der Ressourcenplanung effizienter gestalten und die Automatisierung der Rechnungsstellung vorantreiben.
SSC-Services: IT-Lösungen für die digitale Transformation
Die SSC-Services GmbH mit Sitz in Böblingen ist ein IT-Dienstleister mit 200 Mitarbeitenden, der individuelle Konzepte für die Zusammenarbeit in und zwischen Unternehmen entwickelt. Getreu unserer Mission: „Creating Connections – Wir verbinden Arbeitswelten“ vertreten wir die Überzeugung, dass Zusammenarbeit von jedem Ort möglich und für jede Arbeits- und Lebenssituation optimal gestaltbar ist.
Seit 1998 besteht unser Leistungsportfolio aus IT-Dienstleistungen und -Produkten rund um die digitale Transformation. Unsere Expertise umfasst Lösungen für die technische Anbindung und Kollaboration von Großunternehmen (OEMs) und ihren Lieferanten oder Entwicklungspartnern – hauptsächlich der Automobilindustrie. Dabei bieten wir Entwicklung, Beratung und Service aus einer Hand, um unseren Kunden nicht nur ganzheitliche Konzepte, sondern auch deren Umsetzung und Betreuung bereitzustellen.
Als mittelständisches Unternehmen legen wir besonders großen Wert auf einen persönlichen, freundlichen und fairen Umgang mit unseren Kunden. Die Themen Integration, Agilität und Vernetzung spielen sowohl in der Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden als auch in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden eine zentrale Rolle.
Verbesserung der Prozesse im Finance & Controlling
Bis Ende 2013 hatten wir ein einfaches Zeiterfassungstool im Einsatz, welches bei der Abrechnung der Leistungen allerdings einen hohen manuellen Aufwand erzeugte. Mit der Einführung einer neuen Software wollten wir unseren Prozess von der Zeit- und Leistungserfassung bis hin zur Leistungsabrechnung effektiver und schneller gestalten. Ferner wollten wir unsere Projektauswertungen und -analysen, die bis dato in MS Excel und MS Access erfolgten, in ein systemgestütztes Projektcontrolling überführen.
Auf Projektron BCS sind wir über einen Geschäftspartner gestoßen, der die Software bei sich einsetzt und uns diese empfohlen hat. Nach einem Auswahlprozess und dem Gespräch mit einem Referenzkunden, der uns über Projektron vermittelt wurde, waren wir davon überzeugt, dass BCS unsere Anforderungen abdecken kann. Seit nunmehr über 10 Jahren haben wir Projektron BCS in unserem Unternehmen im Einsatz.
Gestartet sind wir am 1. Januar 2014 mit den grundlegenden Funktionen Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Projektbuchungen und Projektcontrolling. Ein großer Schritt für uns alle, der unseren Workflow deutlich optimiert und uns ein Projektcontrolling ermöglicht hat. Schnell wurde uns der Nutzen eines erweiterten Einsatzes von BCS bewusst.
Im nächsten Schritt wurde das CRM-Modul in BCS aktiviert. Dies führte nicht nur zu einer effizienteren Angebotserstellung, sondern ermöglichte uns die Abbildung aller projektbezogenen Daten in einem System. Angebotsdokumente, Beauftragungen und aus BCS versendete Auftragsbestätigungen sind mit dem Projekt verknüpft und können jederzeit über dieses abgerufen werden. Es folgte die Spesenverwaltung, die Erfassung von Lieferanten- und Kundenverträgen über das Vertragsmanagement sowie die Abwicklung des Mahnwesens.
Zuletzt wurden die Anforderungen aus den für uns relevanten Zertifizierungen und Labels im Bereich Risikomanagement von Projekten umgesetzt. Dies hilft uns unter anderem die Anforderungen der TISAX- und ISO-Labels zu erfüllen. Wir hinterlegen Vereinbarungen wie Service-Level-Agreements und Geheimhaltungsvereinbarungen an den entsprechenden Projekten, halten fest, ob im Projekt relevante Informationswerte verarbeitet werden und vertraglich eine Terminierung vereinbart wurde. Risiken und ggf. Chancen werden am Projekt vom Projektleiter hinterlegt.
Flexible und vollständige Abrechnung über BCS
Die mit Abstand größte Prozessoptimierung erreichten wir im Jahre 2017 mit der Einführung der Rechnungsstellung in BCS. Seitdem läuft die Fakturierung unserer Leistungen weitestgehend automatisiert.
Wir erbringen unsere Leistungen überwiegend in IT-Projekten, die monatlich abgerechnet werden und deren Aufwände detailliert in Aufwandsnachweisen dokumentiert werden müssen. Die unterschiedlichen Anforderungen unserer Kunden an diese Aufwandsnachweise haben wir in verschiedenen Aufwandsnachweisberichten abgebildet. Über die Projektrechnungsvorlagen können wir projektspezifisch steuern, welcher Bericht zu welchem Projekt als Anhang zur Rechnung erstellt werden soll. Auch können wir dort für jedes Projekt individuell hinterlegen, welcher Kunden-Ansprechpartner die Aufwandsnachweise zur Freigabe erhält. Der Versand der Nachweise erfolgt mittlerweile direkt aus BCS heraus per E-Mail und wird dort auch dokumentiert.
Erst kürzlich ließen wir uns diese Funktionalität von Projektron dahingehend erweitern, dass wir nun auch bei Festpreisprojekten sogenannte Abnahmeprotokolle als Rechnungsanhang erstellen können. Die entsprechenden Berichte sind ebenfalls über die Projektrechnungsvorlage auswählbar. Im Gegensatz zu Buchungen werden auf diesen Protokollen z. B. Zahlungstermine für (Teil-)Gewerke ausgewiesen. Die Erstellung dieser Festpreisprotokolle und der Versand an den Kunden zur Freigabe verläuft analog zum Vorgehen bei Aufwandsnachweisen.
Dank BCS können wir inzwischen auch die Anforderungen einzelner Kunden an die Rechnungsstellung im ZUGFeRD-Format erfüllen.
Eine mögliche Ergänzung würde für uns eine einfachere Abrechnung und Buchungserfassung von Kunden-Wartungsverträgen darstellen. Wir nutzen den BCS-Ticketbaustein nicht und erfassen unsere Supportaufwände daher auf übergeordneten Daueraufgaben. Die Abrechnung dieser Verträge erfolgt bei uns über sich wiederholende Artikel an einer Kundenprojektgruppe.
Dennoch konnten wir in Summe durch die Rechnungsstellung über BCS in Verbindung mit dem DATEV-Export enorme zeitliche Einsparungen erzielen.
Zukunftsperspektiven mit Projektron BCS
Die zahlreichen Weiterentwicklungen und Neuerungen in BCS ermöglichen uns auch mit wachsender Umsatz- und Mitarbeiterzahl eine zukünftige Nutzung der Software.
Fortlaufend entdecken wir neue Funktionen und Möglichkeiten, die uns unsere Arbeit im Controlling – und Finance-Bereich effektiver und effizienter gestalten lassen. Insbesondere in der Planung des Ressourceneinsatzes in Verbindung mit der Möglichkeit der Hinterlegung von Mitarbeiter-Skills haben wir noch nicht die gesamten Potenziale der Software ausgeschöpft.
BCS bietet mit Exporten und .csv-Abzügen der Ansichten eine gute Basis für die Datenübertragung zur Weiterverarbeitung. Für detailliertere Analysen exportieren wir die Daten aus BCS und verarbeiten sie in MS Excel oder PowerBI weiter.
