Einheitliche Prozesse, klare Strukturen und Rollen
Anwenderbericht von uniVersa Versicherungen
Mit Projektron BCS planen und steuern wir alle internen Projekte und Anforderungen. Das Projektcontrolling und Berichtswesen sind für uns wesentliche Faktoren und können sehr individuell angepasst werden.
Die uniVersa entstand in einer Zeit, als sich der Staat noch nicht der sozialen Fürsorge angenommen hatte. Sie hat ihren Ursprung im Jahr 1843, als die Tabakfabrikarbeiter in Nürnberg einen Krankenunterstützungsverein gründeten. Damit ist sie die älteste private Krankenversicherung Deutschlands.
Nur wenige Jahre später – 1857 – wurde eine Sterbekasse als Vorläufer der heutigen uniVersa Lebensversicherung a.G. gegründet. Im Jahr 1951 hat sich die Versicherungsgruppe neu strukturiert, um als modernes Unternehmen die Interessen eines breiten Kundenkreises, und zwar für alle Altersstufen und ein ganzes Leben lang, abdecken zu können. Seit dieser Zeit trägt das Unternehmen den Namen und das Markenzeichen „uniVersa“. Es besteht, nach Gründung der Beteiligungs-AG 1994 aus der uniVersa Lebensversicherung a.G., der uniVersa Krankenversicherung a.G., der uniVersa Beteiligungs-AG und der uniVersa Allgemeine Versicherung AG. Die beiden führenden Unternehmen, die uniVersa Lebensversicherung a.G. und die uniVersa Krankenversicherung a.G., sind Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit. Diese Rechtsform steht nicht nur für unternehmerische Selbständigkeit, sondern gleichzeitig auch für größtmöglichen Kundennutzen.
Als moderner Finanzdienstleister ist die uniVersa heute auf die Rundum-Lösung von Versorgungsproblemen, vornehmlich der privaten Haushalte sowie kleinerer und mittlerer Betriebe, spezialisiert. Rund 7.000 Mitarbeiter und Vertriebspartner stehen bundesweit als kompetente Ansprechpartner den Kunden zur Verfügung.
uniVersa und Projektron BCS
Die Vielzahl und Komplexität der Anforderungen an die IT machte den Einsatz eines Projektmanagement-/Planungstools zwingend erforderlich. Das neue Tool sollte uns künftig beim gesamten Prozess von der Anforderung über die Planung, Umsetzung bis zum Controlling unterstützen. Nach Abschluss einer Marktanalyse und verschiedener Teststellungen fiel die Entscheidung zugunsten von Projektron BCS aus.
Seit November 2010 setzt die uniVersa Projektron BCS in der IT ein, in den Bereichen Anwendungsentwicklung, Betrieb und Informatik zur Planung der Aufwände und Termine für Neuentwicklungen bzw. Anpassungen der Anwendungs-/Bestandsführungssysteme, IT-Infrastruktur und bei Projekten.
Mit Projektron BCS wurde eine in die Jahre gekommene Eigenentwicklung zur Aufwandserfassung abgelöst. Darüber hinaus sind wir hiermit nun in der Lage, die Planung und Umsetzung aller gesetzlichen, strategischen und fachlichen Anforderungen an die IT, also den gesamten Planungsprozess, transparent abzubilden. Es ermöglicht uns schnell und mit wenigen „Klicks“ aktuell eine Aussage über den jeweiligen Stand bzw. Umsetzungsgrad einer Anforderung zu treffen. Derzeit wird das System von etwa 100 Mitarbeitern aus der IT genutzt.
Einheitliche Prozesse, klare Strukturen und Rollen
Neue Anforderungen werden zentral durch das Anforderungsmanagement-Team angelegt und je nach Thema im Projektbaum prioritätenorientiert einsortiert. Die Planung der Anforderungen/Projekte wird von den zuständigen Gruppen- und Fachkreisleitern vorgenommen. Die Unterteilung nach Unterprojekten, Arbeitspaketen und Aufgaben richtet sich nach Größe und Umfang der Anforderung. Das Multiprojektmanagement ermöglicht den Führungskräften eine projektübergreifende Gesamtsicht aller Anforderungen und Projekte bezüglich Einsatzplan und Ressourcenauslastung, freier Kapazitäten und der Projekt-/Aufgabentermine inkl. Meilensteinen. Für die Mitarbeiter wurden je nach Aufgabenbereich zentral Grundlasten, z.B. Maintenance (AE), Betriebsaufgaben (BT) bzw. Weiterbildung/Ausbildung usw. hinterlegt. Die Urlaubsplanung und mehrtägige Termine oder Abwesenheiten werden von Mitarbeitern ebenfalls in Projektron BCS eingetragen und geplant.
Bedienerfreundlich
Die webbasierte Anwendung ist trotz der umfangreichen Funktionalität einfach zu verstehen und zu bedienen. Sie bietet auch im administrativen Bereich über den WebConfig-Editor sehr viele Möglichkeiten individuelle Anpassungen vorzunehmen. Die Navigation im Hilfe-Menü führt schnell zu den einzelnen Themen. Bei größeren Problemen bietet der Projektron-Support immer sehr gute Unterstützung.
Fazit
Mit dem Einsatz dieses Projektmanagement-Tools ist es uns gelungen, mehr Transparenz in die Vielzahl der Anforderungen zu bringen. Kosten, Ressourcen und Termine zu den einzelnen Projekten können schnell und einfach dargestellt und bei Bedarf entsprechend steuernd eingegriffen werden. Künftig werden wir das System noch wesentlich mehr für das Controlling und Reporting einsetzen. Ziel: Aufbau eines individuellen Berichtswesens.
