BCS als Antwort für ein ständig wachsendes Unternehmen
Anwenderbericht der x-tention Informationstechnologie GmbH
Als erfolgreiches IT-Unternehmen entwickelt sich x-tention seit der Gründung im Jahr 2001 kontinuierlich weiter. Unser wichtigstes Planungs- und Zeiterfassungstool ist Projektron BCS. Die Software glänzt bei Projekten und Großprojekten und unterstützt unsere unternehmensinternen Prozesse.
x-tention – Digitalisierungsexperte im Gesundheits- & Sozialwesen
Als erfolgreiches IT-Unternehmen entwickelt sich x-tention seit der Gründung im Jahr 2001 kontinuierlich weiter. Zu Beginn umfasste das Team um den Geschäftsführer Herbert Stöger sieben Mitarbeiter. Durch spezialisierte Dienstleistungen und stetig wachsendes Know-how im Gesundheits- und Sozialwesen konnte sich x-tention als einer der Marktführer für den medizinischen Datenaustausch etablieren.
Die x-tention Unternehmensgruppe bietet eigene IT-Gesamtlösungen für den digitalen Datenaustausch. Unsere Leistungen umfassen vielfältige Beratungsdienstleistungen, Systemintegrationen, Softwareentwicklung und -einführung sowie den Betrieb von Rechenzentren und Anwendungen.
Zur x-tention Unternehmensgruppe gehören die Firmen x-tention Informationstechnologie GmbH, FAKTOR D consulting GmbH und it for industries GmbH. An den Standorten in Österreich, Deutschland, Schweiz, Großbritannien, und in den USA betreuen über 700 qualifizierte Mitarbeiter:innen weltweit mehr als 1.000 zufriedene Kunden.
Immer mehr Mitarbeiter:innen – immer mehr Projekte
Als Unternehmensgruppe und als Unternehmen besitzen wir in der x-tention einen internen Projektstandard, welchen wir einhalten wollen.
Vor Projektron BCS haben wir für die Umsetzung von Projektplänen aller Art Office-Tools von Microsoft verwendet. Die Projektzeiterfassung erfolgte über ein separates Tool.
In den letzten Jahren sind wir als x-tention mit aktuell 14 Standorten in fünf Ländern stark gewachsen. Dadurch hatten wir nicht nur die Größe und Komplexität der Projekte als Herausforderung, sondern es musste auch ein einheitliches Arbeiten für Länder- und Standortübergreifendes Arbeiten geschaffen werden.
Es ergab sich also nicht nur Bedarf an einem anderen Tool für Projektpläne, -koordination und -verwaltung, sondern auch Bedarf die Projektzeiterfassung als Basis für die Verrechnung mit in einem Tool abzubilden.
Damit das neue Tool effizient genutzt werden konnte, musste es Schnittstellen für verschiedene andere x-tention-Tools haben oder leicht erweiterbar und anpassbar sein, um die notwendige Kommunikation in allen Bereichen sicherzustellen.
Und plötzlich war es da
Unseren ersten Kontakt mit Projektron BCS hatten wir im Zuge eines großen Projekts. Das Projektteam bestand aus ca. 60 Personen, zwei Geschäftsbereichen x-tention intern sowie zwei Partnerorganisationen. Im Zuge dieses Projektes wurde Projektron BCS zuerst für einen limitierten Zeitraum besorgt. Dadurch konnten wir schon viele Funktionen auf Verträglichkeit mit unseren internen Prozessen testen und der Mehrwert einer zentralen Plattform wurde sichtbar.
Angefangen haben wir mit typischen Projektmanagementfunktionen wie den Aufwandsplan (Ressourcenmanagement), Zeitplan, Strukturplan, Schnittstelle zu Jira (Projektron BCS, eigene Schnittstelle), Projektzeiterfassung für alle involvierten Mitarbeiter:innen unabhängig von deren Stammorganisation, sowie den Fortschrittsberichten.
Viele Abläufe und Prozesse konnten sehr effizient gestaltet werden, vor allem im Zusammenhang mit unterschiedlichen Bereichen und Firmen – insbesondere in virtuellen geografisch stark verteilen Projektteams.
Auf Basis dieser Erfahrungen wurde entschieden, Projektron BCS für die gesamte x-tention zu verwenden. Die Einführung erfolgte als gesondertes Projekt und wurde in den unterschiedlichen Standorten zeitgleich durchgeführt.
Das Projekt wurde in zwei Phasen eingeführt: Phase 1 Roll-out von Projektron BCS an sich und Etablierung als führendes zentrales Tool im Projektmanagement (Ablösung MS Office-Tools für PM sowie Ablösung bisheriges Projektzeiterfassungssystem) und Errichtung wichtigster Schnittstellen zu anderen x-tention-Tools.
Zwischen den Phasen hielten wir ein Jahr Pause, um die Mitarbeiter:innen in Projektron BCS zu schulen und Erweiterungen und Anpassungen aufzunehmen.
In Phase 2 wurde BCS angepasst, die Funktionen erweitert und auf x-tention Abläufe und Prozesse angepasst. Die Einführung der neuen Funktionen wurde durch interne Schulungen begleitet und verstärkte die Einbindung von BCS hinsichtlich Auswertungen von KPIs für unsere ISO 9001- und ISO 27001-Zertifizierungen.
Unsere Favoriten
Schwerpunkte von x-tention sind IT-Dienstleistungen für das Gesundheits- und Sozialwesen.
Durch die unterschiedlichen Anforderungen unserer Kunden und die unterschiedlichen Produkte in Verwendung ist kein Projekt wie ein anderes. Um dennoch auch Bestandskunden effektiv zu betreuen, haben wir einen Ablauf für Projektähnliche Aufgaben erschaffen, die wenig Funktion von Projektron BCS benötigen aber ein essenzieller Teil unserer Aufgaben sind.
Projektron BCS glänzt bei Projekten und Großprojekten. BCS ist unser Haupt-Tool, wenn es um Projektzeiterfassungen geht, welche als Grundlage für die Abrechnung dienen. Folgend werden auch die Funktionen von BCS verwendet, welche für die Auswertung von KPIS zuständig sind (inTime, inBudget, inScope). Diese KPIs werden zum Beispiel für Zertifizierungen verwendet.
Zusätzlich verwenden wir grundsätzlich jene Funktionen von BCS, welche für die Erstellung von IPMA-konformen Projekthandbüchern benötigt werden. Darunter befinden sich zum Beispiel Projektmanagement-Tools wie die Dateiablage, den Strukturplan, die Ressourcenplanung, den Projektstatus, die Risiken und Chancen sowie die Zieldefinition.
Als sekundäre Funktion verwenden wir häufig das Rollenmanagement von Mitarbeiter:innen und Partnern sowie die Ressourcenauslastung unserer Mitarbeiter:innen.
Fazit
Der Umfang, den wir bisher nutzen unterstützt schon recht gut unsere Unternehmensrichtlinien und Prozesse, allerdings hat BCS einen unfassbar hohen Funktionsumfang und zukünftig wollen wir diesen Funktionsumfang so wählen, dass die Unternehmensrichtlinien und Prozesse noch besser unterstützt werden.
Wir wollen BCS über weitere Schnittstellen noch mehr mit anderen x-tention internen Tools verknüpfen.
Portfoliomanagement Evaluierung, evaluieren einer Einführung des Informationsmanagement auf Managementebene, sowie Abbildung der Skills der Mitarbeiter:innen.
