Ein Modell der Realität unserer Organisation und Arbeitsweisen
Anwenderbericht von ZF Friedrichshafen AG
Die ZF Maschinenbau (Zahnradfabrik Friedrichshafen) entwickelt und baut Sondermaschinen und Werkzeuge für interne Kunden und liefert diese an die weltweiten Standorte der ZF Friedrichshafen AG. Jährlich werden ca. 900 Vorgänge als BCS Projekt angelegt. Darin enthalten sind etwa 70 Projekte für Sondermaschinen. Mit Projektron BCS lassen sie sich nicht nur exakt abbilden, wir haben auch die Effizienz und Effektivität in der Projektarbeit spürbar gesteigert.
Die ZF Friedrichshafen AG zählt zu den Weltmarktführern in der Antriebs- und Fahrwerktechnik und ist einer der größten Automobilzulieferer. Gegründet wurde der Konzern 1915, die Abkürzung im Namen steht für Zahnradfabrik, heute beschäftigt ZF über 153.500 Mitarbeiter an ca. 270 Standorten in 42 Ländern. Zu den Kunden von ZF zählen alle namhaften Erstausrüster in der Automobilbranche und Fahrzeughersteller wie Porsche, BMW, Audi, Daimler, aber auch Motorradhersteller wie Ducati. Es lässt sich behaupten, nahezu alles was sich mit vier – oder zwei – Rädern bewegt enthält Technologie von ZF. Beispielsweise stammt der Hybrid-Antrieb des Porsche 918 Spyder von ZF Friedrichshafen.
Der ZF Maschinenbau ist strategischer Partner aller Divisionen der ZF und entwickelt, baut und liefert Sondermaschinen für die interne Verwendung. Damit leisten wir einen entscheidenden Beitrag zur Prozessentwicklung und Industrialisierung von diversen, innovativen Produkten der ZF. Pro Jahr erstellen wir rund 900 Angebote für Ersatzteile, Werkzeuge und Sondermaschinenentwicklungen. Somit kommen jährlich ca. 70 Projekte für Sondermaschinen bei ZF Maschinenbau zustande. Diese haben ganz unterschiedlichen Umfang, typischerweise liegt die Laufzeit zwischen 9 und 14 Monaten. Alle Projekte werden bereichsübergreifend durchgeführt, unsere Kunden kommen stets aus anderen Divisionen und von weltweiten Standorten der ZF Friedrichshafen AG. ZF Maschinenbau generierte 2015 ca. 33 Millionen Euro Umsatz.
Ausgangssituation, Bedarf und Auswahlprozess
Bis 2015 erfolgte das Projektmanagement bei ZF Maschinenbau auf Grundlage eines statischen Datenmodells in Microsoft Access und Excel. Unsere Projekte sind zum Teil hochkomplex, was dazu führte, dass sie mit der bisherigen Lösung im Grund nicht koordinierbar waren. Zudem fehlten uns die Möglichkeiten zur Multiprojektbetrachtung und dem Monitoring über sämtliche Projekte hinweg, es bestand der Wunsch nach mehr Transparenz. Außerdem sahen wir uns mit der Frage konfrontiert, wie das Projektmanagement in 10 Jahren aussieht, wenn es weiterhin mit den bisherigen Tools betrieben wird.
Also begannen wir mit einer Marktrecherche – zunächst im Internet, später auf der CeBIT. Dort lernten wir auch Projektron kennen und nahmen BCS in die Software-Evaluation auf. An der konkreten Anforderungsermittlung beteiligten sich neben dem PMO und der IT-Abteilung unser Einkauf sowie der Betriebsrat, um gemeinsam das am besten passende Tool zu ermitteln. In der Endauswahl waren Microsoft Project Server, das bereits im Konzern vorhandene SAP PS und Projektron BCS, worauf die Entscheidung letztlich fiel. Uns überzeugten besonders die Software-Ergonomie, von der wir uns hohe Akzeptanz bei den Nutzern versprachen, sowie der browserbasierte Ansatz, dank dem eine lokale Installation an einzelnen Arbeitsplätzen nicht mehr erforderlich ist. Auch die Möglichkeiten des individuellen Customizings fielen bei der Entscheidung ins Gewicht, denn BCS erlaubt uns, unsere eigene Organisation abzubilden, ohne dabei Kompromisse eingehen zu müssen.
Einsatz von Projektron BCS
Mit der Installation von Projektron BCS haben wir im März 2015 begonnen. Bis dahin geplante Projekte wurden noch in der alten Form abgewickelt, alle neuen Projekte haben wir direkt in BCS angelegt. Wir haben bewusst auf feste Schnittstellen zu anderen Systemen verzichtet, um die Konsolidierung der Anwendung zu sichern und den Anwendern die nötigen Kenntnisse durch Schulungen an die Hand gegeben. Key User wurden gezielt bei Projektron geschult, zudem erhielten alle Projektleiter und Mitarbeiter, die in BCS kontieren, eine Inhouse-Schulung mit einem individuellen Schulungshandbuch.
Die breite Akzeptanz der Anwender wurde durch unser Projektmarketing im Rahmen regelmäßiger Informationsveranstaltungen erreicht und aufrechterhalten. Nachdem der Betriebsrat im Januar 2016 den Einsatz von Projektron BCS am Standort Schweinfurt genehmigt hat, arbeiten heute etwa 70 bis 80 von unseren 120 Mitarbeitern aus den Abteilungen Entwicklung, Beschaffung, Herstellung und Montage in verschiedenen Benutzerrollen mit BCS. Dabei setzen wir vor allem die Projektplanungs-, Ressourcenmanagement-, Projektcontrolling- und Zeiterfassungsfunktion sowie das Ticketsystem in BCS ein. Schnittstellen bestehen lediglich zum Austausch mit externen Dienstleistern über normale Export-/Import-Vorgänge. Beispielsweise nutzen wir die Dateiablage zur Verwaltung von Vorgabe- und Nachweisdokumenten unserer Projekte.
Das Vorgehen bei der Erstellung unserer Angebote haben wir stark standardisiert und arbeiten häufig mit eigenen Projektvorlagen. Das hat den Vorteil, dass wir nicht bei null anfangen müssen. Anfragen werden zentral gesammelt. Programmleiter legen die Stammdaten als Projekt im Status Anfrage an und weisen einen Projektleiter zu. Der Kunde bekommt anschließend eine aus BCS generierte E-Mail als Anfragebestätigung. Der Projektleiter ist dann aufgefordert innerhalb einer bestimmten Frist ein Angebot zu erstellen und dieses ebenfalls über BCS zu versenden. Wenn der Kunde das Projekt beauftragt, beginnt die Aufwands- und Strukturplanung mit fixiertem Endtermin. Der Projektleiter plant nach der Beauftragung die Aufgaben und Termine Bottom-up und dokumentiert während der Laufzeit des Projekts den Verlauf in BCS. Checklisten helfen, die Vorgaben zur Qualitätssicherung einzuhalten.
Nach Projektabschluss fließen die Erkenntnisse als Lessons Learned in die Vorlagen ein und vervollständigen diese mit dem Effekt, dass sie immer fehlersicherer werden.
In Regelterminen des Projektcontrollings, den Meilensteinsitzungen reporten die Projektleiter ihre jeweiligen Projekte mit dem Ziel, Meilensteine freizugeben. Auch dabei greifen wir auf BCS zu und nutzen einen eigenen Assistenten für unser Projektcontrolling. Wir haben dafür ein eigenes Dashboard zusammengestellt. Abgeschlossene Projekte bleiben in BCS dokumentiert, bei nachträglichen Anfragen lässt sich so eine Zuordnung herstellen und auch eine Nachkalkulation, ist durch die aufwandstreue Kontierung möglich.
Fazit
BCS ist zu einem Modell der Realität unserer Organisation und Arbeitsweisen geworden. Wir schätzen neben dem hohen Grad an Standardisierung durch das neue Vorgehen mit BCS insbesondere, dass wir auf Echtzeitdaten zugreifen können und unsere Projektdaten trotz der großen Komplexität stets aktuell sind.
Mit BCS sind wir heute gegenüber Kunden auf Knopfdruck aussagefähig. Außerdem können Stellvertreterfunktionen einfacher wahrgenommen werden, weil alle Informationen zugänglich sind, Suchaufwände dramatisch reduziert wurden und endlich Transparenz herrscht. Als lernende Organisation haben wir so auch die Effizienz und Effektivität unserer Projektarbeit gesteigert. In Zukunft soll Projektron BCS bei weiteren Business Units, zum Beispiel bei ZF Race Engineering eingesetzt werden. Gegebenenfalls werden wir auch weitere Schnittstellen einführen, um doppelte Datenhaltung zu vermeiden und die Effizienz weiter zu steigern. Gemeinsam mit Kunden wollen wir zudem noch intensiver das Ticketsystem nutzen, eventuell auch in mehreren Sprachen. Kleinere Anpassungen durch den Support von Projektron werden wir weiterhin vornehmen lassen, unserer Erfahrung nach funktioniert die Zusammenarbeit mit Projektron sehr gut und fachliche Themen werden gemeinsam zum Erfolg gebracht. Die Geschäftsbeziehung mit Projektron kann man als Win-Win-Situation beschreiben.
