PRINCE2

Los siete principios de PRINCE2 constituyen la columna vertebral de un proyecto. Se aplican una y otra vez.

Principio básico 1 de PRINCE2: Justificación continua del negocio

Projektron BCS aplica este principio mediante el caso de negocio, que proporciona una justificación empresarial continua. Este documento contiene el caso de negocio, los objetivos alcanzables, los recursos, los entregables y el proceso de implementación. El caso de negocio contiene la información que define si el proyecto es factible, realizable y una inversión que merece la pena.

A continuación, los jefes de proyecto registran los datos pertinentes, como los 6 objetivos clave de rendimiento (tiempo, coste, calidad, alcance, riesgos y beneficios), en un documento, el plan de proyecto, que sirve de documento base para garantizar que el proyecto tenga siempre una justificación clara, una necesidad definible y un beneficio sostenible para el cliente.

Principio básico 2 de PRINCE2: Aprender de la experiencia

En cada límite de fase, delimitado en el calendario por hitos, el director del proyecto documenta las lecciones aprendidas durante la fase actual para mejorar el trabajo en fases futuras. También es responsable de actualizar el plan del proyecto y el caso de negocio y de planificar la siguiente fase. En Projektron BCS, todos los documentos relevantes se almacenan de forma centralizada en el proyecto y pueden actualizarse aquí a medida que avanza el proyecto. Gracias al versionado automático, no se pierde ninguna información histórica.

Las experiencias de proyectos anteriores pueden integrarse en Projektron BCS y utilizarse para proyectos actuales y futuros. La herramienta permite registrar nuevas experiencias y almacenarlas de forma sostenible, así como acceder a ellas para proyectos posteriores.

Principio básico 3 de PRINCE2: Funciones y responsabilidades definidas

Projektron BCS mapea los roles específicos del método PRINCE2 con la ayuda de asignaciones y permite la definición individual de derechos de acción y derechos de página para cada asignación con el fin de garantizar roles, funciones, responsabilidades y competencias claramente definidos dentro de la organización del proyecto.

Principio básico 4 de PRINCE2: Control mediante fases de gestión

El software permite dividir los proyectos en diferentes fases y evaluar el progreso y comprobar el estado del proyecto a intervalos regulares. Projektron BCS ofrece varias posibilidades para implementar y controlar las fases del proyecto, incluida la posibilidad de asignar fases mediante subproyectos y asignar colores para proporcionar una clara distinción visual en el calendario y el diagrama de Gantt.

Principio básico 5 de PRINCE2: Gestión por excepción

El software apoya la gestión por excepción proporcionando tacómetros y gráficos para reconocer cuándo se superan los valores planificados, teniendo en cuenta las tolerancias definidas. Projektron BCS ofrece varias vistas y acciones para informar de puntos abiertos o riesgos y sólo permite escalar en situaciones excepcionales.

Principio básico 6 de PRINCE2: Orientación al producto

Projektron BCS hace hincapié en la orientación al producto permitiendo la definición y entrega de productos. Las actividades de gestión de la calidad se apoyan en la definición de los requisitos del producto o subproducto y en su sometimiento a un proceso estandarizado de pruebas y aceptación. La planificación, el seguimiento y el control del proyecto están alineados con los productos. El programa vincula los niveles de estructura del producto con los niveles de estructura del proyecto.

Principio básico 7 de PRINCE2: adaptarse al entorno del proyecto

Projektron BCS permite una adaptación flexible de los principios, temas y procesos a los requisitos individuales de cada proyecto. El software garantiza que no se omita nada, pero los pasos del proceso pueden combinarse o ampliarse y las funciones pueden desempeñarse individualmente o, en el caso de proyectos más pequeños, agruparse en una sola persona. Para cada tema se definen unos requisitos mínimos de personalización que garantizan la adaptación previa de PRINCE2 a los requisitos individuales del proyecto.

Como se indica en el Principio PRINCE 2, la experiencia contribuye de forma significativa al éxito de un proyecto: Projektron BCS le permite registrar fácilmente la experiencia adquirida en el proyecto actual o incorporar a un nuevo proyecto la experiencia y el aprendizaje ya documentados de otros proyectos. Esto le permite mejorar continuamente sus procesos y sus plantillas para futuros proyectos PRINCE2.

Además de estructuras de proyecto completas, Projektron BCS también le permite almacenar tareas individuales, listas de comprobación o flujos de trabajo como plantillas. Puede transferir de forma flexible estas plantillas a sus proyectos en el software PRINCE2.

Puede integrar fácilmente los productos de gestión en sus proyectos PRINCE2 definiendo plantillas de archivos. De este modo, no olvidará los productos importantes y se asegurará de que estén disponibles en un diseño estandarizado en todos los proyectos.

Gracias a la asignación flexible y detallada de derechos en Projektron BCS, puede asignar fácilmente el conjunto de roles de usuario específicos de PRINCE2 según el Principio 3:

Estas asignaciones otorgan automáticamente a cada usuario los derechos de vista y acción adecuados en función de su función respectiva en el proyecto. Un jefe de equipo, por ejemplo, recibe automáticamente los derechos necesarios para todos los paquetes de trabajo de su subproyecto a través de la asignación.

En su proyecto PRINCE2, las funciones fijas del proyecto también pueden visualizarse en un diagrama. Puede ver de un vistazo quién es el director del proyecto o quién pertenece al equipo de apoyo al proyecto. El organigrama también puede utilizarse en informes y exportaciones.

Como software PRINCE2, Projektron BCS le ayuda durante su trabajo con asistentes adecuados para las respectivas fases de gestión de sus proyectos PRINCE2. Desde la preparación y planificación hasta la finalización de un proyecto. Los asistentes le guiarán proceso a proceso a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto PRINCE:

 SU: Puesta en marcha de un proyecto (Preparación del proyecto)

 IP: Iniciación de un proyecto (Initiating a Project)

 CS: Controlling a Stage (control de una fase del proyecto)

 DP: Dirigir un proyecto

 SB: Gestión de un Límite de Etapa (Gestión de una Transición de Etapa)

 MP: Gestión de la entrega del producto

 CP: Cerrar un proyecto

Si lo desea, los asistentes pueden personalizarse en función de sus necesidades. Así, por ejemplo, puede crear asistentes PRINCE2 diferentes para proyectos de distintos tamaños. Los asistentes PRINCE2 están vinculados al módulo PRINCE2.

En Projektron BCS puede reservar capacidades de empleados para paquetes de trabajo individuales, fases de proyecto o para todo el proyecto PRINCE2. En la vista previa de recursos de Projektron BCS puede comprobar rápidamente cuántas capacidades libres hay actualmente.

La gestión por excepción según el Principio 5 de PRINCE2, más fácil que nunca: En la vista general del proyecto del software PRINCE2, puede utilizar los velocímetros para ver exactamente si aún se encuentra en la zona verde o si los valores del plan amenazan con sobrepasarse y es posible que deba consultar al comité de dirección. El asistente CS (Control Stage) le ayuda a controlar una fase y comprobar su estado.

Junto con el comité de dirección, usted como director del proyecto puede definir los límites de tolerancia de los valores de su proyecto para cada fase del mismo. En la vista general del proyecto del software PRINCE2, puede utilizar los velocímetros para saber exactamente si aún se encuentra en la zona verde o si necesita consultar con el director del proyecto.

El Principio 6 de PRINCE2 se centra en los productos. En el contexto de PRINCE2, el término "producto" se utiliza como término genérico para todos los resultados que debe alcanzar un proyecto. En esencia, se corresponde con el término "entregable" de la Guía del PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Sin embargo, PRINCE2 interpreta el término producto en un contexto más amplio.

Projektron BCS hace hincapié en la orientación al producto permitiendo la definición y entrega de productos. Las actividades de gestión de la calidad se apoyan en la definición de los requisitos del producto o subproducto y en su sometimiento a un proceso normalizado de pruebas y aceptación. La planificación, el seguimiento y el control del proyecto están alineados con los productos. El programa vincula los niveles de estructura del producto con los del proyecto y notifica a los responsables por correo electrónico en caso de cambios.

Los productos se gestionan en una estructura jerárquica compuesta por varios elementos de estructura de producto:

 Producto final del proyecto: Define el contenido y el objetivo de un proyecto.

 Grupo de productos: Sirve para agrupar productos individuales y productos individuales externos.

 Producto individual: Productos que contribuyen a la entrega conforme a la calidad del producto final del proyecto.

 Subproducto: El elemento jerárquico más bajo que define el marco para los pasos de planificación pertinentes.

 Producto individual externo: Entregado por partes externas y que puede existir ya o crearse fuera del proyecto.

Para garantizar un producto de alta calidad para su proyecto de acuerdo con el Principio 6, registre sus criterios en el registro de calidad del software PRINCE2 Projektron BCS. Aquí puede definir de forma cómoda y centralizada quién es el responsable de comprobar y aprobar los criterios de calidad. Los responsables del equipo pueden visualizar los bloques correspondientes en su panel de control, la vista general personal, para obtener una vista general rápida y un acceso rápido para la tramitación de sus proyectos PRINCE2:

La gestión de cambios en su proyecto funciona a través de los puntos abiertos que los miembros del comité de dirección pueden ver en su resumen personal. Como gestor de proyectos, puede escalar las aprobaciones y los cambios en los tickets directamente al comité de dirección. Pueden comprobar y aprobar los puntos abiertos directamente con un solo clic.

También puede exportar todo su caso de negocio como informe desde el software PRINCE2.